集团企业财务共享服务中心建设风险与应对研究

蔡岩松 夏诗雨

(黑龙江大学 哈尔滨 黑龙江 150080)

引言

正常情况下，集团公司实施财务共享服务日后在内部财务管理方面上，其相关信息化程度会显著提升，同时共享程度也可得以快速提升，此外，企业管理效率和水平的提高也与财务管理信息化密切相关。但是，对人力和物力在建设共享中心这一过程中遭到大量损耗，在进行更细节与具体的建设过程中，较多的风险因素将会影响该过程的建设。因此，为了防止该过程中产生的风险以及其可能为企业发展带来的较为严重的后果，企业应进行分析找到有效措施去应对该建设过程中相关的风险，帮助企业顺利的在未来开展各个项目活动，促进企业综合竞争力的提升。

一、财务共享中心建设的意义

集团公司将各成员公司的财务部门分开，再将其合并为一个单位实体，即财务共享中心。在这种模式下，建立集团公司财务共享服务中心的意义如下:

(1)实现企业降本增效，利用财务共享合理性整合企业中那些颇为繁琐、单一、重复的业务，从而以较少的人力处理原有的业务量。同时,通过标准化管理流程与业务,以及优化流程优化,可将那些重复性和非增值性的业务清除掉,以此来实现工作效率的提高与成本的降低。

(2)能够有效提高服务质量和效率，共享服务中心本身的专业服务，为客户提供优质高效的财务、人力、信息技术支撑服务。在集中规模的状态下，复杂的工作可以简化、标准化、细化，工作效率可以显著提高。

(3)促进核心业务的发展，财务共享服务中心可以处理重复性强、复杂性强的非核心业务，从而使企业全身心投入到核心业务上。同时，可以大大缩短重复工作的时间，从而员工将更多的时间和精力投入到决策支持、业务支持等业务管理活动中，促进企业核心业务的发展。

(4)加速企业的标准化进程，企业在开展该项目之前,其内部的各个业务单位资源呈较为分散的状态,同时业务的操作方式与其流程又都存在差异。而共享服务中心则是对以上现状进行修缮，将之前那些在不同业务单元处于分散状态的活动和资源整合为一起,有助于企业内部业务流程与服务工作流程的标准化，并有利于统一、综合各项管理数据，从而加速后续工作进程。

二、财务共享服务中心具体的建设风险

集团公司通过实施财务共享实现企业经济效益的提升，提高企业价值，这对企业获得重要的市场地位是关键的，然而在开展此项活动时，可能由于对该项目了解不充分、缺乏一定的应用经验或是一些其他因素，会或多或少伴随着一些风险的产生，风险是客观存在的，不能人为地主观去规避它，但可以通过后期一些具体的措施去控制它，这些建设过程中产生的一些风险如下：`

(一)模式选择风险

在财务共享服务中心建设过程之中，财务共享存在的模式主要是服务型、管控型，这两个基本模式本身存在一些的优缺点。这时，对于企业而言，如何正确选择出一个适合自己的模式，对日后发展是至关重要的，模式选择风险意味着企业多半未考虑自身实际的发展状况去进行构建模式的选择，这是不够合理的，如忽略财务管理状况和企业发展理念，这项举措使企业未来的发展存在一定的风险。如当某个企业在财务管理方面的控制力较为薄弱时，其如果选择了管控型这一构建模式时，其较差的财务管理管控力无法成功地支撑该模式下企业财务共享服务中心运转，进而造成在该模式下建设时易产生较多风险，并对该企业既定的财务共享服务中心运行带来阻碍。

(二)IT系统优化风险

企业顺利实施财务共享服务大多凭借IT系统来实现的。一个好的系统，即系统的优化和设计，这些对于流程方面的设计以及成功运转财务共享服务都有着一定的影响。其作为财务共享服务的重点，信息化对于几个核心系统实现财务共享服务和实施效果至关重要。企业的财务共享服务中心运转效率和运营效果与这些相关的系统设计和业务系统的集成之间密切联系,系统的优化设计对系统能否成功支撑财务共享下的业务流程存在一定影响。在分散模式下,各分子公司基本上都是依据其自身实际状况与业务需求来自主进行研发相关的信息系统,但是这些公司本身其信息化程度是不一致的，聪明而其后续使用的信息系统也随之不同,原先呢些各自的信息孤岛较为分散，使其在进行信息集成时可能会在接口上产生很多困难。而且，最重要的是财务共享服务成功的实施需要一个统一的系统平台作为保障，这一点对于很多企业而言，是较为困难的。

(三)人员转型风险

在财务共享服务建设完成后，该平台主要负责统一处理分散在各分公司、子公司的账务核算，然后通过规模效应以及实施共享后流程的优化、效率的提高,将相关的进行核算的财务人员得以释放,此时便会引起这些释放的财务人员的转型问题。如果企业未能财务适当的措施去妥当地安排这些人员,那么将会对企业整个组织日后发展造成一定负面的情绪,对共享服务的实施造成一些障碍，不利于企业后期对共享业务的推进。

(四)流程风险

流程管理是共享服务构建的核心，业务流程相关方面可在该平台上持续分析、评估、改进和优化，从而在此基础上流程效率和质量才得以实现最优的持续管理。因此，流程设计与该共享服务中心的成功运营有着密切的关系。合理的流程设计有助于提高财务共享服务中心的运行效率。在分散式模式下，同一集团的每个子公司都有自己的自主权。换句话说，它们也可能采用不同的业务流程来处理相同的业务，而在财务共享实施中，流程梳理及优化是该过程中必不可少的一项,因为各分子公司的业务需经优化后的流程来进行处理,又要尽量地做到高效、标准化。一旦流程方面进行了不合理的设计，那么将会对财务共享服务中心的运营带来严重后果,例如会导致企业成本较高、造成工作效率下降、流程冗余，甚至无法实现系统配合等不良现象。因此,合理化流程的设计对共享服务中心的运作效果带来一定的作用，它在该共享服务中心顺利运营中十分关键。

三、财务共享服务中心建设风险应对措施

(一)模式选择风险应对

在对财务共享服务中心构建模式的选择中产生的风险，企业应多多参考自身的财务管理现状，以企业战略目标为导向来进行更详尽的共享服务建设模式的选择。例如，某大型国有机械制造业，其自身存在着较弱的财务控制力度，企业的整体发展战略是尽可能实现技术研发能力快速提高这一目标。在这种情况下，服务型构建模式更适于该企业日后经营，财务共享服务中心也可充分实现自身价值，支持各项研发性活动顺利完成。对于普通企业而言，其应该通过熟知好自身实际的财务管理状况，并对所制定战略的发展方向进行详尽分析后，选择出最为可行的适合于自己的财务共享服务中心建设模式，从而能够更好地控制该方面的风险。

(二)系统风险应对

企业应该充分地对其IT系统进行评估，识别出该系统需进一步完善的地方以及在实施过程中所不足的共享功能。企业在业务系统方面应尽可能对其进行开发并整合，同时对必要的核心系统功能及逆行开发以供以共享服务更好地实施，另外，企业还应充分将业务系统与财务系统集成起来，竭力将各分子公司的业务和系统统一起来,以此减少系统数量并降低接口难度，另外需要对该平台的工作人员加强操作系统方面的培训。各分子公司还应派人加入到系统需求设计当中,从而更好地满足各公司对系统功能的需求,同时增强各公司的参与感,降低系统上线的阻力，尽量规避该方面的风险。

(三)人员转型风险应对

在财务共享服务实施的初期,企业需要慎重考虑有关人员的减少,避免使员工心神不稳，造成负面的情绪,连累企业日后业务流程的开展和推进。企业在设计财务共享服务方案时，要对被解除人员的安置有明确的态度，并提前制定转型计划。企业应对不同的人员制定不同的方案，根据释放人员的基本素质、学习能力去做出选择。例如，在实施财务共享服务中心时，应将相关流程的岗位和人员纳入财务共享中心，并按能力类型、高低不同进行分流管理，将具有创新能力和丰富流程经验的人员组成共享中心的核心团队,让他们以流程为导向对共享中心分阶段的进行上线；安排具有操作经验的人员负责具体的交易处理；对于能力介于二者之间的人员,企业应在充分尊重员工个人意愿的前提下,鼓励他们向业务骨干方向发展。

(四)流程风险应对

企业应积极努力去取得高层领导的支持，由于在流程梳理、优化过程中，原先那些各分子公司存在的习惯和规则会发生一定的变化,抵触情绪便会从中酝酿产生,此时若是在高层领导的支持和要求下,执行力将会显著加强,流程优化工作会很容易开展下去。同时,在执行过程中,若遇到一些项目团队无法保持统一意见时,高层领导便可发挥决策作用,明确方向，促进接下来的流程管理。另外，企业应以实施共享服务后的业务模式为基础进行业务流程的优化,并在优化后的流程为前提下来满足业务与共享服务的运作模式。建议企业的流程优化团队的组成应从各分子公司进行人员抽调,要求该团队需共同参与相关流程的调研分析和优化项目,该做法不仅可对各分子公司的需求进行全面考虑,也可满足优化后流程的可行性,同时各公司在此过程中的参与和存在感也会大大加强,减少其对新流程产生的抵触。

四、结语

集团公司财务共享服务中心的实施可以有效地解决成本高、效率低等不良局面。它不仅能达到企业经济效益最大化的目标，而且有助于在激烈的市场竞争中占有一席之地，有效地促进企业未来经营活动的发展。然而，企业在开展财务共享服务中心具体的建设活动中，应对该过程可能会产生的相关风险进行慎重仔细的考察，并在实际建设中积极地对该风险进行分析，从而采取一定的措施去进行的防范，促进企业日后健康快速地发展以满足市场的需求，占据一定的市场地位，提高自身价值。