档案管理工作内容与模式的转变研究

李潇潇

（山东省菏泽市定陶区卫生计生综合监督执法局，山东 菏泽 274100）

我国目前已经全面进入到信息化、智能化时代，计算机信息技术正在普及，对人们的日常生活、生产作业方式等都产生了一定的影响。信息技术已经逐渐融入到各行业中，对各行业的改革、创新以及转型发展而言，具有非常重要的推动影响和作用，在档案管理工作中也是如此。档案管理工作目前已经逐渐朝着电子化的趋势发展，这种转变有利于提高办公速度，同时还可以保证档案记录管理工作的科学性、合理性，信息在搜集、整合以及储存等各方面都具有非常明显的优势特点。不仅有利于实现信息快速的传递和应用，而且还可以最大限度保证信息的完整性、准确性。

1 档案管理工作内容的转变

与传统的纸质形式进行对比分析之后，发现电子媒介管理工作在具体展开中，更加能够满足时代发展要求，以更加先进的方式，实现档案信息资料科学合理的管理。不仅有利于保证整个管理效率、质量的提升，而且还可以尽可能降低错误率。

1）档案资料收集完整。众所周知，在过去以传统方式对档案信息资料进行收集时，需要对现阶段已经形成的档案展开归档处理。以纸质文字的方式对相关文件资料或者是议案等进行记录，这种方式虽然可以实现对档案资料的保管，但是无论是在查询或者是后期储存管理中相对比较困难。纸质档案在经过长时间的保管后，纸质普遍都会出现泛黄状态，甚至字迹也会逐渐变得模糊。对各种不同类型的议案进行记录时，通常情况下只是单纯的对结果进行记录，并没有对整个过程进行准确的记录。所以在这种档案收集管理中，很有可能会导致部分新颖的方法、有价值的意见、建议被漏掉。电子档案在实践中的合理应用，就可以直接避免这些问题的发生，有利于对纸质档案管理中的不足之处进行妥善处理，实现对整个议案过程的全方位有效记录。同时可以将所有的记录内容全部都上传到计算机内，实现系统化的收集和保存。由此可以看出，电子档案管理在实际应用中不仅能够体现出系统性和全面性的操作特征，而且整个操作流程相对比较简便，并不会出现比较大的漏洞问题。

2）档案保存更加简便。新时期背景下，我国已经全面进入到信息化时代，各行业在发展中对信息化技术的整体应用范围相对比较广。在档案管理工作的具体展开中，将信息化技术合理引进，有利于实现电子化档案管理工作的有序开展。通过电子化档案管理工作，有利于直接通过计算机系统实现对各种不同类型档案信息的收集和保存[1]。整个操作过程相对比较简单，有利于打破传统档案收集和保存时，耗费大量人力、财力、物力等问题。与此同时，过去纸质档案在保存时，很容易出现纸张泛黄等情况，而且还容易被虫鼠啃咬，但是以计算机系统为主的电子化档案在保存时，不仅不会受到这些因素的威胁影响，而且还能够体现出计算保管的先进性。工作人员在对档案管理在对档案信息进行保管时，只需要将档案放入到计算机当中特定的系统内就可以实现有针对性的保管。在后期想要查阅时，可以直接在该系统中输入检索词或者是关键词，就可以立即找到自己需要的档案内容。过去档案保管工作在具体展开中需要由多人协同完成，但是在计算机系统的应用背景下，通常一个人就可以顺利完成整个工作内容。除此之外，电子档案管理工作中最具有优势特点之一就是电子版的档案，本身并不容易被随意修改，所以这种档案管理形式相对比较可靠，具有非常高的真实性和有效性。

电子档案无论是在收集或者是在后期的保存方面都非常便利，人们如果想要对其中涉及的信息内容进行获取，可以直接利用计算机系统将档案信息调取出来。这样不仅能够为人们日常管理、保存等提供方便快捷的方式，而且还能够提高人们对档案的使用效率。保证电脑是最新的软件配置，同时还要保证内部内存可以达到标准要求[2]。由于网络本身具有一定的开放性特征，所以如果电脑自身不稳定性等诸多因素的影响比较严重，那么很有可能会导致信息出现丢失等情况，所以在电子档案管理工作的具体展开中，档案的备份具有一定必要性，需要引起重视，

3）计算机系统安全防范措施的有效落实。计算机系统在运行中，如果出现问题很有可能会威胁到档案的收集和保管，甚至还有可能会导致档案出现丢失等一系列问题。基于此，要提前做好一系列的安全防范管理工作，在实践中要对现有的档案管理制度进行不断完善和优化，同时还要保证整个操作过程的规范化和合理化。严格落实有效的监督管理制度，对工作人员的日常工作行为展开有针对性的约束和管理。在实践中还要对防火墙等软件、硬件进行合理应用，实现对黑客等各类攻击的有效预防。如果档案内容相对比较重要，需要对这些内容进行加密处理。档案资料无法对外公开，所以只能够使用局部网络[3]。在访问控制技术的引进和应用方面，可以最大限度保证档案不会受到非法访问等一系列影响。在计算机服务器的具体应用中，要进行及时的杀毒处理，这样做的根本目的是避免档案出现意外损失等情况。除此之外，在档案网络信息方面可以对安全审计制度进行有效落实，这样做可以从根本上保证档案信息的跟踪管理工作能够落到实处。计算机信息系统在运行时，发现档案受到攻击时，可以直接采取报警措施或者是直接对服务器进行关闭等，这样能够最大限度保证档案保存的完整性和有效性，

2 档案管理工作模式的转变

1）管理理念的转变。与档案管理内容进行结合分析时，发现档案当中会涉及的内容普遍比较多，包括政治、经济等。由于档案信息资源异常丰富，所以不能够对外泄露。在实践中，要从根本上保证档案管理工作的保密性和可靠性，尽可能避免档案信息出现泄露等问题。同时还要保证日常查询或者是利用的整体便利性得到有效提升，以此来保证档案管理工作科学合理的落实。由此可以看出，电子化档案管理工作的具体展开中，可以直接以信息化手段和管理技术为各领域提供有效服务，保证档案管理工作的全面有序开展，

2）管理制度的转变。由于受到电子档案管理的影响，各种不同类型的信息在储存时，其自身的方式已经发生了明显的变化，所以新型档案管理制度的建设和应用具有一定必要性。通常对于纸质档案的安全性提出的要求是不可以复制和拍照、偷盗等，以人为监督和管理的方式，可以最大限度保证档案的安全性。但是对于电子档案而言，对其提出的安全性要求普遍比较高，要与档案自身的私密程度进行结合，不能够对档案资料进行随意拷贝。一旦出现档案材料泄露，人员要按照规定对其进行严格的处罚，这样才能够对工作人员的行为起到良好的约束作用。

3 结语

档案管理工作内容以及管理模式在新时期背景下已经发生了明显的转变。从纸质版的模式转变成为电子版，不仅有利于提高档案管理效率、质量，而且还可以实现对各类风险的有效预防。在保证档案信息收集、保存等各环节工作有序开展的同时，有利于保证档案管理水平的提升。