加强工程档案管理保障水利工程质量的有效策略探讨

任艳春

（安徽省茨淮新河工程管理局，安徽 蚌埠 233010）

水利工程是我国经济发展的重要命脉，是维护我国生态平衡的重要保障。随着水利工程的不断发展，近几年，水利工程档案管理也逐渐受到人们的关注，其在水利工程中，主要任务就是进行计划的有效执行，对工程工作总结，还需要对紧急状况展开处理工作，工程后期需要进行方案的改进或者工程的扩建，档案管理都发挥着重要作用。可以说，档案管理贯穿了整个水利工程，因此，相关水利工程档案管理人员要用科学合理的手段展开工作，有效发挥其在保障水利工程质量的作用。

1 在水利工程建设过程中加强工程档案管理的意义

1.1 水利工程的具体需要

在水利工程建设过程中，档案是整个工程极为重要的有机组成部分，水利工程的质量好与坏，能够通过档案，直观的反映出来，而水利工程档案管理对水利工程质量的调控起着至关重要的作用。水利工程档案管理贯穿了整个水利工程的建设，分别体现在水利工程建设初期的调研和立项，建设审批工作，实地考察设计工作以及与施工管理以及后期维护等多个阶段。从一些通俗易懂的角度出发，水利工程档案管理就是水利工程建设的伴随品[1]。

1.2 适应相关法律法规

而从法律层级上考虑，水利工程档案也是国家档案的重要组成部分，科学有效的对水利工程档案展开管理，实际上也是国家档案管理相关法规所赋予的职责。所以，在水利工程档案管理的实际操作过程中，具备非常明显的强制性功能。在现阶段发展过程中，我国行政管理部门与水利工程建设之间联系、融合的越来越密切，从而使强制性管理过程中，行政色彩突出得越来越明显。也就是说，只有工程获得行政许可，以此作为前提条件，水利工程档案管理才可以顺利进行下去，这也是水利工程施工的必备条件。与此同时，在水利工程即将竣工，进入到审查阶段时，水利工程档案管理也是审核的其中一部分。我国水利部门出台过相关政策，有明文规定水利工程需要构建专门的档案验收项目，如果工程档案不合格，水利工程项目不予竣工验收。针对水利工程档案验收的相关事项考虑，国家发改委和档案局都做出了相关制度规定，进一步提升水利工程的质量。在水利工程相关部门例行执法检查的过程中，水利工程档案管理项目是重点检查项目，因此，水利工程相关人员一定要做好档案管理工作，使水利工程质量得到有效提升。

2 水利工程档案管理现存的问题

2.1 档案管理意识薄弱

现如今，我国政府部门不断对水利工程建设做出制度上的改革管理，同时，水利工程项目负责人对工程的监管也有所革新，这都会在一定程度上使水利工程档案管理的制度，所存储的形式以及档案管理的内容发生改变。但是在革新过程中，相关部门和人员忽视了一个非常重要的问题，就是水利工程档案管理人员管理意识薄弱这一问题，依旧没有发生改变。首先，有一些档案管理人员专业素养不高，对档案管理的重要性没有一个清晰的认知，在进行档案管理的时候，比较欠缺严谨性，导致最终水利工程档案信息没有办法很好的应用到实际工程质量检测过程中。其次，一些档案管理人员的管理意识相对淡薄，在收集工程档案信息过程中，信息收集的不够全面，使工程重要信息不能发挥其作用。

2.2 档案管理监督力度不足

当前阶段，水利工程档案管理工程部门行政部门，在实际施工过程中，比较注重追求整个工程的进度，在一定程度上忽视了档案管理的监督力度，在管理中，缺乏针对性监督。一部分水利工程档案管理监督人员对现场施工不够了解，档案管理也因此缺失严谨性，影响整个水利工程建设的质量。

2.3 档案管理技术有待提升

相对于一些各项技术发达的国家而言，现阶段，我国水利工程档案管理技术仍旧处于相对落后的阶段，大部分水利工程档案管理部门对工程一些信息的收集、处理以及存储手段等，还利用传统手工的方式，缺少信息化技术元素，导致信息处理慢，档案信息管理效率相对较低，甚至会导致信息存储出现一些漏洞，使水利工程资料丢失，影响后期档案资料的查阅和参考[2]。

2.4 档案管理人员专业素质有待提升

在水利工程档案管理过程中，一些工作人员常会是临时人员，岗前培训工作也没有做到位，日常工作中，缺乏专业性素养，其不能有效保障信息归档的及时性，规范性，从而给水利工程质量造成不良影响。有一部分工程档案管理人员一直处于项目档案被动接收、转移的地位，未能主动利用现代化信息网络技术，及时、全方位的管理档案，从而使档案管理的效率和质量无法有效提升。

3 加强工程档案管理保障水利工程质量的有效性措施

3.1 强化对水利工程项目档案的认知

要想加强水利工程档案管理，使整个水利工程档案管理的质量得到有效保障，首先需要做到的就是档案管理上级人员要加强对水利工程项目档案的认知，逐步改正现阶段存在的重视建设而忽视档案管理的思想，从工程项目法人，相关技术人员，监督管理人员到档案管理的工作人员，都需要认真学习档案管理方面的法律法规，并且有组织有计划的展开学习，做到思想与实际操作的统一，在业务方面，也需要统一标准，建立实施管理的标准化要求，对水利工程项目档案管理的重要性，有一个清晰的认知，从管理的上级人员到基层人员，都需要做到步调一致，和谐统一。其次，档案管理工作的责任制度也需要做好规划，责任制度严把关，层层落实到个人，哪一区域出现问题，直接联系责任人，并不断帮助水利工程档案管理人员增强责任心、自觉性和使命感，使项目法人责任更加明确。最后，在实际档案管理过程中，还需要建设分级管理的档案管理体系，使责任分工明确，整个档案管理部门乃至整个工程管理共同想计谋，进一步促进水利工程档案管理工作作用发挥到最大化，保障整个水利工程建设的质量[3]。

3.2 逐步完善档案管理机制

全国各个水利部门需要将档案管理纳入为重要议事日程，构建管理专人负责制度。在水利工程建设竣工之际，工程档案就需要准备齐全，保障档案资料的完整性。如果要充分履行这一点，在工程项目开始阶段，就需要确立领导专门负责人，成立专门的负责小组，这个小组内部成员需要工程建设单位，相关监督管理单位以及施工单位共同组成。从水利工程项目立项开始，展开通盘的考虑工作，建立健全档案管理制度，有针对性的根据问题，实施措施。使档案管理能力能够更好的适应水利工程建设规律。实际工作中需要特别注意，水利工程档案管理工作一定要与工程建设同步，不能脱离工程建设，使水利工程档案管理工作一直在正轨，使组织和思想都得以落实，做好档案管理的监督检查工作，实时掌握档案管理的动态，发现问题，及时处理，并做好预防工作。同时，也需要加强横向与纵向的信息化联通，加快档案管理进程[4]。

3.3 强化档案现代化信息管理

如今的时代是信息化高速发展的时代，在这样的时代背景下，互联网信息技术被广泛应用到现代管理中。所以，水利工程档案管理也需要跟紧时代的步伐，实现现代信息网络化管理。在水利工程档案管理工作中，可以根据实际情况，引入信息网络化设备和管理技术，比如计算机、扫描仪，以及光盘刻录机等信息化办公设备，实现水利工程档案的数字化管理。同时，水利工程档案管理部门还可以尝试着开发档案管理软件，使档案管理数字化与办公室自动化有效融合。在信息网络化档案管理中，需要运用创新网络技术，建立档案管理数据库，使全部档案信息更好的被存储，做好档案资料的分类工作，构建图片、文字与视频想结合的现代化多媒体数据库。还需要逐步提升信息网络管理质量，保证水利工程档案管理的信息化硬软件都能够在正常的状态下运行，提高档案管理的安全性。

3.4 创新管理手段，提高工作时效

一般情况下，工程项目大致可分成开始的立项阶段，调查设计阶段，施工阶段和最终的竣工阶段，为了保障水利工程档案的齐全，在档案管理过程中，需要分阶段展开档案的收集和管理。收集的过程中，首先，要深入工程现场，做好考察工作，保障档案的完整性。水利工程中，大部分原始档案资料都来自施工现场，档案收集管理人员要亲临现场，保证档案资料的精确度，并仔细核实，及时发现问题，有效解决。其次，水利工程档案管理人员需要积极与驻地工程师配合，有效掌握整个工程的进度和施工人员监察资料等。最后，档案管理人员需要明确施工时限，保证档案资料的完整性。针对那些周期非常短的施工档案，需要实时观测，及时收集；反过来，如果施工档案的周期性比较长，则需要分时间段规划，有效规避资料混淆或者遗漏的问题。如果档案资料需要向有关部门转交，一定要确保移交手续是完整的，充分体现档案管理的严谨[5]。

3.5 运用有效手段，提升档案管理人员综合素质

水利工程档案的种类非常多，而且其载体具有多样化特征，这对档案管理人员的知识水平、技术能力提出了更高的要求。因此，水利工程档案管理人员不仅需要具备良好的档案知识，还需要有过硬的管理技术，不断提升综合素养，这样才能更好的适应水利工程档案管理环境。比如，周期较短的档案，管理人员需要抓住时机，及时收集。在水利工程竣工的时段要及时验收，档案管理人员需要积极参与。在提升档案管理人员综合素质过程中，水利工程部门需要做好组织培训工作，定期展开培训，可以邀请专业档案管理人员进行讲座，为档案管理人员传授经验。主管部门也需要不定期抽查，展开交流活动，使水利工程档案管理人员拓宽管理视野，充分了解专业性管理知识。档案管理人员要加强管理的责任感，跟紧整个水利工程施工工期，仔细筛查资料。相关监督人员要恪守岗位，深入施工现场监督并管理档案管理人员，使其档案管理意识不断强化，形成及时归档，及时归还的良好工作习惯，进一步提升管理综合素质，保障水利工程建设质量[6]。

4 结束语

总而言之，水利工程档案管理是水利工程施工建设质量的直接的反映，是真实工程的有效记录。因此，在水利工程建设过程中，水利工程档案管理人员要重视档案的收集、归档和信息化存储，做好档案管理工作，为整个水利工程施工建设提供保障力，使我国水利工程事业稳步前行。