事业单位人事档案管理制度优化研究

2020-02-26 02:40
卷宗 2020年33期
关键词:整理事业单位档案管理

黄 婕

(梧州市医疗保障事业管理中心,广西 梧州 543002)

事业单位人事档案记录着事业单位内部从业人员的个人信息,其作为事业单位人员综合考核与评价、岗位配置和调度的主要依据,通过优化档案管理制度,能够提高档案调取、查询的便捷性,为事业单位内部岗位机制建设提供便利,因此,应深入分析档案管理制度构建,以寻求有效的优化措施,促进档案管理水平的发展。

1 档案收集制度的优化

1)收集内容定位制度的优化。考虑到人事档案是晋升、调度事业单位职工的重要依据之一,需加强档案内容的人资管理指导性,并基于此,对配套的档案收集制度进行优化,使档案内容能够更好地体现出,从业者的专业水平、业务能力,增强档案的参考依据效用,提升档案管理工作水平。在此过程中,可以根据事业单位的性质,确立相应的档案信息收集方向,然后再将该档案收集方向写入档案收集制度中,以更好地落实档案收集策略,达到优化档案管理制度的效果。以医保部门的档案收集制度优化为例,在专业技术人员尤其是医护人员的人事档案收集中,为了提高档案的人资管理依据效用和医疗审核水平,需强化档案内容反映个人经验、受教育水平、实践技术水平等医疗业务专长方面的能力,并将人事档案收集信息项目,设置为职称、近期考核成绩、受表彰情况等,然后,再将各个项目所包含的内容范围,进行明确的划分,同时,确立各项信息的收集渠道,最后将其写入档案信息收集制度中,以完善档案管理制度,落实制度的优化。

2)收集操作配套技术的优化。现阶段,为了获得更好的人事档案管理效果,各类高新的信息技术开始不断地被引入到事业单位的档案管理工作中,提高了档案收集、整理、传递等管理程序操作的便捷性。其中,在档案收集这一管理环节中,由于信息技术的引进、更新速度较快,使得配套制度没能随着技术的引进与变化,得到完善和优化,导致配套制度的工作指导能力弱化,不利于人事档案管理工作的良性运行。为此,应结合当前的档案收集技术应用状态,根据收集技术的标准落实程序,制定配套档案收集管理制度,以规范化工作者的档案收集操作,实现制度的优化建设。以常用的档案数字化采集技术为例,可以先清晰梳理该技术的标准实施程序,然后为每个操作程序,确立相应的操作标准、要求,最后基于此,形成该项技术配套的操作管理制度,以完善档案采集制度体系,达到制度优化的效果。

2 档案整理制度的优化

1)整理操作制度的优化。在档案管理中,档案整理作为其中的一项重要工作环节,其直接关系着档案结构的合理性。在此过程中,借助科学、有条理的档案整理操作,能够提高事业单位调取、查询档案的便捷性,使档案可以更好地发挥其参考依据作用。为此,针对档案整理环节,应制定一套完善的档案整理方案,然后再将该方案以标准化程序条例的形式,写入档案整理制度中,以规范化工作者的整理操作,实现档案管理制度的优化。在此过程中,需根据事业单位的性质,及其对人事档案的使用需求,合理整合系统排列编目、局部调整、全过程整理等档案整理方式,制定出一套符合事业单位档案管理要求的整理方案,再为方案中的各个操作环节,设置相应的操作标准,同时,将各项操作明确地划分给各个档案整理职能岗位,最后将上述内容,转化为制度条款,写入整理制度中,实现档案整理管理制度的优化。

2)整理工作培训制度的优化。在制度优化建设中,由于档案整理工作比较繁琐,导致配套的制度内容较多,因此,为了达到更好的档案优化效果,应结合培训工作,来帮助职工熟悉档案整理制度,以保证优化后的制度能够顺利落实。在此过程中,为了保证培训工作的有序落实,防止培训内容、计划混乱,事业单位还需给配套的档案整理培训工作设置落实制度,以强化培训工作效果。在培训制度建设中,从培训考核、培训签到等重点方面入手,设置配套的标准,并结合奖惩措施,建立一套完善的培训制度,督促工作者及时、有效地完成学习任务,提高档案整理制度的优化效果。

3 档案安全制度的优化

1)传递操作制度优化。在事业单位中,人事档案中包含着大量的个人信息,具备一定的隐私性质,因此,在该项档案管理环节中,档案管理部门需要面对的工作重点为信息安全防护。在工作过程中,不当、失误、错误的操作,很容易造成档案的遗失、泄露,严重影响档案管理效果。为此,在制度优化建设中,应针对经常出现的问题操作,制定配套的管理制度,以指导、纠正档案传递操作,保证档案信息安全,提升制度建设水平。在此过程中,应注意,鉴于当前的档案传递工作,大多都转移到了线上平台,所以,在制度优化中,需注重线上传递操作规范的设定,以免由于个人失误操作,导致系统出现安全漏洞,引发档案信息泄漏事故[1]。

2)配套系统管理制度优化。就目前来看,信息泄露已经成为当前各领域需要面对的重要问题,其中,信息泄露威胁主要包括两种,即外部威胁、内部威胁,而当前的信息安全防护系统基本只能对外界威胁进行有效防护,难以有效消除由于内部档案传递等操作,所形成的信息泄露内部威胁,因此,在档案传递制度的优化中,应注重加强配套系统管理制度的建设,以规范化系统管理员的操作,降低其失误、错误操作的概率,增强人事档案传递过程中的安全性。在此过程中,由于档案管理工作的专业性较强,所以在制度建设中,应要求专业的技术人员参与,并做好相应的制度审核工作,同时还要根据系统安全防护体系的变化,对该制度加以及时协调,以保证系统管理制度的严谨性、合理性、正确性,强化档案管理制度优化建设效果[2]。

4 档案管理监督制度的优化

1)完善奖惩制度。在档案管理制度中,监督制度的主要作用是保证上述采集、整理、传递配套管理制度的准确、到位落实,提高档案管理的整体规范化水平。在此过程中,奖惩措施作为常用的规范工作措施,事业单位可以将其写入监督制度中,建立一个奖惩制度体系,以调动工作者的工作自觉性,降低失职、违规操作出现的概率,增强档案管理工作质量。在奖惩制度建设中,需针对档案管理的重点、要点、难点工作环节,设置合理的奖惩规定,同时,还可以适当将奖励制度细化到日常的档案管理工作中,以提高奖励措施在日常工作中的参与度,充分发挥其激励作用,促进档案管理工作质量水平的优化发展。

2)健全检查制度。在档案管理制度中,检查制度是监督制度中的一个重要组成部分,通过落实该制度,能够帮助事业单位全面了解当前档案管理工作运行状态,以及时加以优化和改善,保证档案管理工作的效用。基于此,在检查制度的优化建设中,需设置定期检查、抽查、日常检查等多种检查方式,并为各个检查方式,设置相应的检查标准、检查操作规定、检查结果评估规定,然后还可以将检查评估结果计入到个人绩效中,以强化检查制度的监督作用,优化制度建设效果。

5 结论

综上所述,增强人事档案制度优化效果,有助于事业单位内部机制运行水平的提升。在档案管理中,借助制度优化措施可以优化档案内容质量、规范化档案整理操作、保证档案传递的安全性、增强档案管理力度,从而更加充分地发挥档案的效用,提高事业单位人资管理的准确性。

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