对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨

尹国芹

（临朐县档案馆，山东 潍坊 262600）

机关事业单位的业务档案管理工作是机关单位最重要的一项工作内容，为保证机关事业单位能够有序运营，必须要采用合理的手段，加强信息技术的运用，创新业务档案信息管理模式，完善业务档案管理内容。只有优化改进机关事业单位的业务档案管理流程和工作内容，才能使人力资源得到合理地分配。在业务档案管理准确、安全的基础上，既保障了服务质量，又提高了工作效率。

1 信息化档案管理模式的优势

1）提高工作效率。机关事业单位传统的业务档案管理工作，是采用纸质载体，用人工手写的方式进行保存。这样的保存方式，存放困难，怕火怕潮，寻找起来也十分困难。想要查找几年前的资料，会非常棘手。而优秀的信息业务档案管理流程，可以大大缩短工作时间。一个硬盘，可以存载超过一个房间的业务档案资料，同时还可以根据关键词搜索，输入相关的姓名、年龄、时间，就可以准确地找到相应的业务档案记录，使档案管理工作变得方便快捷，大大降低了业务档案工作的难度，提高了业务档案管理工作的效率。

2）检索查询更加便捷。档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照关键词、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询，实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资源共享更加便捷，提高了查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效率低下。

3）确保业务档案信息的稳定性。传统业务档案信息管理，都是采用纸质版的业务档案，在保存的过程中，档案状态非常不稳定，特别容易受到环境的影响。一旦档案管理环境出现一些问题，例如发生火灾，将会对业务档案管理工作进行毁灭性打击。而且纸质版档案一旦受潮，就会变得模糊，无法分辨内容。而信息化业务档案管理工作就可以解决这一难题，不仅可以通过移动硬盘、电脑内部系统等方式存储大量的档案信息，方便储存，节省空间，还能确保机关事业单位业务档案信息的稳定性。

2 业务档案管理的现状及存在的问题

1）档案信息管理机制不完善，新的设施和技术无法跟进落实。目前，部分机关事业单位信息管理机制还比较落后，特别是部分经济欠发达地区的机关事业单位因为预算不足，计算机硬件的普及工作都比较困难，专业的档案系统管理软件的开发与应用、包括单位内部局域网的布设，更成了难题。这些单位从管理上，极易造成对档案管理的忽视，导致档案管理工作从人员配备和重视程度、及信息化推广普及上都很差，进而对信息化档案管理方面，从资金到设备的投入短缺，造成无法适应和实现信息化档案管理工作。

2）缺乏专业的档案管理人才。要想建设好完整优化的业务档案管理系统，则必须要有相应的专业人才。由于我国的业务档案管理工作起步比较晚，档案数量比较大，同时业务档案的专业性和针对性较强，就更加突显出了业务档案管理专业人才的重要性，特别是基层，业务档案管理人才的缺乏更为严重。“闻道有先后，术业有专攻”，专业人才匮乏，没有高素质的人才对业务档案进行合理地规划，就无法有效运用先进的集成化办公软件、移动端便携设施等高端办公设备对业务档案进行科学规范地管理和高效合理地运用。

3）重视程度不够、效率低下。一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转变是时代所趋，档案信息化建设过程中，很多档案部门没有意识到档案信息化建设的重要性，或者对档案信息化建设存在误区，认为整理和存储档案就是档案信息化建设，对档案信息化建设认识不足。档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和后代留下多少文化财富和留下什么样的文化财富，但现在很多档案部门的档案工作人员存在身兼数职的问题，配备人员少，工作任务重，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案工作只是对资料的保存，只要保证其完好即可，工作态度不认真不主动不积极，这是造成档案信息化建设进程缓慢的根本原因。二是传统档案借阅需要借阅者手工填写查阅登记表，由档案管理员核对之后才能调取相关档案，并复印相关内容，借阅流程时间长，工作效率低，多次借阅也造成了纸质档案的磨损，工作效率大大降低。

3 机关事业单位档案信息化建设工作的策略建议

1）完善业务档案信息化管理制度。机关事业单位归根到底都是为人民服务的公共事业单位，属于国家的公共部门，掌握着公民的生活资料和详细的信息。为保证机关事业单位业务档案信息管理的有序进行，要结合时代的发展，应建立完善的业务档案管理制度，设立相应的查询软件、政务网点以及微信网络平台等。

2）加快档案信息数据库建设与创新速度。在数据飞速发展的时代，机关事业单位更应该加强信息管理系统的实施。数据信息的处理建立在数据库的基础上。建立数据库，一方面可以方便整理档案信息，分类设置档案模块进行分类、统计，将重要信息设置权限加强机密信息管理，有效信息及时补充，档案管理员工根据机关单位人员的变动实施动态化管理，确保真实性和完整性；另一方面，还可以方便工作人员快速的查找和提取信息，设置身份管理功能，方便信息使用者能在线浏览。同时档案管理者要保证能实时更新数据库的信息，对管理的流程进行严格的把控，防止出现网络信息盗窃的风险。为了更好的实现信息化档案管理要求，机关单位的档案部门，可以会同单位的部门、劳动部门、纪律监察部门等进行系统的写作开发，实施单位内部档案的统一开发和管理。

3）提高业务档案管理人员的素质。机关单位业务档案的信息都是非常重要的业务档案资料，有公开的也有保密的，为保证国家公共信息的安全，要求在建立网络系统的同时，还要建立防火墙，以防信息资料的外漏情况。机关事业单位在业务档案管理工作中，要特别注意业务档案信息的安全性问题，这就要求要提高业务档案管理人员的专业能力和素质，以确保档案资料的安全性。

4 结束语

机关事业单位档案信息化管理是一项十分重要的工作，实现机关事业单位档案管理信息化建设迫在眉睫。要从思想上入手，相关单位要提高重视程度，加快档案管理信息化建设步伐；建立档案信息数据库，实现档案数字化、科学化管理；要不断加强消防设施设备，科学保存数据备份，注重保密工作，确保档案的完整性、真实性；要汇聚人才，加快档案信息化建设步伐，逐步实现传统纸质档案管理向数字档案信息资源“智慧型”管理的跃升，提升档案管理利用水平，开创档案管理工作新局面。