人工智能在企业档案管理中的应用

崔旭东

（铁法煤业(集团)有限责任公司档案馆，辽宁 铁岭 112700）

人工智能在档案管理中具有非常重要的作用，管理者需要重视人工智能的应用，并根据实际情况开展改革工作，注重档案资源的共享和安全管理，以提高档案管理水平，增强档案价值。

1 人工智能在企业档案管理中的意义

随着企业的转型发展，智能化不断进步，创新是企业发展的必然要求。企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动的真实记录，是企业开展各项工作的基础信息，是企业资产的重要凭证和依据。

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。企业档案为企业管理发展提供了源源不断的信息数据支持。档案现代化的管理依托传统的档案管理模式，通过图像分析、文本识别、数据库操作、远程服务器备份等技术不断发展。人工智能技术的研究包括机器人、语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等。人工智能技术发展到今天，已经开始使用庞大的智能系统代替人类的手工操作，在档案现代化管理中运用人工智能技术意义重大。

2 人工智能在企业档案管理中的应用

1）档案库房系统建设中的应用。（1）人工智能温湿度调节。调节库房内温湿度的传统方法是依靠开窗通风，目前大部分档案馆采用空调和去湿机来调节，还可以运用人工智能温湿度传感器、单片机随时根据室内的温湿度进行调节，可以减少传统温湿度计测量的误差，使档案库房温湿度测定更精确，档案存放更加科学有效。（2）火灾自动灭火装置。对于档案库房的防火措施，档案库房可以安装火灾烟感探测装置以及温感探测装置联动雨淋报警阀。火灾报警采取温度与烟雾相结合的措施，当库房内温度或者室内烟雾浓度其中任一检测值超过所设定值时，触动报警装置，喷射干粉或二氧化碳等，同时通知火警。（3）消毒系统装置。空气质量对档案库房来说尤其重要，防霉、防腐蚀亦极为重要。可以在档案库房门口设置红外线风淋装置，当档案人员走到库房门前时，触动装置，可以有效地将档案人员身上的灰尘、细菌等消除。在档案库房内设置定时消毒净化一体机，定时对档案库房进行通风，防止空气污染。同时可以将库房内的照明装置改为可杀菌的光谱照明装置。（4）防盗传感器监控装置。档案的安全是档案工作的首要任务，应在库房入口及库房的窗户等位置安装相应的防盗传感器，在库房内安装红外线探测装置。当档案库房处于无人状态时，一旦有非法入侵，就会触动传感器，向档案人员、企业安保部门报警；同时触动摄像头检测装置，将画面定格在非法入侵触发处，并保留视频信息。（5）窗户感光传感器装置。档案库房可以配备感光传感器装置，窗户应装挂遮光窗帘，防止强光直射。有了窗户感光装置，当有强光直射时，触动窗帘轨道装置，窗帘自动闭合。

2）智能检索及档案分类。人工智能技术的应用，降低了档案资料检索难度，加快了检索速度。用户可以直接通过关键字或序号的检索找到所需档案，及时下载和调取。同时，人工智能的视频识别、语音识别、图像识别等功能可加快数字化档案识别，按照归类标准将档案进行分类，实现信息的自动化管控。另外，利用人工智能社会化、数字化、网络化性能，档案管理人员可在最短时间内找到档案所在位置，提高检索效率。

3）档案价值鉴定。人工智能技术在档案管理中的应用，不仅可以提高档案数据库系统的建设质量，也可以模仿专家学者对档案资料实行自动化检索和审查，从而确定档案的真实性、可靠性，凸显档案的历史文化价值，并在识别后对档案采取不同的管理和保护措施，避免档案丢失带来的风险。同时，档案管理人员可以利用人工智能技术，革新传统档案管理理念，创新现有的管理技术，促进档案价值提升。

4）加强档案资料的安全管理。应用人工智能技术，可以将原有纸质档案转化成数字化档案，存储在计算机上，提高档案管理水平，保证档案信息的完整性，降低档案信息破损或丢失带来的负面影响。同时，通过人工智能技术对档案管理系统实行安全防护，可以避免信息非法盗用、窃取或泄露等问题发生，提高档案的安全性、隐秘性。另外，人工智能可以应用人脸识别、指纹解锁等高新技术，实现档案信息的逐层保护。例如，对于一些比较重要的档案，在没有专人允许情况下，禁止私自随意浏览和下载，借助自动报警系统，加强外部入侵防控，维护档案信息的安全性。

5）加快档案数据标准化、规范化建设。加快档案数据标准化、规范化建设是档案建设可持续发展的重要保障。要确保档案数据格式与数据库结构、档案管理信息系统、查阅交互平台等方面的统一设定，严格要求企业各部门档案数据按标准化格式进行采集和传递，加强标准化监督管理工作，防止因为数据格式的差异所造成的数据传输失败、解码出错等问题。保证各部门之间的数据共享，提高企业各部门管理工作效率。

6）档案资源共享。人工智能技术的应用将线上线下相结合，对传统的搜索方式予以改革、创新。人工智能背景下，构建了环境、执行系统、学习系统三位一体的搜索体系，借助相关环境，在学习系统中进行信息录入，利用人工智能识别技能，实现海量信息数据的识别、分类、汇总、检索、分析和应用，并根据用户提出的相关问题或搜索的关键字词，在现有知识库中找寻解答内容，且快速显示出来，以满足用户需求。

3 人工智能在企业档案管理中的发展

1）基于大数据的档案查询。由于电子化、智能化管理的逐步成熟，智能化档案管理的数据积累将会越来越多。那么有了大数据技术，这些看似无用的数据信息，都将转化为宝贵的财富。 过去我们检索档案都是通过档案的名称、时间或类别等逐条检索，查询繁琐，方式单一。有了大数据的数据积累和数据分析，检索时只要描述出想要查询的方向，或者是在某个领域想要寻求一个准确的记载，人工智能会自动筛选出你要查询的内容并逐一推送。

2）人工智能精准分析。当大数据积累到一定程度时，系统人工智能达到一定水平时，档案被查询的工作，将从一个被动变成一个主动的转化。档案机器人在你工作时开启，它将成为你最好的工具书，或是最强大的帮手。在你遇到困难时，它会将他所积累的信息提取，运算并推送给你一个最优的处理方式。例如我们建设一栋楼宇，那么它将会根据以往的经验、新建的环境通过数据分析进行推算，给人们推送一个最优的设计方案。当设计出现不合理之处时，系统将自动提示过去有过的不合适的设计问题，从而给你提供最合理的建议。总之，太多的问题可以通过人工智能来解决。

4 结束语

在信息技术飞速发展的社会，智能化信息管理领域发生了变革，档案信息化逐渐进入飞速发展的阶段，档案领域面临着前所未有的机遇和挑战。在节奏不断加快、信息瞬息万变的智能社会，档案管理也应创造自己的智能小助手，满足人们寻找历史足迹的需求。