浅析新时代人事档案数字化管理

刘国建

（沧州市中心医院，河北 沧州 061001）

现代档案管理工作应当使用数字化管理方式，构建专业的档案管理体系，根据新时代档案使用需要创新档案管理方式，形成更加智能化、系统化、科学化的管理氛围，降低档案管理与运转成本，在专业机构辅助下加快档案数字化建设步伐，更好地建立综合性的数字档案管理平台。

1 人事档案的特点

1）流动性。人事档案与其他档案不同，人事档案是随着个人的岗位流动而改变的，而个人的岗位流动性较大，其学习经历、工作经历等都会频繁变动，导致其档案需要随时更新和变动，“人档相宜”这个说法很好地诠释了人事档案流动性的特点。

2）现实性。人事档案是档案管理部门通过个人的品质、履历以及学习、工作经验等汇总而成的个人档案。它是个人的道德品质、人格品质、社会关系等情况的历史记录。各单位可以根据人事档案直接、客观地了解该同志的素质和作风。

3）全面性。人事档案包括个人在各个阶段的资料，如员工的工作经历、学历学位证明、技术技能的评定、党组织关系和团关系记录、政治审核材料、各个时期受到的表彰奖励或者违法乱纪的处分、参加会议或者活动的证明等，这些资料全面地展示了员工的家庭情况、专业情况等等各方面的内容。人事档案是员工个人信息的储存库，包括了员工迄今为止整个的人生阶段，体现出来了人事档案全面性特点。

2 现阶段人事档案数字化管理中存在的主要问题

1）制定标准建设不足。当前档案管理规范的修订不及时，档案数字化的标准待修订，未能根据实际情况建立普遍遵守和切实可行的档案管理工作制度。由于相关制度不足，导致档案管理保密难度大，档案数字化建设中的风险较大。因此，在档案数字化建设过程当中，档案管理应当保证高效性、时效性、规范性，强调采用科学的规范制度约束档案数字化建设，从而提高档案数字化的整体水平。

2）缺乏对人事档案的准确利用。人事档案全面数字化管理的目的在于让人们充分利用这些档案信息，以发挥档案的潜在作用，推动城市建设的进一步发展。在当前时代的发展中，虽然工程建筑持续增加，但是并未加强对人事档案的有效利用，致使许多人事档案的价值难以挖掘出来。

3）基础设施建设不足。档案数字化建设对信息技术要求较高，只有不断提高档案信息技术水平，才能提高档案信息化建设质量。当前，档案数字化建设缺乏专业的数据库系统，数据集成性低，标准化水平较低，数据库的开发能力不足，软硬件更新速度较慢，严重影响档案数字化建设水平。

4）管理人员业务水平不高。人事档案数字化对于工作人员的技术要求比较高，需要工作人员掌握一定的计算机技术，拥有较高的计算机操作水平。但是对于目前从业人员的知识水平和技术水平来说，能够对人事档案数字化进行熟练掌握的人员较少。人事档案数字化的管理，需要具备档案理论专业知识和数字化技术同时兼备的复合型人才。但是，我国拥有高素质复合型档案管理人才比较匮乏，很难满足于新时代对于人事档案数字化建设的人才需求。

3 加强人事档案数字化建设的对策

1）提高人事档案管理人员的业务能力。对于人事档案数字化管理工作的从业人员来说，拥有专业的档案管理知识和优秀的计算机操作技术，是人事档案数字化管理工作人员的必备技能。因此，定期对档案管理的工作人员进行培训是十分重要的。应当提高对档案管理人员的培训力度，提升档案管理人员的专业素质，使每一位档案管理的工作人员成为一名既了解档案管理知识又了解计算机技术的复合型人才，根据新时代的要求，及时改变人事档案的管理方法，顺应时代潮流。

2）强化人事档案管理思想意识。目前，人事档案的管理工作开展的比较困难的主要原因是因为员工对于人事档案不够重视。造成这种现象的主要原因是因为员工在高校学习的过程中，在校老师并没有针对学籍档案做出明确的讲解，只是将档案转接工作作为一项任务交代给学生，让学生去完成，但并没有讲解具体的原因，从而致使部分学生忽略档案的重要性。因此，加强档案管理思想意识，需要从改变学生对于学籍档案的重视程度开始，通过详细的描述，让同学们意识到档案对于今后的工作、学习的重要性，从而培养同学们妥善处理档案的意识。在毕业之后，应当积极督促高校毕业生尽快完成学籍档案的转递工作，并与当地的人力资源和社会保障局人事档案管理科的工作人员进行核实，从而达到顺利转递学籍档案的目的。

3）明确项目工作流程。为了保证人事档案数字化工作有序进行，应完善人事档案数字化建设流程，合理划分人事档案数字化建设的步骤。首先，围绕着档案数字化建设需要进行档案交接，在交接前做好全部纸质档案和电子档案的整理工作，并且做好交接记录，保证人事档案安全。其次，对纸质档案进行重新整理，按照档案数字化建设的标准要求进行评估，在各部门协助下提高档案的整体质量。第三，按照档案数字化的类型、标准化的格式进行档案信息录入。第四，开展档案质检工作，对数字化档案进行分析评价，并做好人事档案数据备份工作。

4）加强软硬件设施的完善。人事档案数字化管理工作的推进及完善离不开软件和硬件设施的完善。因此，对于档案管理部门的数字化建设应列入部门预算当中，通过资金上的支持保证档案管理部门在技术上的需要，通过先进的器材保证人事档案的妥善保管。根据《档案法》《人事档案管理制度》《干部人事档案数字化技术规范》等相关规定，建立符合新时代人事档案数字化管理需要的数据库，做好人事档案数字化的利用、档案的转接以及档案的保密工作。并且加强对于档案管理工作人员的培训，加强人才管理，从硬件设施到软件配置对人事档案管理工作做好完善措施。

5）提高数字档案评估水平。根据人事档案数字化建设的标准，依托第三方机构进行人事档案数字化建设评估，围绕着档案数字化的精准性、安全性、保密性、共享性等进行全面评估。首先，评估档案数字化是否解决了孤本档案管理存在的限制，能否有效提高档案的共享率。其次，考虑档案影像的质量，分析档案是否满足异地传输的需要。第三，进一步考评档案利用的空间，了解档案使用人员的使用体验，分析档案应用的个性化需要，在此基础上引导档案数字化建设进一步打破时空限制。第四，从大数据与云存储视角加强档案应用能力的分析，进一步评价档案管理系统是否具有足够的扩展性和档案服务的效率水平，指明档案管理改革的空间，推动档案管理多向化发展。

4 结语

随着时代的进步，对于人事档案的管理也逐渐趋于数字化，通过数字化的技术不仅降低了人事档案管理工作的管理成本，提高了工作效率，而且大大保护了档案的原始样貌。但是，无论是传统的个人档案管理模式，还是数字化的个人档案管理模式，相关的工作人员都需要不断完善自身能力，加强业务水平，增强责任意识，才能真正发挥人事档案数字化管理工作的有效性与实效性。