中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

陈少兰

（广西华侨学校，广西 南宁 530007）

学校教职员工的资料都存在中职学校的档案当中，其不仅是他们进行科学调研活动、教学管理以及提供学生学习的重要资料，也反映了学校的各时期的政策改革以及建校历程。因此，中职学校应在档案管理的规范上进行创新，以此不仅可以提高教学管理的有效性，还可以提高学校的教学水平，进而使学校的档案管理工作更加完善。

1 中职学校档案的重要作用

中职学校档案主要包含两方面作用：其一是中职学校档案承载着学校的历史，上面详细地记录着从最开始建校时全校的师生及其他员工的道德品质、专业能力、考勤、绩效等信息。同时档案信息的数据是对学校发展历程具有真实性和可靠性的记录，并对学校未来发展发挥着关键作用。其二是中职学校档案集中记录了学校整体的教学成果，其不仅可以为学校未来发展提供有力的证据，还可以促进学校更好的发展。

2 中职学校档案管理工作的现状

1）管理制度不完善。现阶段，普遍的中职院校中部门涉及面较广，学校的教职员工的管理工作较为杂乱。首先，由于归档管理员人数较少，或者归档管理员工作意识薄弱，导致学校的档案出现放错位置，归还的档案随意乱放的现象。其次，由于归档管理人员未经过专业的培训，缺乏经验，导致其对档案的整理、归纳、整理等工作业务不熟练，没有足够重视档案整理的工作。另外，由于归档管理人员涉及的业务较多，导致其没有足够的时间和精力投入到档案管理工作中，致使档案的信息数据存在不准确和没有及时归档的现象发生。2）管理方式落后。中职学校对档案管理工作并没有足够的重视度，造成学校并未设立专职的归档管理岗位，负责档案管理工作的大多是学校的教师、兼职人员以及临时负责的人员。因此，大部分的档案管理人员并没有足够的经验，只是按照传统的方法进行档案信息收集、档案装订以及档案整理等工作。另外，中职学校并没有配备单独的计算机进行档案信息管理，仍然使用占地空间大且不便于查询的档案存放柜。3）档案交接手续不严密。由于中职学校内普遍存在着归档管理人员离职或者工作产生变动的情况，导致档案经常需要进行交接。然而由于档案的交接手续并未妥善处理，导致在交接过程中并没有将档案进行全面的整理、对档案没有进行彻底的检查和涉及签字的档案没有签字的情况，导致在档案的数据、分类不够准确以及部分档案信息不完整。4）档案管理缺乏创新。多数的中职学校在档案管理工作中管理效率低且服务意识薄弱，导致档案信息中存在数据不够完整、信息的记录缺乏真实性，档案信息整理的工作没有及时跟进的情况，进而影响了档案管理对于服务学校以及社会的有效性。

1.总体规划目标。依托当阳市地理环境和较为丰富的渔业资源优势，以国家和地方环境保护法律法规为依据，遵循“生态优先、养捕结合、以养为主”的渔业发展方针，本着“立足当前、着眼未来”的发展思路，确定养殖水域滩涂的规划目标，明确当阳市境内养殖水域滩涂功能区域范围，依法保护和改善养殖水域生产环境，保障养殖渔民正常生产、生活所需的养殖水域，为合理开发利用养殖水域滩涂资源、提高水域滩涂的利用率、完善和推进水域养殖管理制度、促进当阳市水产养殖业的可持续发展提供科学依据。

3 规范学校档案管理的政策

1）构建完善的档案管理系统。中职学校应响应国家号召并结合本校的基本情况构建完善的档案管理系统，并将档案管理的运行制度、档案管理的详细责任进行完善的建立，便于从事档案管理人员或教师可以按照章程工作且按照制度完成档案管理。另外中职学校应构建全面系统化的《档案管理工作制度》、《档案利用条例》、《归档管理人员责任明细》等相关规定，进而完善档案管理的各方面工作，为中职学校档案管理工作奠定良好的基础[1]。2）明确分工档案管理工作。中职学校应对本校的每个部门在档案管理工作中对档案信息的整理、对档案数据的汇总以及其他归档业务进行具有针对性和可实施性的分工处理，进而形成一套合理的档案管理系统，并将档案的作用进行积极发挥。3）提高档案管理专员的素质。中职学校应从两方面着手提高档案管理专员的素质。第一方面，学校应挑选一些责任心强且可以吃苦耐劳的教师会人员进行专职的档案管理工作。另一方面，学校应建设档案管理专员的团队，并为其设立专门的培训，以此不仅可以全面提升档案管理专员的专业素质，加强对档案管理业务的熟练度，进而提高档案管理工作的效率[2]。4）配置先进的档案管理设施。中职学校必须加强档案管理的工作，引进专业先进的硬件设施，以此提高学校的档案管理整体水平，并将学校建设的总规划中添加档案管理设施项目。另外，还要为其配置充足的用于归档整理的区域，并根据学校的基本情况配置除湿机、空调、防火、防盗等必备设施。同时，便于档案管理专员工作还要为其配备打印机、扫描仪、摄影机等专业的现代办公设施，进而提升档案管理的整体效率。

土建基础施工中深基坑支护施工技术的应用…………………………………… 罗家盛，胡景娟，杨永昕（12-53）

4 创新档案管理的有效途径

1）构建归档馆。中职学校可以结合本校的信息技术管理部门构建相应的归纳档案馆，并且档案管理中心可以将学校的各项数据及信息进行整合，制作出本校独立的网页。同时，可以将档案管理体系与学校的网页相结合，进而实现档案的信息通过网页就可以直接搜索，便于用户更好的体验服务。2）做好电子信息的整理工作。中职学校应做好电子信息的收集及整理工作。首先，学校需要结合电子信息所具备的特征进行收集工作。例如，针对草稿性信息文件，因其的功能性不全，所以普遍不会留存。然而，在进行正式的纸质文件全文信息搜索时，就需收集草稿性文件。其次，针对具有辅助功能和正式性信息文件，需要进行及时的收集，并将他们与其相对应的纸质信息文件构建起标记关系。最后，在收集电子信息文件时，为避免其中的数据丢失，需要将其备份并打印成纸质信息文件[3]。3）针对电子文件进行归档管理。中职学校在档案管理工作中应明确电子信息文件的归档特性，并将其进行归档管理时确保信息数据不会丢失，可以进行永久的储存。另外，如果对储存载体传送的电子信息文件进行归档管理时，必须要涉及一些辅助及认证性工作，将电子信息文件进行多重备份，一种是纸质形式备份，另一种为刻录光盘备份，并将其放在不同的档案馆进行管理。同时，为便于档案管理专员工作，可以将两份备份交给专门的档案馆和相关的管理部门进行分别保管，以此确保电子信息档案的真实性。除此之外，将电子信息文件进行归档管理时，要特别注意对电子信息数据运行的设施以及具体操作环境和平台的注意事项[4]。4）开展档案线上服务。中职学校在档案管理中可以针对用户开展线上的使用服务，便于人们可以快速且高效的获取相应的资讯。另外，针对线上的档案管理专员应具有极高的服务意识，可以为人们提供准确的、热情的服务资讯。同时，学校应为档案管理专员指明线上档案服务的工作流程及方向，进而不断的提升线上服务的整体质量与效率，为人们带来极佳的服务体验[5]。

5 结论

由上文可知，现阶段在中职学校的档案管理上仍然存在很多问题，本文主要针对管理制度不完善、档案管理的方法过于落后、档案的交接手续不够严谨以及档案管理缺乏创新这四点问题进行了分析。同时，本文针对规范学校档案管理提出了四点建议：构建完善的管理系统、明确档案管理的分工、提高档案管理人员的素质以及配置先进的档案管理设施。另外，本文针对创新档案管理方法提出了四条有效途径：构建档案馆、做好电子信息整理工作、电子文件进行分档管理以及开展档案的线上服务，希望以此可以促进中职学校档案管理的发展。