大数据时代下档案管理工作的创新思考

张文静

（中国共产党泰安市委员会党校，山东 泰安 271000）

了解大数据时代下企业内部进行档案管理的具体特点，使得工作人员对档案管理的重视程度得到了明显的改善。在具体开展工作环节中，能够树立正确的档案保密意识，以更加符合企业实际的措施促进档案管理工作的开展。

1 大数据档案管理具体特点

1.1 降低管理成本

在以往档案管理环节中，由于档案主要以纸质形式大量地存在因此需要建立具有一定规模的存储环境，投入相对应的硬件设备。存储空间及硬件设备方面的支出在档案管理工作中消耗了大量的经济资源。同时为了能将档案进行系统性的管理，需要在人力资源方面进行一定的投入，对档案管理人员的基本素养有着一定的要求[1]。在当前大数据时代背景下，企业可以通过将档案进行电子化的管理，大幅度地减少了在存储空间及硬件设备上的支出，同时进行电子档案管理，工作人员的工作效率得到了有效的提高，使得在人力资源方面的投入得到了合理的控制。虽然，在大数据时代进行电子化档案管理初期，企业的投入相对较高，但是随着对应管理体系的逐步完善及档案存储时间的延长，在单位时间内所产生的档案管理成本远远低于以往档案管理环节。

1.2 提高管理质量

通过对以往档案管理进行调研发现，档案在纸质化的存储后基本很少有员工对档案进行查询。主要原因是纸质档案的存放使得使用人员无法清楚直观地了解到所要查询的信息，相关人员在进行档案的借阅或查询时往往需要花费大量的时间，导致其不愿进行档案查询工作。同时，纸质档案在进行目录明细及对应资料的汇总过程中常常出现将一些重要的内容未能进行编制，导致一旦在工作中应实际需要进行相关内容的查询时，无法了解到所对应的具体内容。通过大数据进行电子化的档案管理，使得各种档案资料可以全面有序地进行汇总，避免了以往模式下档案内容遗忘的情况发生，档案管理人员可以通过更加高效的分类汇总方式，使各种类型的档案形成系统性的明细。通过大数据使用者可以进行关键词的搜索，能够快速准确地查询档案信息，提高了获取档案的效率[2]。使用者更加愿意进行档案的查询，使得档案能够被充分地利用，促进相关业务工作质量的提高。

1.3 提高存储安全性

纸质版的档案在存储过程中对存储环境的要求相对较高，存储区域需要保持相对干燥，注意采取合适的措施防止纸张质量发生变化，避免相关内容造成破坏，同时对档案室的防火要求极为严格。对于非纸质类的档案存储方式如视频资料、光盘、磁带资料不能进行长时间的保存，这些存储方式随着存储时间的增加其档案的完整度会不同程度地受到一定的影响[3]。在大数据时代下，档案信息的数量大幅地增长，越来越多的企业认识到进行电子化档案管理的重要性。进行电子化档案管理，对于档案存放的环境要求不再如此严格，可以在各种企业单位被广泛地应用。将一些随着存储时间的延长，档案信息容易发生变化的内容进行电子化的存储，为企业档案的安全管理提供了有效的保障。有效地降低了因外界环境因素影响导致档案存储环节出现安全问题的风险，用技术手段提高了档案管理工作的安全性。

2 创新思考

2.1 转变管理思维

目前，在各产业的发展过程中大数据对其产生的影响不断增强。面对当前时代背景下，档案信息类型及数量的急剧增加，同时对档案管理质量越来越高。在进行电子化档案管理工作中，工作人员需要转变以往档案管理的思维。采取更加符合实际工作需求的方式，将档案类型进行合理地区分，例如将纸质类的档案与视频影像类的档案采取不同的存储方式，使得档案能够被系统性地整理。根据档案内容的重要程度，对一些纸质版的档案进行电子化的存储。避免这些重要数据在存储过程中发生损坏。在完成档案的整理汇总后，需要根据实际存放的情况建立电子化的档案明细目录，便于使用人员进行档案的查阅。通过电子化内容及目录明细的制作，转变以往的管理思维使得大数据更好地在档案管理中发挥作用。

2.2 建立大数据平台

在大数据背景下电子化的档案存储能够使得档案管理更加规范合理。进行电子化的管理需要进行大数据平台的建立，在此基础上电子化的各项管理工作才能够有效地开展。大数平台的搭建可以更加高效地进行档案的分类整理，使用者更加便捷地进行相关内容的搜索。目前在部分企业中，对于大数据平台的搭建未能形成完善的体系，各平台之间相互关联性相对较差[4]。使用者在进行档案查询时需要通过不同的平台完成，使用上存在一定缺陷。因此，在进行大数据平台的建立时首先要对企业的各个部门进行系统的划分，使得在一个平台上可以实现对不同部门档案的系统性汇总，同时又不影响使用者查阅档案的便捷性和准确性。

2.3 培养专业人才

专业技术人才是在大数据时代进行电子化档案管理最为关键的因素之一。为了使得档案管理工作能够在科学的指导下，以先进的技术手段保障其高效地运行，企业需要注重专业技术人才的培养。企业可以通过引进具有大数据工作背景的技术人员，在公司内部组织专业的培训。让员工在实际档案管理的过程中，发现企业目前存在的管理问题，在技术人员的科学指导下不断提高自身的专业技能。在以后面对类似问题时能够独立地进行问题处理。除了对解决实际档案管理问题的技能培训，企业员工人需要主动地学习关于大数据在企业中的具体应用。以便能够更好地结合公司实际情况制定更加合理的档案管理措施。

2.4 重视档案保密

大数据背景下使得档案保密工作在企业的重视程度不断提高。在以往的档案管理环节中，档案发生被盗或信息泄露的概率相对较小。在如今的环境条件下，互联网技术虽然为在大数据背景下进行档案管理提供了有效的技术支持，但是同时也使得档案信息更易发生泄露。因此在进行档案管理的过程中，要提高管理人员关于保密的意识。在档案资料整理汇总，存档以及查询借阅的过程中，首先要确保档案资料不会受到外界因素的影响而导致信息泄露，必要时应采取一定的措施。企业要定期对从事档案管理的人员进行保密相关知识的培训，使管理人员提高保密意识，以更加有效的方式在工作中开展关于档案保密工作。

3 结束语

在大数据时代的档案管理工作可以有效地降低管理过程中的成本，提升管理质量以及档案存储的安全性。企业通过转变管理思维，建立大数据平台，培养专业人才以及重视档案保密工作，能够在当下的环境中使得档案管理工作更加规范化。