浅谈加强医院档案管理

贺 莉

（四川省绵阳武都引水工程建设管理局，四川 绵阳 621000）

随着我国市场经济的发展，医院的建设与发展也会同时处于一个非常时期，因而医院的档案管理也就会面临诸多新的问题：国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理，使医院的档案增添了新的内容；全民公益性的医疗服务与患者以消费者身份出现的医患矛盾，使医院病案成为双方冲突争执的焦点；同时由于先进科技手段的应用，也对医院的档案管理提出了新的、更高的要求。因此，准确把握新时期医院发展的特点，适时调整，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、x线胶片、各种检查图文资料等等，都关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案管理，在医院整个管理的过程中有着非常重要的意义。

1 目前医院档案管理中存在的问题

医院工作的中心是医疗，医院管理的重点是如何提高医疗质量和技术水平，如何改善就医环境和条件，为病人提供优质、快捷的服务。因此，在医院的管理和建设过程中，一般不会重视档案管理，主要表现在以下几个方面。

1）医院的档案管理要求，管理职能难以明确。医院档案管理一般要求设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理行政、医疗文书档案、科技档案和部分实物档案。其它的则由相应部门管理。各种影像检查如X线、CT、核磁共振等胶片档案、病理切片档案就分别由各相关业务部门自行管理，因此，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。

2）档案管理制度不健全，检查督促考核不落实。在三级以下的医院管理中，一般都采用适合本院的管理制度和各级各类人员工作职责的管理方法进行管理，而涉及档案管理的制度、职责就较少，有的根本就没有相关的制度和检查考核措施。

3）档案专业人员素质参差不齐。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求差别悬殊。表现为档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，高层次或高职称的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形式下档案事业的发展。

4）对医院档案内容界定不清，管理范围不明，导致档案资料丢失。特别是在三级以上医院，档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案、财务档案和基建档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，医院的种类档案管理人员根据自己的理解和实践经验在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，导致档案资料的流失。

5）医患关系的演变，医疗纠纷不断增加，使病案、胶片、病理切片等档案受到前所未有的重视。病案（医疗文书档案）往往成为双方争夺控制的焦点。因此，提高病案书写质量，完善病案管理也就成了迫切的任务。

6）未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院年度和长远规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。

7）医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的医院还少，有的基本还停留在手工收集、检索的基础上。

2 对策

1）加强《档案法》和《档案实施办法》的学习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入医院重要的议事日程，作为医院发展的一项重要工作来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传档案工作，使医院管理者、医院职工充分认识档案工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，规范各种档案管理、完善各项规章制度，是档案管理工作的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，就必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。使医院档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。同时，要拓展档案的归档范围。拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院要对医保、社保、商保、新农合等多方面的资料进行归档收集、信息集累。

3）重视人才培养，提高人员素质。档案管理人员素质的高低，直接影响着档案管理水平。要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，才能推动档案管理水平的提高。

4）开发档案资源，为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案资源的深层次开发，提高档案资源的使用价值，更好地为医院业务、管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案工作的建设。

5）加强病案的规范化管理。病案是医院档案的重要内容之一，档案管理必须加强制度建设，加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强《病案书写规范化》的培训，要实行专人负责。

6）制定相应的考核制度。档案管理是一项长期工作，也是一项系统工程。要提高各级种类档案的管理质量和归档率，就必须完善相应的管理制度，将责任落实到具体人头。还必须建立相应的考核奖惩制度。全国医院早已将此内容纳入科室目标管理和科主任的同标之中，将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科主任对科室档案工作的管理责任，要求科主任抓好归档材料的收集、整理，按照新的《档案管理办法》执行，促进了档案工作的规范化管理。

7）对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段。医院档案的种类繁多，涉及面广，信息量大。因此，采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造了契机。如对CT、核磁共振胶片等影像资料实行数据库管理，可大大地减少贮存库房，并方便了检索。虽然电子文档目前尚存在很大争议。但影像资料如CT等其依附现代科技手段，由复杂、特定的影像信息构成，其原始性、真实性应是不容置疑的。

住院收费实行电算化管理；消除传统的出院病人对账单。所有的出入院明细账均实行电脑存盘，减少了库存，规范了明细账。虽然，出院病人对账单不属于归档范围，但其以数据库形式存盘留档的管理模式，为电子档案的运用提供了很好的范例，是实行现代档案管理的一种发展趋向，值得探讨。本人曾经在医院做档案工作。