“互联网+”背景下机关事业单位档案管理建设初探

封益华

（江苏省泰兴市人民检察院，江苏 泰兴 225400）

档案管理工作是机关事业单位的发展过程中不可小觑的环节，这些档案对各单位的平稳运行都有重要的影响。随着行政审批和服务职能的不断发展、服务规模的不断扩大、服务人数的不断增加以及各项工作流程的不断完善，各机关事业单位所涉及的内容与信息量大幅度增加，传统的纸质档案管理模式已经无法满足档案管理的需求。因此，如何理性看待“互联网+”背景下进行档案管理工作的创新点、难点，如何提升档案管理工作的质量是档案管理工作者需要深入思考的问题。

1 机关事业单位档案管理信息化现状

1.1 信息化进程过慢

各地机关事业单位在实际的工作中，因为以往信息化建设往往是各自为政，未在全国甚至本省形成统一的规范和标准，严重地制约了机关事业单位档案管理的数字化建设，导致其建设进程缓慢，影响事业单位档案管理标准化和规范化。技术的构成千差万别，但是档案工作的管理和升级工作不能等，这也是当前档案管理工作中的一个核心问题。

1.2 畏难情绪严重

“互联网+”背景下，档案的信息安全成为亟须面对和解决的问题。如网络病毒的侵蚀、网络黑客的攻击、木马程序的植入等，极易造成档案被盗，网络信息传播具有海量化、多源头和扩散面广等特征，对各级机关事业单位网络应对能力构成重大挑战，各部门往往“谈网色变”，导致当前各部门对于“互联网+”背景下如何信息化改革出现畏难情绪，在实际的档案管理工作中依然青睐采取传统的管理模式，导致各机关事业单位档案管理工作的质量与效率较低。

1.3 档案属性限制信息化进展

受限于档案管理的相关法律法规，其实部分机关事业单位的大部分档案属于限制或者无法利用档案。这些档案管理和开放需要一定密级，且提供利用时限制条件很多，手续繁琐。甚至有些档案因为涉及敏感问题或盲目对外利用会引起争议，明确不允许拷贝和传播，在具体的档案管理工作中，如何准确把握这些档案的属性，具有一定难度。这些限制往往使相关工作人员在遇到棘手的档案管理问题时不敢进一步去请示汇报，也客观阻碍了档案管理信息化的开展。

1.4 相关人员专业性不足

当前相当部分机关事业单位档案管理工作都没有配备档案学专业的毕业生，一般情况由行政管理人员兼任。其实各部门档案管理工作具有特殊性，比如组织部门、公安司法系统等部门对于干部人事档案和涉案卷宗有严格要求和规范，需要懂相关的专业知识。部分行政管理人员往往不熟悉专业，很容易管理不规范，造成档案的不齐、不实，甚至有材料的丢失现象。

2 提升机关事业单位信息化程度的对策

2.1 制定统一的档案信息化管理标准和制度

由于机关事业单位档案管理工作中涉及很多方面的类型问题，针对这样的情况，就需要统一的档案管理机构对于档案管理信息化中遇到的问题进行有效协调，确保各部门之间能够在进一步深入交流和联系，充分实现档案资源共享。要充分明确档案归属，使复合型的信息得到充分的利用，并且实现更便捷快速的查找和利用，有效做好统筹规划，系统整理，以此在更大程度上提升各类型档案的利用效率，使其价值得到充分的体现。另外，也不能因为信息化而放弃纸质档案，应当有效融合电子和纸质档案，优势互补。同时，针对档案管理资源进行科学合理地分配和组织，针对档案管理工作的内容进行科学规划，利用高科技手段，对过往几十年的档案进行电子化，确保档案保存时间链条完整。

2.2 运用大数据技术和信息安全技术进行资源整合

目前正是 “互联网+”时代，社会经济发展迅速，电子科技不断升级，档案管理信息化系统技术得到升级，当前各机关事业单位的档案信息化管理已经成为目前的普遍趋势，档案管理人员可以在原有档案信息管理平台的基础上，运用大数据技术，构建一个信息量大、资源利用率高、数据处理速度快的信息数据库，以推进案管理信息化进程。信息化建设不仅可以提高档案管理的综合效率，还能够提高档案管理的准确性。也就是说目前所使用的设备和核心技术仍掌握在发达国家手中，这对档案管理工作中的信息安全造成极大的隐患，尤其在实际工作中，档案管理人员使用互联网时极易感染DOS病毒、木马病毒，从而导致档案信息库被攻击和篡改。为良好地解决档案管理中的信息安全风险问题，我们仍旧要实现在核心技术上实现突破，打造属于自己档案管理信息安全模式。

2.3 加强人员能力提升

档案管理信息化建设中的应用最终会落实到档案工作人员身上。各机关事业单位应当通过脱产训练、继续教育、学历提升等方式，重点加强档案学、计算机操作技术、信息化管理知识的培训。各部门须定期通过笔试、口答、网测、民意调查等方式对档案管理人员进行业务与综合素质考核。要不断提高档案管理人员对新型档案管理模式的认知，从而提高其危机感和紧迫意识，化被动为主动，提升自身档案管理的专业素质和综合能力。同时，从工作实际出发调动一切积极因素为档案管理工作引进更多专业性的尖端人才。也可与专业对口的高等院校之间建立一种长期合作关系，并为在校大学生提供岗位实习的机会，为各部门档案管理信息化建设储备具有鲜明时代特色的档案管理人才。

进入“互联网+”时代，档案管理工作不仅迎来了发展的机遇，也面临着更大的挑战。这就需要各机关事业正确认识信息化对档案管理工作的重要意义，顺应时代发展的趋势，采取行之有效的途径和对策，全面推进档案管理信息化的建设工作，切实提高档案信息化建设在国家整体发展中的战略性位置，使档案管理逐步向标准化、现代化、科学化方向迈进，完善基础设施、健全制度体系、加强安全管理、配备专业人才、提升档案管理工作能力，促使各机关事业单位管理工作走向更高层次。