事业单位档案管理信息化建设创新思考

于水莹

（梅里斯达斡尔族区人防工程服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

事业单位可以通过对档案管理工作的优化进行工作效率的提升。在新时期下，事业单位也应该结合信息技术的发展，进行档案管理数字化建设工作，提高档案利用效率，为事业单位工作流程的优化提供更多支持。

1 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 信息化档案管理平台不健全

档案管理数字化与信息化的完善工作，可以健全档案信息化管理平台，它可以为档案管理提供更多的服务与支持，促进档案管理的进一步发展。但是，我国大部分信息化档案管理平台还处于初步探索时期，事业单位档案管理部门并没有根据档案管理的需求，完善平台的功能模块，不能提升档案工作效率，也降低了档案服务功能，影响档案管理工作的顺利开展[1]。

1.2 档案管理标准不健全

健全的档案管理标准有助于档案管理工作的规范性开展，保证工作的规划性和合理性，进而完善工作的内容与形式，保证工作在规范范围内完成。但是，由于我国信息通信技术在数字化档案管理中的应用尚处于探索时期，事业单位档案管理部门并没有建立完善的管理标准，使得档案管理工作开展缺乏依据与秩序，不仅不利于档案部门与其他部门的交流与合作，还降低了信息通信技术在档案管理中的应用，影响档案管理标准的健全。

1.3 人员信息化程度不高

部分事业单位档案管理人员并不具备高素质的信息化水平，他们跟不上信息通信技术发展的速度，需要花费大量的时间和精力，进行信息通信技术所带来变化的适应，不仅增加了档案管理人员的学习内容，还容易导致档案管理人员在运用信息通信技术过程中，出现操作错误的现象，增加了工作难度与工作内容。

1.4 安全保障度不高

数字化档案管理在应用信息通信技术的过程中，需要借助网络进行档案资料的传递与存储，为档案管理工作带来了极大的便利性。但是由于网络的不可控因素较多，事业单位档案管理人员在运用网络进行档案传递与存储的过程中，并没有根据安全需求，加强档案部门的网络安全建设，很可能会导致档案信息受到病毒、黑客的侵袭，不仅会造成档案信息的丢失，还会为档案管理工作的顺利开展造成诸多不便，不利于档案部门工作的完善[2]。

2 事业单位档案管理信息化建设的创新策略

2.1 档案信息化管理平台的搭建

由于我国档案信息化平台正处于不断探索与发展时期，事业单位档案管理部门在进行信息化管理平台搭建的过程中，可以从实际管理需求出发，结合其他信息化平台搭建的经验与模块，完善平台内各个模块的功能，不断根据需求进行不同功能的搭建，为管理与服务水平提升增加更多途径。

事业单位档案管理部门可以从两方面进行档案信息化管理平台搭建：一是实际功能需求。在以往的工作中，进行不同问题的总结，借助信息通信技术找出适合的解决措施，通过功能确认与完善的方式搭建平台，把档案资料的安全性与完整性，作为平台搭建的“初心”，不断进行功能模块的开发，保障档案工作可以在信息化管理平台得到全面实现，提升档案管理的便捷化程度。二是档案信息共享需求。档案信息化管理平台搭建，可以为档案信息的安全传递提供保障，档案部门可以从信息共享角度出发，研发出了高效的项目档案管理专业化平台，平台对项目档案进行信息化统一管理，只需在平台上就可以完成对于项目档案进行更新、下载、预览、打印、借阅、审批、打印、权限查询等功能，也可实现用户对下属单位档案业务工作的全面管控，大大提高了档案管理的效率和安全性，提升信息的利用率[3]。

2.2 数字化档案管理制度健全

健全的数字化档案管理制度，一方面可以从制度层面为信息通信技术的应用做好保障，提升管理的数字化与信息化程度；另一方面可以从档案管理人员角度出发，保障每个管理人员之间的公平性，为管理人员提供平等的工作与晋升机会，使得管理投入更多的热情，保障在规定时间内完成工作。因此，健全档案管理制度时，增加了档案管理人员之间的交流时间，听取档案管理人员的建议，进行档案管理制度的健全，一方面可以保障制度的科学性、权威性，对管理人员进行认知与管理约束，提升工作制度性；另一方面可以让管理人员认识到自己对于单位及工作所做出的贡献，不断进行积极性的调动，激发管理人员进行主动性发挥，更加全面的完成本职工作，保证档案管理效果[4]。

2.3 档案管理人员信息化水平提升

事业单位档案管理部门可以根据信息通信技术在管理中应用的需求，开展信息通信技术应用的培训工作，加深管理人员对于信息化与数字化的认知，提升信息化水平和工作能力，保障信息通信技术在数字化档案管理中的切实落实。档案管理部门可以根据信息通信技术应用需求，定期进行员工培训工作的开展，借助专家讲座、实例分析等形式，帮助员工认识到信息通信技术对于档案管理的重要性，增加员工进行信息技术学习的积极性，提升员工的信息化认知。同时，也要加大对于员工的信息技术操作能力培训，提升员工的操作水平，正确运用专业技术与能力进行工作完善，保障工作效率。

2.4 档案信息安全提升

事业单位档案管理部门应该认识到安全性对于信息的重要，以安全保障为前提，应用信息通信技术，开展档案信息安全性与完整性的保障工作，提升档案管理效率[5]。档案管理人员在进行档案资料存储时，要求档案管理人员对档案资料进行加密处理，保障信息的安全与完整。同时，可以根据档案信息化平台安全性保障出发，聘请专业技术人员，进行网络防火墙的搭建，增强档案信息化平台对于病毒及黑客的抵御能力，保障档案信息不受外部因素的破坏。也可以把档案信息安全管理工作纳入日常监督工作中，聘用专业人员定期进行档案信息化水平的安全检查与维护工作，及时修复档案信息化水平的安全漏洞，保证档案信息的安全。

3 结束语

综上所述，事业单位结合信息技术发展，进行档案管理信息化建设工作，不仅满足了档案管理的需求，还为事业单位管理水平的提升，提供了重要保障。因此，事业单位应当基于自身在档案管理信息化建设中的问题进行分析，提出合理化的解决措施，以提升档案管理信息化建设水平，提高档案资源的利用率，从而促进事业单位工作质量提升。