采购信息系统对行政事业单位内控的思考与探索

(广西财经学院 广西 南宁 530000)

一、引言

目前我国的行政事业单位采购业务正处于萌芽期，各个流程的监管力度还是不够，导致了现阶段的市场还是相对混乱。很多供应商暗中会使用一些不可见的手段从一些公职人员的手中获得特别优惠待遇的机会。这些行为不但会给社会带来严重的影响，还扰乱了市场经济公平的秩序。同时这样政府的采购行为是不规范的，会造成国家财政资金流失。采购信息系统是建设廉洁政府的一个重要组成部分,其发展切实关系到整个国民经济的健康发展,对行政事业单位的内部控制更起到监督作用。但目前的系统存在的问题不容忽视,只有不断的改进才能保障行政事业单位内控更好的发展。

二、采购信息系统对行政事业单位内控的意义

随着我国经济发展越来越迅速，对行政事业单位内控方面的管控也变得越来越重要。为全面推进行政事业单位加强内部控制建设，中华人民共和国财政部国库司根据《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》和《行政事业单位内部控制规范(试行)》的有关要求，于2017年1月25日颁布了《行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)》。这充分贯彻了十八届四中全会的有关精神，体现了加强行政事业单位的内部控制建设是刻不容缓的。我国正处于高速发展期，如果不规范行政事业单位的采购行为，会导致财政资金浪费情况的出现。与此同时，行政事业单位在采购过程中的财政资金、审计环节、相应供应商都应该受到全社会的正当监督，此种正当监督行为可以约束行政事业单位的采购行为，这样也能一定程度上降低行政事业单位腐败事件发生的概率。因此对采购信息系统是否符合规范方面进行探索是有实际和理论意义的。

三、行政事业单位的采购信息系统功能和特点

随着“互联网+”时代的来临，传统的采购模式逐渐被淡化。越来越多的行政事业单位采购信息系统对传统采购流程进行优化，这样给行政事业单位的采购带来前所未有的影响。行政事业单位的采购信息系统是一种由购买方发起的网上采购业务，在这个系统中完成网上公告发出、网上招标等程序，显而易见，传统采购流程比较复杂，浪费了许多人力和财力。如果采购过程中遇到突发性问题，传统采购业务很难控制这种局面。而这种创新方式对行政事业单位的供应链进行了优化，这样可以降低单位的采购成本、提高经济效益和减少购买周期。

四、行政事业单位内部控制的要素

大部分学者中采用COSO内部控制框架来阐述基本五要素，从1992年版到2013年版，不管在行政事业单位还是在企业内部都得到广泛应用。但是随着内部控制理论的发展和新时代的来临，COSO内部控制框架被完善。唐大鹏(2017)提出我国单位内部控制可以采用单位层面和业务层面的要素二分法。随着不断细分，行政事业单位层面的内部控制要素可以分为4部分：制度建设、业务运行、评价监督和信息系统。

(一)制度建设。制度建设从单位整体层面对内部控制进行系统推进，将原有的五大内容优化整合为体制下的组织架构运行机制、岗位设定,将财务能力并入岗位设定后，解构业务制度，最后应用到信息系统中，这样对行政事业单位的内控更加具有约束性。

(二)业务运行。业务运行是连接单位制度建设与实现控制目标的纽带。行政事业单位按照业务的属性建立其内部的控制子体系，再通过人员协调和数据整合成完整体系。这个对行政事业单位内部资金管控、人员管控起到重要的作用。

(三)评价监督。评价监督单位内部控制运行高效的根本保障。在评价与监督之前需要完善行政事业单位的内部控制评价和报告。如果因为信息失真而导致实用性降低，则对单位产生严重的影响。同时还要推行单位的内部审计制度，这是受国家审计的监督，具有很强的规范性。

(四)信息系统。信息系统是内部控制提质增效的核心。内部控制信息系统的本质在于形成一种“信息流”模式,将四大流在内的全部信息,以“数据”的方式传送到信息系统中。这样数据统计的方式也可为挖掘信息提供基础，可以观察到行政事业单位的内控是否有效。

五、行政事业单位的采购信息系统对内控的影响分析

(一)信息化水平不高造成内控漏洞。在这个信息化时代，行政事业单位对内部控制和财务管理水平随之也提出了更高要求。但是目前部分行政事业单位仍存在处于内控盲区。在采购信息系统平台中，重要部门之间缺乏数据共享机制，就可能导致收入确认不及时或者数据不准确滋生为灰色收入。同时，国内目前网络渠道拥挤是一个普遍现象，就很容易导致服务器无法承载超负荷而崩溃，这就容易让不法分子发现安全漏洞，会造成行政事业单位的内部控制产生漏洞，无法监督到位。

(二)外部用户推广不足造成监督受限。目前虽然几乎各个省份政府都使用采购信息管理系统，但是在地市级某些行政事业单位还是人工采购方式。同时采购信息系统缺少宣传，即使建有供应商库和商品库，但是参与网上竞标的多为中小企业，有时无法满足采购需求，使得网上竞标效果不是很理想。由此采购人员不得不采取传统的采购方式进行二次采购，因此行政事业单位的采购成本增加。这样便利的情况下给予了供应商采用一些手段用较低的价格获得货物的竞标权，导致行政事业单位的采购透明度变弱，系统利用率变低。许多内控人员只是走走过场，监督能力变弱，这样行政事业单位的内控会变弱。

(三)人员缺乏专业素质造成内控风险增加。众所周知，中国政府采购网是目前建设最完善的采购网站。可以看到的是栏目设置繁多，除首页外共设政策法规、专栏、供应商等30多个分标题，可是大多内容华而不精，子标题下设置许多消息类的信息，这样会使供应商看得缭乱，许多有小心眼的供应商想着还不如去贿赂公职人员，这种投机取巧的方式就造成预算控制缺乏监督，从而导致行政事业单位内部控制缺乏风险意识。

六、提升采购信息系统对行政事业单位内控的建议

(一)加强采购信息系统，保障信息安全。采购信息系统都包含业务处理、网络评标和支付功能。他们需要通过网络进行资金流的管理，用户的账户信息很容易收到威胁。因此可以开发电子签名，数字证书等网络安全保护功能。用户有两个秘密钥匙：一个私人密钥，一个公开的公共密钥。这样可以间接的提升内部控制。

(二)增强单位人员的素质，提升系统的利用率。采购信息系统内部的使用需要单位人员审核，人员素质对行政事业的内部控制有着决定性的作用。各行政事业单位可以聘请专人对相关人员进行培训，让人员熟练掌握系统使用操作。同时，经常检查采购信息系统的使用情况，了解人员在使用过程中遇到的问题与困难，系统存在什么不足之处，从而不断完善系统的建设，提升行政事业单位内部人员对系统的利用率。