行政机关档案管理规范化建设

丁文玉

（惠民县法律援助中心，山东 滨州 251700）

随着我国经济的不断发展，对行政机关的发展提出了更高的要求，行政机关要满足国家发展的需求就需要进一步进行改革发展。而在行政机关改革和发展的过程中，因档案管理涉及的内容比较繁杂，同时又对行政机关各项工作的开展具有极其重要的作用，加强行政机关档案管理工作的改革，让其变得更加规范和标准就显得尤为重要。为保证行政机关改革工作的顺利进行，加强行政机关档案管理规范化标准化建设成为必要环节。

1 行政机关档案管理规范化建设的重要性

行政机关档案指的是机关从事各项工作形成的真实记录，工作人员参考这些工作记录可以预测今后开展工作的方向，并从中借鉴工作方法和经验，维持国家政策的施行和社会秩序，保持国家决策的有效性、连续性，起着不可替代的凭证作用。换言之，行政机关档案是原始记录，如实反映行政机关在实际工作中的艰辛和取得的成果，对科学开展行政机关工作有重要意义，通过完整的档案可以了解行政机关工作的基本发展脉络，及时发现问题并总结经验，是宝贵的信息资源。当然，行政机关档案的重要价值在于挖掘及利用档案信息的效益，只有规范管理档案，才能做好信息挖掘利用工作，体现行政机关档案的价值。行政机关档案工作者研究档案管理的规范化建设不但有助于行政机关完善记录、有效运转，还为充实馆藏档案资料打下基础，为国家积累档案财富，为人们提供原始凭证，为行政机关提高档案管理水平、建设和谐社会提供有效服务。特别是随着行政机关工作任务日益繁重，规范化的档案管理是行政机关提高工作质量的重要保障。

2 行政机关档案管理中存在的问题

1）重视程度不足。行政机关在进行改革和发展的过程中，应当加强档案管理规范化和标准化建设，为各级行政机关的改革和发展提供有力的保障。但是在实际的工作过程中，部分行政机关未能及时地认识到档案管理建设的重要性，始终将经济效益放在工作的首位，忽略了档案管理对行政机关工作的优化和管理作用，导致其对档案管理的规范化和标准化的重视程度不足，严重阻碍了档案管理规范化标准化建设工作的持续推进。

2）档案管理人员业务能力不强。现阶段从事机关档案管理的人员大多年龄偏大，对专业知识的学习能力不能适应当前多变的工作需要，对复杂归档资料不能进行准确地甄别和筛选，对一般性工作和重点工作区分不清，保管期限划分不明，造成各单位的案卷数量逐年递增、信息冗杂，许多机关档案“只进不出，卷满为患”。

3）归档载体单一、内容单一。目前机关档案主要以各单位的文书档案为主，缺少对重大活动、重要会议文字音像资料的收集。档案的分类简单，内容不全，除了能够反映本单位主要活动的文书档案以外，缺少突出地方特色、反映某一专业领域的专门档案。

4）档案管理手段和方式落后，档案利用率低。在实际工作中，部分行政机关档案管理和利用还处于原始的手工模式，大多没有使用现代信息技术，仅仅只能实现归档文件目录的电子化，而对于档案的整理归类、查询利用仍靠人工来完成，造成机关档案管理者重复性工作多，工作效率相对较低，查档人员也很难在短时间内检索到大量相关度高的档案资料。

3 提高机关档案管理规范化建设的策略

1）完善处理系统，重视文件处理。要改变行政单位的档案处理模式首先需要加强档案处理宣传作业，详细讲解档案处理的相关知识和法律法规，使单位领导和处理人员处处留心档案处理、管理等各项作业的内容。弄清、搞懂不同文件的重要性区别。不同的行政单位还应根据自身展开情况拟定相对完好的档案处理制度。它将处理职责分为个人，并守时进行评价。对未能实行该系统的人员处以相应的处罚。

2）增加投资资金，改善处理环境。在单位领导充分了解档案处理作业的另一方面，还必须增加档案处理设备的资金投入，通过引进现代化信息管理设备和系统，通过互联网实现档案的互联互通，实时更新和管理，有效改善管理人员的办公环境，有利于实现档案管理的规范化。并改善信息的信息处理，装备计算机和实施网络文件处理。

3）培养专业档案管理处理人才。行政单位还必须重视档案管理、档案处理人才队伍的建造，培养一支专业的处理人才队伍是必要的。该单位还必须守时展开档案专业知识训练，使他们了解档案处理的重要性，并使档案处理技术的展开一直保持最新状态。把握，一直运用最先进科学的方法加强档案管理。一同，提高档案管理人员的专业素养，定期培训，同时建立管理制度，明确岗位职责，不要捉弄命运，真实全心投入档案处理工作。在人员转移和调动方面，该单位还需要引进专业的档案管理人才以及信息管理人才，优化单位档案管理人才队伍建设，从而提高档案管理水平。

4）加快文件处理“互联网+”信息化进程。完成科学，现代的档案处理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息时代的到来对档案处理的现代化提出了更高的要求。这就要求文件处理部分增加资金投入，充分有效地运用计算机等现代技术设备，建立高效的信息管理系统，及时精确地导入文件信息，完成文件处理的自动化和电子化处理，提高文件检索效率。

5）档案管理制度规范化。完备的制度是机关档案工作规范化运行的保障，机关档案管理制度建设可从下面三个管理制度来着手：一是档案管理职责类制度。职责分为组织机构职责、领导职责和档案工作人员职责，这一制度可以通过明确岗位的职责来实现。明确行政机关分管档案工作厅领导职责、办公室档案管理工作的职责、办公室专职档案员和各处室兼职档案员工作职责。二是档案工作环节制度。根据工作实际，制定适合行政机关的档案归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度、保密制度、销毁制度、移交制度。三是机关业务档案管理制度。为行政机关业务档案管理规范化提供了有力保障，也为司法行政机关业务档案管理制度顶层设计打下坚实基础。

6）档案资源利用规范化。档案资源的利用情况可以反映规范化管理的程度，也可以检验出机关档案管理规范化问题。机关档案归档完整、检索系统的建立、存量档案的数字化程度、档案资源的编研成果都是档案资源利用的制约因素。在建立健全检索系统上，档案查询系统主要包括日常查考的元数据检索和面向编研的全文检索。要建立起这两大查询检索系统，离不开档案文件属性的健全、档案管理属性的健全、内容属性的健全，离不开档案的全文数字化，这正好与机关档案管理规范化融合。在开展机关档案资源编研，编写资料汇编上，既要注重内容和形式的创新，也要体现出本机关专业的特点。

4 结束语

综上所述，行政机关档案管理的规范化是机关实现档案工作高效化的基础、前提，档案工作者务必要正确认识档案管理情况，促使档案管理工作越来越规范，不断深化机关档案管理改革，最大限度发挥档案的价值，为行政机关高效履职提供可靠支撑。