电子档案法律证据价值的维护研究

刘贞伶

摘要：随着法院对于电子证据的认可，电子档案作为证据的使用量有所增加。面对电子档案数量急剧增长的情况，如何确保有价值的信息能够被固定并妥善保存，以维护电子档案的法律证据价值成为关键问题。文章在阐释电子档案的概念、特征和探究国内外电子档案法律证据价值维护现状的基础上，从法律规定、技术手段、法律机构、档案机构四个方面提出电子档案法律证据价值维护的建议。

关键词：电子档案；法律效力；证据价值

分类号：G270.7

Research on the Maintenance of the Legal Evidence Value of Electronic Archives

Liu Zhenling

（School of Information Management of Peking University， Beijing， 100871）

Abstract：With the courts approval of electronic evidence， the use of electronic archives as evidence has increased. With the sharply increasing number of digital archives， how to ensure that valuable information can be fixed and kept properly to maintain the legal evidence value of electronic archives becomes a key issue. On the basis of explaining the concept and characteristics of electronic archives and exploring the status quo of the maintenance of the value of legal evidence in electronic archives at home and abroad， the proposals for the maintenance of the value of legal evidence in electronic archives are put forward from four aspects： legal provisions， technical means， legal institutions and archives institutions.

Keywords：Electronic Archives； Legal Effect； Evidence Value

社会活动的开展越来越依赖计算机及互联网，由此生成的信息逐渐增多，这对法律领域与档案领域都产生了极大的影响。根据《2017年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要》统计数据显示：“截至2017年底，馆藏电子档案162.9万GB，其中，文书类电子档案84.2万GB，数码照片26.3万GB，数字录音、数字录像52.5万GB”。[1]随着电子档案资源在数据总量和数据类型上日趋丰富，馆藏档案形成了以电子档案为主体，多种载体档案并存的馆藏结构。这些电子档案是对社会活动的历史记录，能够在解决争端、处理案件和法律诉讼中发挥作用，也是企业、个人利用法律武器进行维权的依据。

目前，学者们对于电子档案法律证据价值维护的研究集中在探讨电子档案的定义与特征、电子档案的证据资格、电子档案的法律认可度、电子档案法律效力的保障措施四个方面。熊炜认为具有保存价值的电子文件经过收集、整理归档后成为电子档案[2]；林艳认为电子档案满足客观性、相关性、合法性，其具有法律证据资格[3]；王晓玲指出虽然电子档案与其他证据一样并非是绝对保真的，但是电子档案如果被其他证据所证实，就可以具有作为证据材料来辅助与完善案件处理的资格[4]。关于电子档案的法律认可度，大部分学者认为主要障碍在于其原始性与真实性难以认定。例如，王敬政认为从档案实态到虚拟态的转化过程易受人为因素的破壞，从而影响电子档案的客观性与真实性，进而影响电子档案的凭证作用与法律效力[5]；康燕玲谈到了由电子文件可分离性造成的稳定性问题[6]。学者们对于电子档案法律效力保障措施的看法主要集中在技术层面与法律层面。例如，孙兆伟谈到电子签名技术对于数据保全的重要性[7]；胡丹进行了基于实践的认证系统保全的相关研究[8]。但是这一领域研究成果总体较少，且主要集中在2010年以前，对于国外的实践现状和国内的创新措施谈及较少。因此，笔者拟在总结国内外相关经验后，对电子档案法律证据价值的维护提出拙见。

1电子档案的概念与特征阐释

随着社会进入知识经济时代，计算机被广泛应用在档案领域，产生了大量的电子档案。国家档案局在《企业电子文件归档和电子档案管理指南》中指出，电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件[9]。《电子签名法》中指出数据电文是以电子、光学、磁或类似手段生成、发送、接收或者储存的信息；电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子证据以电子数据为本质，具有多种表现形式[10]。笔者认为，电子档案在形式上属于电子证据，且与数据电文、电子签名具有共同的本质。从理论上讲，电子档案满足作为诉讼证据的三个基本特征，即电子档案具有客观性、关联性与合法性。档案是原始的信息记录，任何一项工作和生产活动形成的档案之间都有着密切联系，并且电子档案能够按照法定程序被收集和运用。但是值得注意的是，相较于传统的纸质档案，电子档案的载体具有多样性，其所依赖的磁性存储介质、光盘存储介质等存在载体寿命短、介质稳定性差等缺点，这使电子档案存在被改动的可能。在发挥档案的法律证据价值时，如果档案本身内容有误，无论档案与案件具有多大的关联性，都无法作为证据使用。也正因如此，人们对其法律效力的认可度有着争议。电子档案法律证据价值的维护是对电子档案的真实性和证明力的维护，它贯穿在电子档案法律证据价值发挥及电子档案资源的长久保存过程中。

2电子档案法律证据价值的维护现状

2.1法律规定

（1）肯定不同种类电子证据的法律效力

在法律方面，各国陆续新增了一系列新的法律框架，逐步肯定了电子证据的法律效力，其主要目的是维护电子档案的法律证据价值、加强索赔管理、防范和控制诉讼风险。“英联邦证据法”放宽并在某些情况下取消了对诉讼中可以接受的证据的限制，使法院能够获得更多的相关证据，以便查明事实[11]。此外，加拿大也通过《统一电子证据法》《个人信息保护和电子文件法》等有关法律明确电子证据的价值。而我国的诉讼法也逐步给予了电子证据独立的合法地位，例如，《电子签名法》明确了电子签名和数据电文的含义，肯定了电子签名与数据电文的法律效力与证据作用；《电子商务法》则肯定了电子合同与电子发票的法律效力与证据作用。

（2）明确电子证据同等证明力的条件

法国颁布了新的法律证据制度，提出如果能够明确识别作者并且文件的完整性得到保留，电子档案和纸质档案就具有相同的法律证据价值[12]。《比利时数字法》将电子签名和电子身份认证有关的电子信息服务条例的一些条款纳入了比利时经济手册，这项法律为电子存档定义了一个额外的法律框架，并确保保存在合格档案系统中的电子文件能够随着时间的推移保持其法律价值[13]。我国在2019年公布并施行《国务院关于在线政务服务的若干规定》，其第十二条指出，符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力，第十三条也明确了电子签名、电子印章、电子证照、电子档案的法律效力[14]。

2.2技术手段

（1）更新信息技术基础设施

信息技术基础设施的建设与更新主要包括系统和工具、存储、网络容量、数据完整性和信息系统安全性。在可信的电子对象存储库中存储内容，并在其整个生命周期中提供对内容的持续管理和访问。例如，联合国档案馆将由国家数字化管理联盟（National Digital Stewardship Alliance，NDSA）创建的数字保存成熟度模型作为其衡量数字馆藏保存水平的标准。数字保存成熟度模型根据储存位置、数据完整性、信息安全、元数据、文件格式和物理介质6个要素对数字馆藏的保存水平进行评估。目前，联合国档案馆已经测试了一组开源工具，并将其应用于数字馆藏的长期保存中[15]。这也为电子档案的保存提供了良好的技术基础。

（2）借鉴司法鉴定技术

英国数字保存联盟（Digital Preservation Coalition，DPC）提出，信息处理必须具有适当的敏感性和安全性，同时要明确保护其证据价值，而档案人员和其他存储机构的专业人员可从司法鉴定技术中受益，以解决电子档案的真实性、问责性和访问性问题[16]。司法鉴定技术正在进一步处理来自移动设备、网络和远程计算机上的信息，包括实时数据、云服务等内容。实际上，电子档案保管员和司法专家都需要监控和了解如何使用技术来创建、存储信息，并按照相关标准和最佳做法负责任地管理这些信息。电子档案的法律证据价值维护可以借鉴相关领域的技术，通过提取和挖掘相关的元数据和内容，实现大数据环境下细粒度的访问控制与审计管理。

（3）应用区块链技术

区块链诞生以來主要解决交易的信任和安全问题，而该技术也同样适用于需要高度保真的法律证据。2018年，英国司法部下属的英国法院和法庭服务（HMCTS）和英国内阁办公室开放创新小组举行了联合会议，旨在推动对分布式分类账本技术（Distributed Ledger Technology，DLT）的研究，并在区块链平台上开展电子证据的存储试点项目，即建立区块链和通过数字账簿协助法院改革[17]。国内的杭州互联网法院也应用了区块链技术来定纷止争，使电子证据的生成、存储、传播和使用全流程可信。目前，以区块链技术为代表的新技术正在逐步探索与应用中，智慧法院建设的步伐也在逐步加快，但是总的来说整个取证体系并未完全成熟。一方面，区块链技术主要还停留在在存证阶段，而取证阶段的不可信风险仍然较大。另一方面，区块链中私链的节点质量虽然比较高，但是节点数据很少，在一定程度上可能带来更多风险。

（4）开发符合电子档案“单套制”管理要求的档案系统

除了应用技术手段来解决电子档案在法律证据价值发挥过程中存在的问题以外，电子档案法律证据价值的维护还应该关注电子档案的长期保存问题。上海自贸试验区通过一系列技术的综合应用，实现电子文件的全程管理，保障电子档案“单套制”管理模式的运行。例如，其开发的电子文件归档和电子档案管理原型系统，可以通过定期检测各项电子文件归档的指标来保障电子文件长期可用[18]。随着信息系统环境的复杂化，电子档案的种类增多，带来了一系列管理难题，如电子文件容易被修改和入侵、云存储空间的不足等。从电子档案的双套制管理向单套制管理模式的转型是一个长期的过程，应用技术还需要逐步完善。

2.3法律机构

当前，法律机构顺应了互联网时代的发展潮流，积极应用现代信息技术，以维护电子证据的法律效力和推动法律机构自身的发展。《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》第十一条指出，当事人提交的电子数据，通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证，能够证明其真实性的，互联网法院应当确认[19]。例如，浙江法院开发了材料收发及智能卷宗系统，能够自动编目、排序，法官完成目录校验后可一键归档，避免二次扫描影响效率，这有利于形成完整无误的电子档案。

2.4档案机构

除了法律机构以外，档案机构也主动对电子档案法律证据价值采取了维护措施。例如，澳大利亚国家档案馆中已有一个专门的分类是有关证据文件，其中包括澳大利亚证据法、保留法律程序文件、文件销毁和法律诉讼等。国家档案馆建议各机构制定合理的程序来监测很有可能在当前或未来的法律诉讼中被用作证据的机构文件，并且应当确保文件不被销毁。在特定情况下，档案馆还可以发布正式的"处置冻结"通知，暂停销毁已查明问题有关的记录[20]。而反观国内，浙江省档案馆建设了电子档案长久保存系统，通过透明加密技术和量子安全存储技术、OFD格式转换工具、可信时间戳等对接收进馆的电子档案实施出入库监管，实现了全流程有效管理与安全可溯[21]。

3电子档案法律证据价值的维护建议

3.1法律规定

国家对电子档案的法律效力已经有了进一步的规范与要求，法律法规的不断完善对于维护和发展电子档案作为法律证据这一基本目标确有其进步意义。目前有关电子证据的法律规定已经较为完善，但是由于电子档案涉及长久保存的问题，国家机构需要进一步对电子档案进行详细的规定和说明，以提升电子档案的法律效力和法律地位。

3.2技术手段

（1）建设法律证据平台

在信息时代，如何将新技术运用到档案管理中，在保障档案真实性、完整性的同时发展其利用服务职能是修订档案法时重点关注的问题。笔者认为，我们应当建设一个法律证据平台，推动各部门对电子档案信息的互信、互认，实现电子档案归档的全流程管理。利用分布式账本技术，并且采用私链锚定公链的方式，减小数据库被攻击的可能性，从而保障数据的安全性。对于第三方的存证平台，我们应当利用加密的互联网技术取证，并且要注重取证后的验证。

（2）完善电子档案长期保存系统

电子档案在长久保存过程中面临着很多的挑战，包括载体脆弱性、信息安全问题等。这对电子档案管理各个阶段所产生的元数据的安全记录与保存提出了要求。笔者认为，对于适合“单套制”管理的电子文件归档和电子档案管理系统建设，应当紧紧围绕电子档案的管理要求，应用元数据采集、电子认证等技术，推动电子档案的长久保存，维护电子档案的证据价值与法律效力。

3.3法律机构

（1）精简归档

电子档案作为原始凭证，对法律机构有着重要的证据价值。法律机构应当合理应用电子档案自助查询系统，在便于保管的同时充分开发档案资源，建立良好的档案管理体系，努力实现以电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式，促进精简归档常态化。此外，法律机构在对纸质文件进行归档时，可以采用档号合并装订等方式，提升空间利用率。法律机构也应当主动对馆藏资料进行数字化加工，及时将库存卷宗录入数字档案系统，实现数字化存档。

（2）线下与线上立案

当事人及代理人可以通过线下和线上两种方式进行立案。通过线下立案时，在办理过程中产生的文书扫描工作，法院可以采用外包的方式，确保案件材料能够随案随扫，并实现结案端的档案数字化。通过网上立案平台提交的案件，法院应当逐步形成电子卷宗收集、保存、归档等全流程管理模式，推进电子档案由电子卷宗随案同步产生和深度运用。

3.4档案机构

（1）发挥档案部门的作用

笔者认为，档案部门作为证据流转过程中的关键一环，也应发挥其权威作用。首先，档案部门应当加强与法律部门的合作，促进立法规范。其次，档案部门应该积极进行宣传，引导企业规范处理文件，进一步提高企业对于档案工作的认识。企业档案不仅具有重要的信息价值，而且具有证据价值，这些档案涉及企业自身的利益甚至社会的稳定。再次，档案部门应当整合各方面的档案信息资源，规范档案管理流程，在档案工作流程以及长期保存中都应该对电子档案采取适当的保护措施，提供全流程长久保存管理，包括系统管理与设备控制、数据管理与数据迁移、监控服务与扫描检测等，提高档案服务质量。最后，档案部门可以进一步宣传档案工作，传播档案知识，弘扬档案文化，发挥档案的社会教育功能，进而提升社会档案意识，这也一定程度上有利于证据的保全。

（2）提高档案人员的素质

档案机构应加强对档案工作人员的技能培训，使人为因素对电子档案的影响减少，以确保电子档案的原始性和真实性。首先，档案人员应当加深对电子档案的理解，将其以保存纸质档案为主的传统思维方式向以保存电子档案为主的思维方式转变。其次，档案人员应当学习对电子档案的管理，其管理方式与纸质档案有所不同，尤其要注意电子文件的持续可读性、保存与备份等。总之，档案人员应当在掌握电子档案特性的基础上，结合档案管理的各个环节，提高自身的素质，以适应档案工作不断发展的需要。

4结语

总体而言，维护电子档案的法律证据价值，也就是维护电子档案的真实性与证明力，都还需要从各方面进一步完善。目前，虽然电子证据已经具有正式的法律地位，但是法律法规尚未对电子档案的具体应用进行明确规范，技术层面也有待进一步发展。我们需要从电子档案资源在长久保存和法律证据价值发挥过程中存在的问题入手，加强档案机构与法律机构的合作，相互借鉴。维护电子档案证据价值，发挥其法律效力，不仅能够推动立法的完善、提升政府部门的工作效能、保障企业与个人的合法利益，还能够使档案和档案工作更受保护和重视，推动档案的现代化管理。

注释与参考文献

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[9]国家档案局办公室关于印发《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的通知[EB/OL].[2020-01-24].http：//www. saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/1d5c7e2b0230445e8acaf0457c8e92 a7/files/036f27afd7754fa185dcd8ff9a76b22e.pdf.

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[13]Six practical steps for creating a compliant archival system[EB/OL].[2020- 01- 24].https：//www.docbyte.com/blog/sixpractical-steps-for-creating-a-compliant-archival-system.

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[17]UK Govt Researching Distributed Ledger Technology for Securing Digital Evidence[EB/OL].[2020-01-24]. https：//cointelegraph.com/news/uk-govt-researching-distributed-ledger-technology-for-securing-digital-evidence.

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[21]鄭金月.将数字档案馆纳入政府数字化转型大格局中统筹建设——浙江省档案馆全国示范数字档案馆创建工作综述[J].浙江档案，2019（10）：22-24.