声像档案管理存在的问题及对策分析

付 卓

（成都市城市建设档案馆，四川 成都 610041）

在当今的信息化时代，各企事业单位，学校都极为重视档案管理的工作。它可以非常有效地记录所有信息，且错误率极低。传统纸质方式很容易造成遗失，但是声像档案可以完美解决且真实记录一切事情发生的过程。所以我们要在思想上意识到声像管理的重要性。

1 声像档案管理中存在的主要问题

1）目前我国的档案管理还处在发展中，基础设施上的建设还相对落后。大部分的企事业单位，学校还是在沿用传统纸质的记录以及管理模式，这种模式相对落后，且不好管理。目前声像管理在各个机关单位的发展还是比较慢的，且各单位中的声像档案管理投入的经费，以及人力并不充足，部分领导干部的思想上升不到一定高度，总是觉得先进的管理以及记录方式并不可取。由于这种思想的存在，但是声像档案管理发展的非常缓慢。没有相应的硬件设备，也没有专门的空间存储声像档案。就目前，声像档案的存储方式多种多样，之中不乏高性价比的存储方式。当今存储的重要方式包括：底片，视频，录音机，录像机，磁带，光盘。但是这些港科技手段都需要有良好的硬件设备以及存储条件作为基础保障。例如：各级领导视察，各界名人单位视察的资料，各个活动，重要外交活动，重要的会议记录。这些都是极其重要的资料，传统的纸笔记录方式并不能真实反映当时的情况，所以可以突出声像记录的重要性。它可以保证这些资料的完整性和真实性。所以我们要做出声像管理的统一规划，明确时间和要求。有效的基础设施就是保障声像档案的重要手段。

2）声像档案目前缺乏专业性的管理模式，在管理过程中我们要求它的专业性和规范性，但是目前大多数的单位缺乏这样专业的队伍和设施的建设。由于各单位从事此工作的人没有受到过专业的训练，缺乏专业性的知识，技能水平有限。导致声像档案存储质量，记录质量有很大的不足。那么何为声像档案的规范性和专业性管理呢。例如：在管理过程中对视频，照片等的管理中，我们要求对原始文件进行统一整理，每一个文件都有编号，同一事件要统一存储，不能把每个事件混淆在一起。每一年，每一次事件都要独自存储。特别是照片和视频的整理过程中，不能仅仅储存在计算机中，要把照片清洗出来，视频统一录制成光盘。照片不能放在普通的相册中，而是要装入相应编号的相册，要标明存放的地点，何时何地放入相册，且每张照片要记录是何年何地何时，有谁拍摄，拍摄时间都是标记清楚。照片袋上要贴上档案标签方便其他人查找。这些工作一旦没有专业化的人员管理，没有专业化的操作，声像档案保存就容易存在巨大的漏洞。

2 档案保存方法

声像档案不健全，其管理制度要求有全方面的保障。在每一个重大的活动中都要求有安排专门人员进行录像，后期形成有参考价值的档案。档案要严格统一管理。但是在各个单位的实践过程中，各个环节衔接的十分不健全，导致档案材料流失严重，当需要用到材料时发生无材料可用，或者不健全导致无法开展工作。对于录制的光盘要按照统一的规格保管。特别是机关单位各个重大会议的影像资料，要明确档案的类型。各个会议的录音要求清晰，要使用WORD或者WPS进行编辑，要对所有资料进行说明包括时间和内容。数字档案要统一保管在档案库，并且每一份声像资料要做好备份，要提高抗灾能力。在后期任何组织和个人不允许通过各个理由私自复制，涂改。所有的原始版本资料不得外借。如果在保管过程中出现资料外泄等十分重大的失职情况发生，要按照法律规定和单位的规章制度追究其责任。声像档案如果要销毁需要按照相应的文件去执行文书档案和科技档案两类进行销毁，不同的档案要按照不同的方法销毁。声像档案要实施有效的监督管理，管理工作就是为了更好地确认时间和移交手续。在这个过程中，要安排专门的专业人员执行。要明确设备和专业的人员录制并且管理档案的人员要按照按律法规去操作管理。要找专门的机构去执行这一标准，监管流程。

3 有效对策

1）加强领导干部的管理，各个机关单位的领导重视档案工作是保证其成果性的重要方面，提高全体员工的档案保管意识，保证各个部门的全力支持，大力宣传其重要的意义。

2）要建立起完善的规章制度，要根据法律制定政策，建立规章制度，强化管理，明确各个部门的责任，做到有法可依，有据可循，违法必究。对声像的日常管理，节约，利用做出明确的规定。对于要长期保管的文件要建立档案馆，把永久，长期保存的文档移交档案馆，确保档案的齐全完整。

3）广泛征集，防止流失。必须要采取一切可以利用的手段。提供物质上的保证。要对收集上来的重要文档统一管理。要运用相关文件，上门寻求形式，广泛征集，防止重要文件流失。

4）创造条件妥善保管。要派遣有责任心懂得专业技术的通知担当此工作。并且在硬件设备和资金上要给予重要保证。对于重要资料要严格控制其保存调整存放条件，严格控制其存放的湿度，温度等。保证其存储的稳当的寿命。

5）声像档案如果要移交其他部门，过程一定要填写相关档案，写好移交的清单，并且移交过程要让研究合格方签字，双方各留一份清单，不符合相应规定的要退回原单位限期整改。

4 专业人员培养

加强培养合格的档案管理员，既要懂得档案学又要懂得现代网络的相应知识。目前我国相应的专业人员正在壮大，素质和专业知识也不断地在提高，也要让相应工作人员意识到工作的重要性，努力提高自己，让自己成为知识和技能的通才。

5 结束语

档案管理是目前各企事业单位的重中之重。我们一定要加强认识，保证重要文件能够长期保存。如果在众多问题没有解决的前提之下强行进行档案管理，势必要造成资源和资金上的浪费。因此，我认为在目前的条件下各机关单位和学校，要在建立起完善的规章制度和硬件条件后再进行高科技的档案管理。档案管理是实现四个现代化的重要途径之一，可以为后代留下很多珍贵资料。我们一定要认识到重要性。