信息化背景下文书档案管理工作创新探究

刘 蓉

（中国航空工业集团公司西安航空计算技术研究所，陕西 西安 710000）

在新时期信息技术飞速发展的今天，单位档案管理人员如果不更新档案管理观念，固守传统档案管理模式，将很难适应信息时代档案管理的实际需要[1]。抓好文书档案管理的有效创新，更好地利用信息技术，使文书管理和档案管理的发展符合多样性、开放性、共享性等特点。

1 信息化背景下文书档案管理工作存在的问题

在信息化的背景下，企业档案管理模式出现了新的变化。为了更好地适应企业和机构当前的发展要求，档案管理者需要进一步总结以往的档案管理经验，采用现代档案管理方法，搞好档案管理创新，但是目前，企业档案管理工作还存在许多问题[2]。

1.1 文书档案管理理念较为落后

一般情况下，档案是企业单位数据管理的重要组成部分，可以为企业单位的日常活动和管理提供重要的指针[3]；属于一项基础但非常重要的工作。但是，从企业单位文件档案管理的现状来看，许多文件档案管理人员思想陈旧，缺乏创新管理意识和信息管理应用意识，仍然遵循传统的文件档案管理理念。这不仅不能提高文件档案管理的效率和水平，而且对整个文件档案管理的发展产生相对负面的影响，容易造成资源浪费。

1.2 文书档案管理流程较为繁琐

根据企业单位文件档案管理的实际工作情况，文件档案管理人员缺乏引进先进工作方法的意识和足够的专业管理储备知识。在信息化背景下，他们没有优化当前的文件档案管理流程，导致文件档案管理流程繁琐[4]。这将导致文件档案管理人员在实际工作中花费大量时间，这无疑是对资源的极大浪费，不利于管理人员工作积极性的有效调动，也难以适应当今的信息化要求。

1.3 文书档案管理存在较大风险

根据企业单位文件档案管理的现状，电子文本和电子档案不断出现，为文件档案管理人员提供了极大的便利，但也使文件档案管理工作面临更大的风险。此外，许多企业单位的档案管理人员仍然采用传统的管理模式，这无疑进一步加大了这种风险[5]。会致使电子记录和档案在管理过程中会受到不法分子的恶意攻击，导致文件档案信息泄露，难以有效保证文件档案信息的完整性和安全性，最终制约文件档案管理的创新。

2 信息化背景下文书档案管理工作的创新对策

2.1 需要创新文书档案管理理念

思想是行动的先导。只有充分认识到信息化背景下创新文件档案管理的意义，才能有效调动文件档案管理者的创新积极性，以更加积极的态度迎接文件档案管理的创新。一方面，要培养企业单位档案管理的信息化管理理念。管理作为企业单位的领导者，直接决定着企业单位的发展方向。因此，企业单位管理人员首先要认识到信息化背景下创新文件档案管理的意义，树立文件档案信息管理的理念，积极采取实际行动，在文件档案管理中贯彻新的工作理念，推动本单位所有文件档案管理人员从上到下理解和树立文件档案信息管理的理念；另一方面，企业单位应注重培养文件档案管理者的文件档案信息管理理念。通过展示其他企业单位应用信息技术创新文件档案管理的成果，文件档案管理者可以深刻认识到信息化背景下创新文件档案管理的重要性和必要性，增强对文件档案信息管理理念的理解和重视，从而为文件档案创新的发展提供良好的思想保障。

2.2 需要不断挖掘文书档案价值

在信息时代，随着信息化水平的提高，使文档文件管理更具体地满足企业事业单位的使用需求。但是，在发掘文档文件使用价值的过程中，为了不影响原始文档文件的使用价值，有必要通过数字水印手段实现这一点。例如，为了识别电子文档文件的原始识别信息，在文档文件形成阶段包含数字水印。识别电子文档文件的流动过程，在流动阶段包含数字水印，形成完整的“水印链”。

2.3 需要创新文书档案管理方式

毫无疑问，在文件和档案信息管理的不同阶段，管理方法的要求是不同的。从现阶段文件档案信息管理的发展水平来看，有必要重点关注几个方面：一是基础业务管理水平进一步提高。即使文件档案管理实现了高度信息化，也不意味着基础业务会过时或完全废弃。现阶段，可以借助信息技术完成数字化文献档案，然后对这些数字化文献档案进行精心保存，再通过档案编研使纸质文献档案成为“记忆工程”。

比如可以把单位的扶贫档案做成一系列的档案，里面会显示贫困地区的经济情况、人员构成、贫困原因、扶贫实地调查情况、扶贫工作成果，还原当时扶贫工作的原貌。同时，在基础业务工作方面，要强调业务工作和档案工作在部署、实施、检查验收上的同步性，业务工作有多深，那么公文档案管理工作就需要有多深。第二，要做好标杆和学习。信息时代行业，跨境合作的案例越来越多，这些合作往往会达到意想不到的双赢效果。因此，在信息化背景下，文件档案管理者应跳出传统文件档案管理的固定范围，多了解一下其他行业文件档案管理工作是如何开展的，看看其他行业文件档案信息管理的创新思路能否应用到本单位的文件档案信息管理实践中，不断创新文件档案管理方法，有效提高文件档案管理的效率和质量。

3 结束语

文件档案的信息化管理是时间。一方面可以加快数据文件的存取速度，提高工作效率；另一方面也可以满足时间的需要，因此，要加强企业单位信息管理的实际应用，更好的帮助单位管理文书档案。