重大工程档案数字化管理探究

代银铃

（江门明浩电力工程监理有限公司，广东 江门 529000）

随着我国经济发展水平的提高和社会进步的不断加快，越来越多的高科技走入社会生活中的各个领域，在为我们带来巨大便利性的同时，也带来了新的挑战。在快速发展的时代背景之下，如何更好地利用新技术、新方法提升行业竞争力，是当今社会各个行业发展的重点方向。

1 重大工程档案数字化管理的重要性

1）数字化技术应用是时代必然产物。档案主要的内容是企事业单位在生产期间产生的一些资料，随着社会不断地进步，档案管理的工作内容也发生了一系列的改变，由传统的纸质档案为主逐渐地演变为电子档案。档案存在的主要意义在于提升服务，信息技术的大量应用，不仅实现了无纸化办公、电子文件应用、计算机等先进技术的应用，使数据信息的采集、存取及利用形成了一个有机的整体，使数据信息利用的价值得到了更好地提升，因此，时代更迭是技术进步的必然产物，信息及网络技术的大量应用，不但改变了人们传统的生活方式，同时也提升了整个社会的建设效率。

2）在档案管理数字化建设中提升档案管理数量。数字化档案管理模式不再以实体纸质档案为主体，所有的档案管理内容和档案资料修改过程都是通过计算机平台和辅助软件来实现，不但突破了原有纸质档案管理模式的载体束缚，而且能够使档案管理工作更为灵活，工作人员可以根据档案管理的要求进行实时的修改、备份以及补充等工作，从而充分实现档案管理量级和效率的提升。

2 当前重大工程档案管理数字化管理现状

1）具有区域性和局限性。目前，我国工程登记档案没有建立广泛的市场联系和区域信息共享，导致工程登记档案信息管理具有一定的区域性和局限性。在工程登记簿和工程登记材料的登记过程中，很多登记档案只是注重对本地区和本次工程信息进行记录和归档，没有标准格式的登记档案电子文件，工程档案的数字化管理不够规范和权威。我国各个地区所采用的数字化管理硬件、软件不同，电子存储介质、管理流程、管理模式也各不相同，工程登记簿在数据采集和系统功能方面未能达到住建部的登记要求，容易造成工程登记档案的数据丢失，致使工程登记档案信息管理效率低效。

2）数字化技术在档案管理期间未能得到更好的应用。众所周知，档案管理工作具有一定的复杂性，不仅需要接触大量的数据信息，同时，还要对数据信息进行相关的处理、分析、汇总、编档等工作，由于档案管理资料整体不健全，导致档案管理工作在开展期间，资料整体的利用效能较低。数字化技术虽然能够对大量的数据信息进行处理，但实际的情况是，一些企事业单位档案管理工作期间，应用数字化技术开展档案管理工作的时间较少，影响了整个数字化技术在档案管理工作中的应用。

3）缺乏统一的电子文件管理标准。一份完整、规范的工程档案包含登记、整理、查询、利用等内容，可借助电子媒介来搭建完整的工程档案类目体系，将类系和类列用于工程档案的归档和管理当中，以提高档案管理效率。但我国工程档案是近些年才开始规范实施档案管理标准，缺乏统一的工程档案电子文件管理规范和标准，在档案管理对象、电子媒介和工程管理理念等方面也都发生了很大的变化。我国工程档案还没有实现全国信息资源共享和房产材料共享，各地房地产的管理系统、软硬件、管理流程不尽相同，工程档案在数据采集和系统功能方面还有待提高。

3 重大工程档案数字化管理措施

1）加大档案建设资金的投入量。目前为止，部分企业在开展档案建设过程中其资金投入量相对不足，档案部门的管理人员，在进行数字化建设时面临较多问题。尤其是，缺乏大量的资金支持就难以使用先进的硬件设备进行配置，更无法解决在档案数字化管理过程中所遇到的问题。企业需要对所有的资源进行优化，在档案部门对硬件设施进行配置时，企业应始终以企业的发展为准，并且对档案部门所需要的全部设备，包括扫描仪、计算机等设备进行定期的升级、优化与维护，提高档案设备的整体使用质量，并且在档案管理过程中，实现资源共享，确保其管理效果能逐步提升。另外，网络技术由于其稳定性较差，不同的企业在进行数字化档案管理的过程中，出现了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些问题。轻则导致企业内的系统出现崩溃，而严重的情况下，则会出现企业内的档案资料直接丢失，需要企业专门设置数字档案的技术部门，对所有的系统进行管理。需要对企业在开展数字系统档案管理时，进行设置、优化系统参数。扫描数字而言有着十分重要的影响，需要对高扫描分辨率的设备进行全新的构建，确保在扫描过程中其扫描的质量以及图像的清晰度，提高扫描的整体效果。在分析扫描效果时，还需要考虑到不同的档案其重要程度，进而进行扫描，而针对需要高清晰度的图片或者是档案时，则可以根据企业当下的情况去优化扫描仪。

2）云平台及信息处理平台的应用。云计算与数字化技术在当前社会事业建设期间具有重要的应用，档案管理工作开展期间，要利用云计算针对用户操作的特点，通过网络进行海量数据的收集，通过信息处理平台对数据信息进行分析、汇总、筛选、分类、共享等相关的服务，利用数据信息平台实时对信息进行更新及传递，从而使信息数据的最大使用价值得以更好地展现。

3）注重数字化档案信息数据库建设力度。在开展企业档案数字化建设的进程之中，最为核心的部分是档案数据库建设，其直接关系到数字档案管理的有序实施。所以，需要增强档案信息资源数据库建设力度，具体来说，还需要考虑到：第一，检索型的档案信息数据库，主要是对于开放性的档案，提供相应的目录、范围以及检索。第二，文件型档案信息数据库，主要通过档案文件的顺利载入，提供网络方面的档案信息服务，并且最为关键的在于广泛的档案信息数据库类型的有效使用。另外，对于电子文档系统建设力度的加大。一直以来，电子文档管理系统都是基于数字化的模式存在。对于各种电子文档，其本身都会拥有录入、修改、归档、查询等配套的功能，这一系统，其本身拥有相应的数码摄像与扫描功能，并且还能够将原本的纸质信息内容实现数字化方面的转化，然后针对转化之后的电子文件，可以开展相应的科学化管理，其包含了签发、起草、归档、审核等诸多事项，最终才能够实现对存储情况和使用情况的监控。

4 结束语

当前随着社会的迅猛发展和各行业管理模式数字化、网络化进程的不断推进，档案管理工作面临着数字化建设的巨大挑战。如何在档案管理数字化进程中更好地实现档案管理效率和管理质量的提升，与如何解决好当前档案管理数字化建设中的问题有着密切的联系。只有加快档案管理的数字化建设，才能使档案工作更好地服务于企业生产和科研管理。