人力资源战略伙伴定位下人事档案管理模式创新研究

(安徽大学管理学院 安徽 合肥 230000)

一、引言

彼得德鲁克认为人是企业唯一一项真正的资源，当今时代的竞争是人才的竞争，人才是一个企业竞争力的重要组成部分，是一个企业一切创造力的源泉。

人是企业组成的最基础元素，人才是企业长远发展的重要条件，人力资源管理是企业重要工作之一，而获取优秀人才并发挥其最大价值则是人力资源管理部门最核心工作之一。从 HR到 HRBP的发展，人力资源管理实现了人事统筹管理到人事专业化的跨越，人力资源管理已经深入到企业的业务单元，完善业务单元的人力资源管理工作的同时培养和发展各级干部的人事管理能力，从而实现企业整体人力资源的有效利用。人力资源管理不仅要做好人力资源部门与业务部门之间的桥梁，更要成为整个企业发展的纽带，联系企业的横向建设，贯穿企业的纵向发展，成为企业的战略伙伴，为企业的战略规划提供支持。人力资源管理是围绕“人”展开的一系列管理活动，人事档案是一个人人生轨迹的重要依据，是人才信息的重要承载，人事档案能够清晰真实地反应一个人的学习生涯、工作经历、奖惩情况等，也能反应一个人的德行素养，为人力资源管理提供信息支持，对人力资源管理有着重要的意义，对企业战略有着重要的意义。在人力资源战略伙伴定位下，如何对人事档案进行开发、利用、存储，使之成为人力资源的战略伙伴，使人力资源成为企业发展的战略伙伴，是一个值得思考的问题。

二、企业人事档案是人力资源管理的战略伙伴

(一)助力企业人力资源规划。在对企业现有人力资源状况分析时，企业要清楚当前人力资源的数量、质量以及本企业在外部环境下的优势劣势，根据企业目标对未来人力资源需求进行预测，找到本企业人力资源现实与理想之间的差异，并将当下劳动力市场的现状与企业人力资源现状相结合，对企业未来人力资源进行预测，制定企业人力资源规划方案。完备的人事档案管理体系可以体现一个企业的人才数量和质量，还可以在一定程度上发现员工潜能，加强企业内部人员流动的合理性、科学性，对企业内部人事调动有着重要意义。企业人事档案可以对企业员工进行人才分类，对人才储备进行分类管理，掌握当下企业人力资源优势劣势，把握企业人力资源现状，根据企业目标更加科学有效的制定人力资源规划。

(二)提高招聘质量。当下企业人力资源的外部招聘环节，大多通过简历的筛选后，采用结构化面试的方法进行。简历体现了一个人的身份、工作技能经验以及受教育情况等信息，面试展现一个人的性情、精神面貌、反应能力等情况，招聘人员利用在简历筛选、面试等环节中获得的信息，选择符合企业要求、适应企业发展的人才，但这样的招聘方式存在着缺陷。首先，简历是信息美化后的产物。简历是应聘者本人对自己主观性的介绍，可以体现应聘者的工作技能和工作经验，但简历内容多数都是积极的，不能全面体现应聘者的素质，且有可能存在一定程度的夸张和虚假，并无从查证。其次，面试存在技巧性。随着教育培训行业的发展，市场上出现了大批培训机构，针对各种考试、面试提供教学服务，出现了应试模板化的现象。大量应试“万能公式”、“万能话语”为应聘者进行伪装，面试官很难再从面试中得到太多真实的信息，使得面试失去了原有的意义，面试官难以通过面试这一环节了解应聘者的性格特点、职能倾向等信息。最后，简历和面试都存在一定的短期性。简历和面试所展现出来的都是一段时间甚至只是当时情况下的状态，不能体现应聘者长期以来的情况。这种招聘方式存在的缺陷使得在人力资源招聘与甄选的过程中存在偏差，难以保证招聘质量。企业人事档案体现一个人经历、学历、品德、奖惩等情况，是一个人客观面貌真实的长期的反映，可以弥补招聘环节中存在的缺陷，从而提高招聘的质量，进而为企业选择优秀的、适配的人力资源。

(三)提高培训针对性。对于企业而言，培训可以提高员工素质，加强员工工作能力，降低成本，提高工作绩效，使得企业人力资源得到充分的利用。对于员工来说，培训可以提高自我的能力素养，更大程度的实现其自身的价值，提高对企业的认同感、归属感和责任感，提高工作满意度。有效的培训可以带来效益，但无效的培训增加了企业的成本，浪费了人力资源。不同方式、不同类型的培训可以产生不同的效果，企业在对员工进行培训之前，应进行培训需求分析，分析企业发展战略，确定企业的目标，并通过岗位分析，明确岗位性质以及岗位所需人力资源的性质，进而对员工进行胜任力分析，了解员工的优缺点，从而对员工进行针对性的培训。了解员工的胜任力情况，不仅可以通过工作绩效、工作表现，也可以从人事档案中获得信息。企业人事档案是对员工所有人事活动真实性长期性的记录，体现出员工的受教育程度、成长经历等情况，不仅可以体现员工单方面的工作素质，更能全方面的体现员工的素养和品行，有助于因材施教，从而提高培训的针对性，降低企业的培训成本，切实提高员工的素质，实现培训的意义。

(四)选择激励方法的依据。马斯洛需求层次理论指出人的需求是分层次的，人类需求从低到高呈阶梯状分布且逐级出现。每个人所处层次不同，需求不同，表扬、晋升、奖金等激励方式对企业不同员工有着不同的效果。在人力资源管理过程中，要想实施有效激励，优化激励的效果，就要掌握企业员工的不同需求，从而“对症下药”。企业人事档案不仅记录了个人生平经历、受教育程度、工作经验的信息，也记录了个人家庭信息、社会关系等情况，能够更加全面的了解企业员工的需求，根据员工不同的需求，选择不同的激励方式，强化激励效果，充分调动员工的积极性，提高工作绩效。

三、人事档案在人力资源管理中利用不充分

(一)利用意识淡薄。企业对人事档案投入低，利用意识缺乏。企业领导者档案意识薄弱，没有认识到人事档案对企业人力资源管理的作用，没有意识到人事档案对企业发展的意义。领导者对档案的不重视必然导致企业对人事档案的低投入，也导致在人力资源管理中对人事档案的忽视，从而缺乏专业的人事档案管理团队，缺少专业的人事档案管理设备和人才，导致人事档案利用不充分。有些企业对人事档案长期处于忽视状态，没有设立人事档案管理部门，人事档案管理的工作由人力资源部门兼管，管理意识薄弱、专业技能不够导致人事档案利用不足。有些企业对人事档案进行了简单的管理，但仅仅停留在信息核查阶段，没有对人事档案进行开发利用。一些企业建立了人事档案管理部门，但人事档案管理方式落后，设备陈旧，导致工作效率低下，阻碍了对人事档案的利用。

(二)利用角度狭窄。“重储存，轻利用”。许多企业对人事档案的管理仅仅停留在收集档案、存储档案的阶段，并没有对人事档案进行开发利用。企业将员工档案收集进行简单规制，并没有对人事档案进行利用，没有发挥人事档案的作用，导致人事档案利用不足，也忽视了人事档案对企业人力资源管理的意义，成为企业对人事档案不重视的原因。“重审核，轻挖掘”。企业在对人事档案管理时，重在对人事档案内容是否符合政策规定进行审核，重在对人事档案内容全面性进行审查，没有对人事档案中体现的信息资源进行利用，或是在人事档案利用中，重在对人事档案内容中违章违纪等负面信息进行审查，没有对人事档案信息资源深入挖掘，忽视了对人事档案中体现员工能力、德行等积极信息的利用，没有发挥人事档案的积极作用，造成了人力资源管理中对人事档案利用的不足。

(三)人事档案自身存在不足。人事档案内容上存在不足。人事档案记录个人生平经历、人事调动、工作经历、受教育情况等信息，但由于在人事档案管理中档案意识薄弱、专业技术不强或档案调动等原因造成人事档案内容残缺，后期没有及时补充完善，人事档案内容陈旧、信息不全从而影响了对人事档案的利用。伪造文凭、篡改档案等现象导致人事档案内容失真也影响了对人事档案的利用。人事档案信息化程度低，阻碍了人事档案的利用。人事档案的工作依旧处于手工、半手动操作阶段，工作效率低下，大多企业人事档案管理工作没有建立电子人事档案管理系统，信息由纸张承载，不仅在收集、查找、翻阅等工作上耗时耗力，且存储上也有较高的要求，不恰当的存储容易造成纸张损坏，影响人事档案内容的全面性。信息化程度不高加大了人事档案利用的成本，难以整合提取到的有效信息，使得企业在对人事档案利用不足，难以发挥人事档案在人力资源管理中的作用。

四、构建人力资源战略伙伴视角下人事档案管理新模式

(一)建立专业人事档案管理体系。企业应加大对人事档案管理的重视程度，要认识到人事档案在企业人力资源管理中战略伙伴的地位，认识到人事档案对企业人力资源管理的作用和意义，增加对人事档案人力、财力等各方面的投入。企业应引进人事档案专业人才，对企业中从事人事档案管理的工作人员进行专业的培训和指导，提高人事档案工作者的水平和能力，构建人事档案管理专业队伍，实现人事档案管理的科学化。企业应引进先进的人事档案管理设备，为人事档案的利用奠定基础，从而提高人事档案的利用率，实现人事档案利用的有效化。企业应遵循人事档案管理的相关法律法规，制定符合企业发展的人事档案管理制度，做到人事档案管理有章可循、有理有据实现人事档案管理的规范化、合理化。建立专业的人事档案管理体系，提高人事档案在人力资源管理中的利用率，充分发挥人事档案的作用。

(二)充分挖掘人事档案信息资源。人事档案是个人信息的承载，人事档案里所记载的信息资源是人事档案对于人力资源管理的意义所在。首先，企业要扩展人事档案的利用角度，从信息的核查、审阅扩展到信息的挖掘、利用再到企业人事的管理，多个角度利用人事档案，充分发挥人事档案在人力资源管理中的作用。然后，企业要转变人事档案的利用方式，从消极利用向积极利用转变，在利用人事档案查阅企业员工人生经历、工作经验的同时，从中发现企业员工的能力和潜力，不再是仅仅利用人事档案审查企业员工违纪处分等行为，而是对企业员工的素质、德行、优势、潜能等进行挖掘，了解员工的工作资质，发挥人事档案的积极作用，从而实现人力资源的有效利用，为企业人力资源规划提供人才支持。

(三)完善人事档案内容。随着企业人力资源管理的发展，陈旧的人事档案内容不能满足企业人力资源管理的需要。首先，及时补充人事档案的内容。人事档案工作者要及时的记录企业员工的人事调动、工作表现等情况，确保人事档案内容的更新，实现人事档案的有效利用。然后，增加有效信息，提高人事档案的利用价值。笔者符莹莹提出“人才只有能力是不够的，对于某些掌握着企业核心技术或商业秘密的岗位，信用状况是决定职位人选的重要因素。”企业人事档案更多的是对员工工作情况的主观评价和客观情况的记录，缺少对个人信用的记录。要在人事档案中增加员工工作绩效情况，反应员工的出勤、工作考核等，工作绩效不仅可以反应员工的素质能力，也是奖惩的重要依据。可以在人事档案中增加员工的家庭信息，了解员工的生活情况，对有特殊需要的员工进行帮助，满足企业员工的需求，提高员工的归属感认同感，从而促进企业发展。完善人事档案内容的同时，可以对人事档案内容进行分类管理，从而提高人事档案的使用效率，更好的发挥人事档案的作用。

(四)人事档案信息化。传统的人事档案以纸张为载体，采用手动管理的方式，可随着企业规模的不断扩大，员工数量的增加，手动管理人事档案已经难以满足企业的需要。科技的发展，互联网时代的到来，为人事档案信息化提供了可能。推动人事档案信息化，使用计算机管理，建立电子档案，可以有效的对人事档案进行储存、检索、研究，大大提高人事档案的利用率和使用效率，不仅提高了人事档案的工作效率也降低了成本，改变了传统人事档案存储困难、工序繁琐、效率低下的弊端。人事档案信息化依托于先进的设备、相应的网络技术，依赖于人事档案管理系统，为企业人力资源管理提供支持。但是，人事档案管理系统的开发与完善仍需要不断的研究、探索。人事档案的本质是信息，网络信息的安全问题也值得深入研究与考量。

五、总结

人才是一个企业的核心竞争力量，企业要充分了解现有的人力资源状况，做出科学的人力资源规划，做到人尽其才，充分发挥人才的作用，才能使企业获得源源不断的动力和能量。企业人事档案是企业人力资源管理的战略伙伴，可以为企业人力资源管理提供信息支持，促进企业人力资源管理的发展，提升企业的核心竞争力。一方面由于现阶段企业对人事档案不够重视、利用角度狭窄，没有将人事档案放在人力资源管理战略伙伴的定位上，缺乏专业的人事档案管理人才，对人事档案的开放远远不够，没有发挥人事档案的作用。另一方面因为人事档案自身存在内容质量不高、管理方式落后等问题，使得人事档案在企业中长期处于边缘地带，利用率低下，难以发挥作用。但是，人事档案作为人才信息的载体，是人力资源管理的战略伙伴，在企业中仍然有着不可替代的作用，构建人事档案管理新模式，对于企业人力资源管理的发展有着重要的意义。企业必须认清人事档案是人力资源管理战略伙伴的地位，加大对人事档案的投入，构建科学的人事档案管理体系，充分挖掘人事档案信息资源，完善人事档案的内容，促进人事档案信息化，从而发挥人事档案在企业人力资源管理中的作用。

由于笔者对人事档案工作研究的不足，对人事档案管理模式理解不够具体深刻，今后将继续深入研究学习，对企业人事档案进行更深层次的探索。