浅谈大数据技术在单位档案管理中的应用

余深演

（宁德市蕉城区人民政府信访局，福建 宁德 352000）

在中国特色社会主义发展的新时期，单位档案管理工作发生了重大转变，明确了档案在档案管理中的“数据”特征，并且，在初步完成档案信息化管理后，引入了大数据技术，各单位也相继建立了数据分析部门。当前大数据技术在单位档案管理中的应用，虽处于初级应用阶段，但已经发挥出了明显的比较优势，提升了档案管理的效用生产效率。下面以此为出发点对主题展开具体论述。

1 大数据内涵解析

当前，大数据技术在我国各行各业的较大范围应用经验表明，大数据既有技术性特征，也包括了管理性特征。具体而言，通过大数据技术，可以将已经赋予单位档案管理的“工具理性”转换到较深层次的“价值理性”，进而通过对数据的转换、采集、传输、统计、分析、运算、预测、分发，实现针对单位档案的高效化、有效化管理。

2 大数据技术在单位档案管理中的应用

与信息化的单位档案管理相比，大数据技术应用，需要以信息化为基础，并借助对“单位档案信息”转换，生成新的“单位档案数据”，从而透过数据，发挥出单位档案管理的效用生产效率。下面结合日常工作经验，分别从大数据的应用前提、应用方法、应用结果三个方面，对大数据技术在单位档案管理中的应用进行具体讨论。

2.1 应用前提：运用现行管理体制加快数据库建设

在单位档案管理信息化管理时期，重点是纸质文本向电子文本的转换，通过这种转换，提高了单位档案管理效率，因此，产生了较大的物质生产效率，单位能够在这种管理方式的条件下，强化制度管理规范与各项管理机制的运用。进入大数据技术应用阶段，除了常规的信息安全保护之外，单位的档案管理工作，需要在制度机制层面做出调整，以此为其应用奠定基础。具体如下：

第一，在实际的单位档案管理中，需要在现行档案管理制度引领，激励机制、监督机制、评估机制并行的一体化模式条件下，增强针对档案资料向档案信息的转换管理，明确单位档案管理中涉及的资料的类型，在细分资料类型后，将其转换为信息类型，进而为大数据技术的应用，提供基础保障。简单讲，需要针对单位档案信息管理，设置对应的数据库建设。

第二，在数据库建设制度机制完善过程中，一方面，应该针对不同类型的档案信息设置独立的数据库规范条例；并在内部局域网络或单位之间的公共平台信息管理网络，建立起各个数据库之间的联动机制。从而透过独立数据库系统及独立数据库系统之间的有效联动，扩大单位档案管理中应用大数据技术的范围。

2.2 应用方法：数据分析部门与档案管理部门联合

单位档案管理中应用大数据技术，需要从应用方法的层面，做好硬件软件配套工作。具体如下：

应该对数据分析部门与单位档案管理部门的资源进行优化，一方面，通过单位档案管理部门的信息化办公方式，建立起关于各种类型的单位档案数据库；另一方面，要结合数据部门的大数据分析技术，对单位档案数据库进行数据关联，从而实现对数据的精准化采集与传输，并以此为基础，进一步对档案数据进行统计分析，将其上传到云计算智慧管理中心，透过对数据运算，完成档案数据的结果预测，并透过分发网络，将其分发到单位档案管理部门。并通过单位档案管理部门对预测结果的参考，持续推进对单位档案管理方案的优化，以及对于档案数据的合理应用。

2.3 应用结果：通过项目化应用扩增效用生产效率

单位档案信息化管理，提升了单位档案管理的物质生产效率。应用大数据技术，需要以此为基础，在充分利用改革成果的前提下，扩增单位档案数据化管理的效用生产效率。具体如下：

建议将单位档案数据化管理，对接到单位的功能层面。一方面，使档案数据化管理，与单位的具体职能相对应，如与部门职能、岗位职能对应后，就能够借助单位档案数据化管理方式，通过大数据技术分析相关档案数据，为其提供人力资源配置的参考方案，从而强化其人力资源管理效率。另一方面，需要将单位档案数据化管理，与单位的行政管理和服务职能关联起来，这样就可以针对单位档案数据分析结果，进一步为其公共项目的研发设计提供参考依据。如民生领域的档案数据化管理，就可以划分出社会民生问题的轻重缓急、设计针对性的解决方案，从而对其实施动态化的监管，根据应用效用及时调整方案内容。从当前大数据技术在单位档案管理中的应用经验看，应用范围已经扩大，应用效用也十分明显。因此，应该在后续应用中，需要持续扩大其应用的专业程度，扩增其在具体单位、具体职能、具体分析预测等方面的效用生产效率。

3 结束语

总之，与单位档案管理的信息化转型相比，大数据技术的应用，可以进一步将档案管理中的“信息”转换为具有“价值理性”的“数据”，进而在传统“工具理性”应用的基础上，将单位档案管理与具体的单位职能与服务项目等结合起来，一方面，为其提供参考依据，另一方面，提升单位档案管理水平，发挥出档案管理的数据化价值。结合以上分析，建议在新时期积极增加单位档案管理的数据库建设，并利用通讯技术与信息技术的资源整合，加快各单位档案管理之间的联动性，为我国各单位档案管理的数据化管理提供促进条件。