动力能源公司档案管理系统的建立

钱 伟

（首都机场集团公司，北京 100621）

1 动力能源公司档案管理的重要性及目的

作为机场专业化公司，成立于2000年5月的北京首都机场动力能源公司凭借着其高水平的管理模式，业已跻身于“机场能源动力运营领军企业之一”。好的管理方法和流程再造是动力能源公司发展的法宝之一。2010年初，动力能源公司将档案管理建设纳入管理系统。

在公司现阶段，加强档案管理是非常必要的。公司成立了将近十周年，所形成的重要文件分散于各个单位，加上间断的组织机构优化调整，人员的变动使得对文件的重要性认识不足，造成了部分文件的流失。保存遗留文件的人员由于工作职责变化，造成使用者从职责部门无法查阅到相关资料，形成了信息的极不对称性，最终，就算是找到了文件的存放地，也基本没有什么技术专业手段使之快速找到所需要的文件。因此，从使用方便性，保存手段，信息对称性等角度来讲都极大影响了工作的开展，给公司的快速发展带来了不便。

档案管理属于企业信息化的基础工程之一，基于上述档案管理对于动力能源公司的重要性而言，档案管理的初级目标就是以确保有用档案信息的收集、安全保存、共享为原则，以档案资源建设为核心，以扩大档案开发利用为目的，建立科学、统一的档案管理模式、制度和标准，以加强对本企业各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用，加强企业档案的现代化管理水平，为企业的管理、运营、审计、研究等工作提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务，并为档案信息化建设打下基础，以适合企业发展需求。

2 档案管理工作的开展

管理初期，对本单位的档案管理活动及其现状进行了详细的调查研究，了解到：

1）公司共设有九个职能部门，五个分公司，但公司的档案只有公司公文、会计档案（自2004年后一直没收过）向集团移交，按机构测算这种归档量是远远不够的。

2）而集团档案室共管理下属22个驻场单位的文书、基建、会计、声像、荣誉、合同、房产等七类（近10万卷册）档案的收集、归档、管理和提供利用工作，没有精力对每个单位的档案收集进行细化。

3）留存各单位末上交的档案保存混乱，存放于各处，无详细标识，经常是查找一份文件要从柜头翻到柜尾。基于此，公司成为独立的立档单位，进行档案统一管理是非常必要的。

根据档案管理现状，明确了档案管理初期要完成的工作是：

1）对公司各单位现有工作数据进行清理普查，最终由各单位负责人进行签字确认。上交后由档案管理人员及鉴定人员对整体数据进行分析，并对数据进行使用。

2）要求各单位对留存重要档案进行登记、整理、定时移交。

3）建立档案管理制度及归档规范化管理方法，并进行试点试用。

对数据的清理普查：共设计了两个表格，一个是《以前积存需归档档案列表》的表格，这部分是各单位认为重要的目前在存资料数据，只是没有按一个统一标准进行整理的部分；另一个表格是《公司基础数据整理汇总表》，这部分是各单位各级负责人确认过的、现阶段所形成的重要常规性数据。通过大家对这两个表格的填写及多次的沟通，初步确定了公司应收集的档案范围及收集清单。接下来设计收集计划，基于以前留存重要档案的不良保存状况和流失情况，这部分安排在收集的第一步。首先将这部分档案分类：分别为工程项目档案、会计档案、文书档案、合同档案。类别分好后，参照国家档案法相关规定撰写了收集整理规范（试用文件，在整理过程中发现问题逐步完善），在正式收集档案前，对档案收集的重要性及规范中的条款进行了解释宣传。

由于基础工作做得比较扎实，工作中有依据有规范，整理相对来说只是个时间问题，当然在这期间也发生很多细节矛盾问题，现场了解沟通是解决档案整理问题的最好方法。

接下来，进行档案室内文件的分类、排架、编号，由于目前档案的收集量达不到一万卷，按档案管理要求暂可不用代码进行编号，为了清晰简洁便于利用，首先将档案室的排架进行了整体分配，并对未来形成档案进行了空间预留。位置标识定好后，采用年度-机构（问题）-保管期限分类法进行分类，在同一类别内进行大排行排序。

档案管理一方面要在提高本企业各类档案科学化、规范化管理水平的同时，最大限度的减少档案管理人员的劳动强度，提高档案工作的效率和质量；另一方面在实现本公司各类档案资源的集中统一管理的基础上，扩大档案的共享范围和利用效率，通过档案的提供利用，为各级管理人员提供决策支持和信息服务，提高公司生产、经营、基建、管理工作的效率和质量。

分散各处的重要档案收集任务完成后，为了使档案管理顺利纳入正轨，避免成为信息孤岛，充分利用公司在各项业务活动中形成的信息资源，并将工作开展初期形成的数据加以使用，使档案管理的触角伸向前端：拓展档案收集的途径，提高档案收集的归档率、完整率、准确率，从而保证企业档案信息资源的完整性。同时，在后端，把档案信息资源的利用延伸到办公自动化进程中去。具体做法体现在，在收集档案的过程中，依据现有条件简单将办公自动化应用于传统的档案接收方式，将接收纸质目录改为接收电子版目录，这和以往传统要求不同，传统要求在每盒档案的第一页手写（或打印）一张卷内目录，依靠卷内目录进行档案查找。更改后，极大的加快了档案使用、查找效率。在公司不适宜且没有条件使用档案软件系统的时候，快速满足了档案利用的需要。

扩大档案的利用，提升了档案和档案工作的价值。这种前后并进的档案管理理念将档案管理的功能得到充分的发挥。

3 档案管理系统建立一年多以来所取得的成果

1）档案室内档案标识清楚、目录齐全、分类明确、存放合理、温度适宜、保存完好。如需查找目录内档案，1分钟内即可找到。

2）截止5月1目前，共收集档案4114件（册），1199盒（单套原件，不算副本），共涉及9个部门，五种类别：财务、文书、工程项目、合同、其它。共接待有记录查（借）阅67人（次），无记录内部自查多次。为公司十多个单位做到了及时有效服务。

3）为公司两例经济纠纷案件及时提供了有效原始证据。

4）为公司内、外部审计工作提供了详细的过程材料。

4 档案管理系统的下一步发展

目前公司的档案管理处于初级阶段，随着工作的开展和问题的解决，档案管理工作将进一步完善和优化。目前，集团公司正在建立数字一体化系统，此系统软件目前已在测试阶段，测试合格后，我公司也会随之应用，那时，除涉密档案外，公司的档案将根据权限在内网上开放，内部员工可随时进行浏览、查阅、参考。

纸质档案和电子档案的双轨保存，更有利于重要档案的长久高效使用，高效系统的建立以数据为基础，以实物原件为保证，这将极大的补充完善公司决策系统，为公司的未来优化决策。