高校转型发展时期兼职档案员队伍建设研究——以四川文理学院为个案

唐江玲

（四川文理学院 党委办公室 校办公室，四川 达州635000）

2015年，教育部等三部门联合印发了《关于引导部分地方普通本科高校向应用型转变的指导意见》，2016年，四川省教育厅等五部门联合印发了《关于引导部分地方普通本科高校向应用型转变的实施意见》，同年，作为川东地区唯一一所省属本科院校，四川文理学院被确定为“四川省高校整体转型发展试点单位”，确定了通过实施整体转型，切实推进学校办学思想体系进一步升华，学科专业布局和人才培养模式进一步优化，教育教学质量和管理服务水平进一步提升，办学资源的配置与使用更加科学，校企合作、产教融合、协同创新的机制更加完善，“双师双能型”教师队伍和实习实训基地满足高层次应用型、复合型人才培养的需要，应用技术开发平台和社会服务平台的数量稳步增加，毕业生就业创业能力显著提高，服务地方经济社会发展能力不断增强，努力把学校建设成为特色鲜明、优势突出的高水平大学，使学校在同类高校中具有较强影响力，成为区域社会的人才培养中心、科技创新中心、信息咨询中心和文化服务中心的总体转型目标。

高校转型发展事关高校的出路与未来，在这个关键时期高校内部会产生许多具有保存价值的原始记录，这些原始记录能否顺利成为档案以备查考，很大程度上取决于兼职档案员的业务素质，归根结底取决于高校兼职档案员队伍的建设水平。因此，建设一支与学校转型发展相适应的兼职档案员队伍是高校转型发展的重要环节，兼职档案员队伍能否在工作理念与职责、工作内容、工作方式等方面适应学校转型发展的要求，不仅取决于学校是否能建立相应的培养机制，同时也取决于兼职档案员自身是否能主动适应发展转型步伐，积极思考，勇于探索，努力提高队伍整体工作水平。

一、兼职档案员在高校档案管理中的作用

高校档案管理的对象是档案，服务对象是档案的利用者，高校档案管理需要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大等状况与利用档案要求集中、系统、优质、专指等之间的矛盾。因此，档案的收集与整理是档案管理工作中最基础、最重要的环节，也是管好用好档案的第一步。随着高校办学规模的不断扩大，所属的二级单位越来越多，档案的产生数量也日益增多，档案工作的开展必须依赖一个全校性的兼职档案员网络方能进行。兼职档案员作为本部门重要活动的具体执行者、参加者或知情者，可以直接参与或熟悉本部门文件材料以及其他载体形式材料的形成或处理过程，在档案收集与整理的系统性与完整性上具有得天独厚的优势，是高校档案工作的前线人员，是档案收集与整理工作的具体实施者。与此同时，兼职档案员在收集与整理部门档案的同时，还可以备份一套档案材料，逐步构建部门内部的档案体系，以备本部门员工的临时查阅需要，可以这样说，兼职档案员的工作质量直接影响到档案工作的服务质量。

二、高校转型发展时期兼职档案员队伍的素质要求

（一）敏锐的全局意识

转型发展时期是部分地方普通本科高校为响应国家方针政策所经历的一段特殊时期，也是筑牢高校办学基础，决定高校未来办学方向的一段关键时期，因此，这一时期的档案工作对高校来说意义尤为重大。各兼职档案员应具有敏锐的全局意识，提高自身站位，牢牢把握学校转型发展这条主线，从工作内容、工作方式等方面主动适应学校转型发展的步伐，确保转型发展时期的档案工作顺利进行。

（二）良好的政治素质

档案工作是我国档案事业的基本组成部分，不仅对本单位的工作具有重要意义，对整个社会的发展和进步也具有长远意义，具有较强的政治性。［1］因此，兼职档案员必须具备良好的政治素质，树立正确的人生观、世界观和价值观，用马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想以及习近平新时代中国特色社会主义思想武装自己的头脑，才能在档案工作中认真贯彻落实党和国家的有关法律法规，自觉遵守档案工作的各项方针政策，真正抗起转型发展时期高校档案工作的重任。

（三）过硬的专业技能

兼职档案员的专业技能水平对档案工作的成效有重大影响。处于转型发展时期的高校产生的档案具有数量大、种类多、内容新等特点，要求兼职档案员不仅需要具有一定的人文素质，还需要具有扎实的档案专业知识功底以及档案收集、整理、立卷等业务操作能力，而且随着档案管理信息化的发展，兼职档案员更需要具有熟练的计算机操作和较强的电子档案管理等技能，才能真正满足转型发展时期高校档案工作的要求。

（四）良好的职业道德

职业道德是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则，是社会道德体系的重要组成部分。转型发展时期的高校档案工作具有复杂性、阶段性、保密性、多样性等多种特点，对高校未来的发展意义重大，要求兼职档案员必须具有良好的职业道德，本着对工作高度负责的态度，遵守各项工作纪律，爱岗敬业，严守秘密，严肃认真的完成档案工作任务，确保为高校留下自然形成的、完整的、客观的真实历史记录。

（五）较高的创新能力

创新是人类特有的认识能力和实践能力，是人类主观能动性的高级表现，是推动社会发展的不竭动力。由地方普通本科高校向应用型高校转变的过程是高校从未经历过的全新过程，这一时期的高校档案工作也会面临很多新的情况、新的问题，因此，兼职档案员需要具备较高的创新能力，在总结既往工作经验的基础上不断拓宽视野，多角度思考问题，创新工作方式方法，推进转型发展时期高校档案工作的良好运转。

三、高校转型发展时期兼职档案员队伍建设现状分析

（一）兼职档案员人员结构分析

以转型发展时期的四川文理学院为例，全校共有16个二级学院、37个职能部门、12个科研机构，每个二级单位至少配备了1名兼职档案员，从兼职档案员年龄结构上来看，基本以中青年为主，40岁以下占比83%，40-49岁占比11%，50岁以上占比6%。从性别结构上来看，基本以女性为主，女性兼职档案员占比79%，男性兼职档案员占比21%。

（二）兼职档案员专业背景分析

以四川文理学院为例，兼职档案员基本是由部门领导根据部门工作实际确定，一般没有考虑学科、专业技术职务背景等因素。通过对四川文理学院兼职档案员学科背景、专业技术职务背景进行调查后可知，兼职档案员中尚无一人具有档案专业教育背景或档案系列专业技术职称，总体来说整个队伍在档案专业知识、档案业务能力等方面尚有很大提升空间。

（三）兼职档案员工作动力分析

“兼职档案员”之所以称之为“兼职”，是因为其日常还要肩负大量的事务性工作，档案工作只是一年中需要完成的一项时限性不强的工作，因此很多兼职档案员基本都是抽其余工作的空闲时间来完成档案工作，对其不能引起足够的重视，且完成档案工作的效果很多时候并不能直接反馈到部门领导，导致大多数兼职档案员工作缺乏动力。

四、高校转型发展时期兼职档案员队伍建设存在的问题

（一）兼职档案员队伍变动频繁

兼职档案员作为高校档案管理工作的生力军，是高校档案工作得以顺利开展的重要保证，但由于种种原因，兼职档案员队伍始终存在素质参差不齐，人员变动频繁的问题。以四川文理学院为例，兼职档案员队伍人员构成主要有两类：一类是刚刚到校参加工作的新进人员；另一类是二级单位负责办公室业务的工作人员。而这两类人员都有着岗位流动性大，变动频繁的特点，部分兼职档案员甚至第一年刚把本部门归档内容、归档流程、注意事项等掌握清楚后，第二年就不再从事兼职档案员相关工作，再加上一些兼职档案员因为兼职档案工作得不到领导重视，［2］对自身身份缺乏认同感，主动请辞兼职档案员身份，更造成兼职档案员队伍变动频繁，难以稳定。

（二）兼职档案员业务不够精湛

从事档案工作，兼职档案员需要具有一定的政治素养、档案专业知识储备以及计算机操作能力等，但实际情况是大多数兼职档案员除了档案工作外还需要承担许多其他工作任务，只能利用一些相对零散的时间来从事档案的收集与整理工作，能投入到档案工作上的时间与精力非常有限，再加上一些兼职档案员在思想上没有对档案工作引起足够的重视，认为是日常工作外的附加工作，不愿意在档案工作上投入过多的精力钻研业务，导致大部分兼职档案员业务不够精湛，不利于高校档案工作的开展。［3］

（三）考核评价机制不完善

完善的考核评价机制能激发兼职档案员的工作潜能与工作热情，相反，缺乏有效的考核评价机制则会导致兼职档案员的工作流于形式，不能充分调动其工作积极性。大多数高校的档案工作由于缺乏一个统一的考核评价机制，也没有与兼职档案员的收入挂钩，［4］导致很多兼职档案员会逐渐形成档案工作干好干坏都差不多的心态，一些本来很认真负责的兼职档案员由于得不到承认和肯定，也会逐渐出现懈怠和消极情绪，这些都会极大影响兼职档案员档案工作的质量。

五、提高高校转型发展时期兼职档案员队伍建设水平的思考

（一）牢固树立档案意识

高校转型发展时期所产生的档案是高校珍贵的资源财富，真实的记录了转型发展时期高校的各项业务活动，反映了高校在这一特殊时期的真实历史面貌。这一时期的档案工作不仅仅与专、兼职档案员密切相关，更与全校每一名师生员工密切相关。因此，要在全校范围内牢固树立档案意识，让每一名师生员工都能认识到档案工作的潜在价值与重要性，自觉维护档案的原始记录性与完整性，为档案工作的顺利开展提供良好的外部环境，也为建设高水平兼职档案员队伍打下坚实基础。

（二）把好兼职档案员选聘关

高校领导尤其是各二级单位的领导要深刻认识到档案工作在高校转型发展过程中的重要性、以及兼职档案员在高校档案工作中的决定性作用，以谨慎的态度选拔一批政治素质过硬、专业能力强、热爱档案事业的兼职档案员，在具体的确定与选拔上，可以着重考虑以下几方面因素：（1）兼职档案员从政治角度应绝对忠诚可靠；（2）兼职档案员应掌握一定的信息技术；（3）兼职档案员应对本部门的整体工作比较熟悉；（4）兼职档案员应具有较强的工作责任心；（5）应保证兼职档案员的相对稳定。

（三）拓展兼职档案员的发展渠道

拓展兼职档案员发展渠道与稳定兼职档案员队伍并不相悖，相反，二者是相辅相成的关系。在实际工作中，如果因为过度侧重对兼职档案员队伍的稳定而限制了兼职档案员的发展空间与渠道，反而容易使兼职档案员对档案工作产生逆反情绪，不利于转型发展时期高校档案工作的开展。各高校在工作中应结合实际，具体情况具体分析，在保证兼职档案员职业正常发展的基础上统筹考虑兼职档案员队伍的相对稳定。

（四）加强对兼职档案员的教育培训

对兼职档案员的教育培训不能一概而论，而应分步骤、分层次、有计划的进行。首先，从培训对象上要做到有所区分，对于刚加入队伍的兼职档案员，应侧重培训档案专业基本知识以及基本操作技能，以帮助其尽快掌握档案的收集整理办法，顺利开展本部门的相关档案工作；对于既往参加过培训的兼职档案员，应侧重于其档案专业知识储备的更新及工作能力的提升，如档案信息化建设、档案最新法律法规等，以适应新形势下档案工作的需要。［5］

（五）建立和完善激励机制

由于缺乏有效的考核激励机制，高校的档案管理工作中长期处于干好干坏都一样的状态，激发兼职档案员的工作热情、提高兼职档案员的工作积极性是做好高校档案工作的根本保证。高校应对兼职档案员实行绩效考核管理，建立比较健全的考核制度，定期对兼职档案员进行业绩考核，对优秀的兼职档案员进行表彰，由学校颁发证书并给与适当的奖励，对工作完成不达标的兼职档案员，要进行必要的处罚，造成重大损失的，还要追求其相关责任并给予必要的处分。通过一套健全的考核激励机制促进兼职档案员之间相互竞争，勇挑重任，进而推动转型发展时期高校档案工作的不断创新和健康发展。