新时期事业单位档案管理信息化建设路径探讨

赵媛媛

【摘 要】随着科学技术的进步和信息化技术的发展，各行各业的信息化程度都在不断提升，事业单位应当加强对档案管理信息化优势的重视，构建科学的信息化管理模式，对事业单位档案管理形式进行优化和改善，保证档案管理有效性的提升，减少档案丢失、篡改现象的发生。本文就事业单位档案管理信息化建设的意义进行阐述，对新时期事业单位档案管理信息化建设的路径进行探讨，以供参考和借鉴。

【关键词】新时期;事业单位;档案管理;信息化建设

引言：

事业单位要加强对档案管理信息化建设的重视程度，充分认识信息化建设的重要性，对档案管理过程中存在的问题进行解决，结合单位的实际情况，制定科学合理的解决策略，构建起完善的信息化档案管理制度，充分发挥档案管理的实际作用和价值。

一、事业单位档案管理信息化建设的优势

（一）解决档案存放问题

当前阶段，许多事业单位的档案管理模式仍停留在传统的纸质档案保存阶段，开展档案信息化建设可以充分降低档案管理工作对环境的硬性要求，提高档案保存效率，减少纸张的使用量，有利于对环境生态的保护，避免大量树木的使用，有效避免温度和空气氧化等外在环境对纸张的影响。同时，传统的事业单位档案保存模式需要大量的存储空间，而对档案管理进行信息化，可以无限放大存放空间，减少档案柜所占空间。充分利用信息技术，可以在很小的存储空间内完成对大量档案资料和信息数据的存放。

（二）解决信息检索问题

对事业档案管理进行信息化建设，可以建立简便快捷的方式对有价值的信息进行检索，保证事业单位的良性发展。信息检索效率可以保证档案使用率的提升，提高事业单位的整体工作质量。传统的纸质档案管理模式，要想从大量复杂的数据信息中找到有用的信息，检索过程复杂，检索难度较大，而档案管理的信息化可以有效提升检索效率，工作人员只需对所需检索内容进行输入即可在短时间内找到条件相符的结果，同时减少重复搜索和漏检索的发生。

（三）提升事业单位公众形象

事业单位通常都具有公益性质，加强事业单位档案管理信息化建设，可以方便公众对相关信息进行查询，有效提升政务处理的透明度，保证事业单位公众形象的提升。信息化檔案管理可以有效提高电子信息资源的利用率，实现对电子信息数据更好的存储和应用，推动事业单位档案信息化建设制度体系和方针的优化和改善。

二、新时期下事业单位档案管理信息化建设路径

（一）制定严格的事业单位档案管理制度

新时期信息化技术的不断进步，要求事业单位档案管理模式由传统的档案保护管理模式向信息管理模式转变，实现对信息的共享，方便事业单位更好的对档案信息进行应用。事业单位需要建立严格的规章制度，对档案管理制度进行规范，加强对档案信息的利用，发挥其最大效用[1]。首先，严格遵循国家制定的相关标准，按照档案录入的著录原则、方法和格式等对档案信息进行录入，避免在检索过程中出现错误，影响对数据的使用。其次，在对档案进行信息化处理过程中，要使用同一规范的数据库硬件和软件等，对纸质档案进行统一扫描归档，实现档案信息的有序化和快捷化管理，增加事业单位使用信息资源的效率。

（二）提升档案管理人员的专业素质

要想加强档案管理的信息化建设，事业单位要重视管理人员专业素质能力的提升，首先，事业单位要对管理人员进行定期培训，保证其综合素质的提升，培训内容包括管理专业知识、管理技术和心理综合素质等。其次，事业单位应当组织相关人员进行进修学习，保证管理理念的更新。再次，事业单位要对管理人员的计算机软件、硬件维修知识进行补充，提高管理人员的维护能力，提升在信息档案管理平台维护更新过程中与网络技术人员配合的有效性。最后，事业单位要加强团队建设管理，吸引高素质的专业人才，保证团队整体素质的提升，为档案管理信息化建设打好基础。

（三）加强软硬件投入和安全管理

事业单位需要通过数字扫描、光学影像或者音视频转换等现代化技术对纸质档案进行转换，建立起数字化的档案信息数据库，便于对档案系统进行检索和查阅，提高信息利用服务的快捷和高效。所以事业单位需要加强对于基础硬件设施的投入和建设，包括对档案系统互联平台架构和档案资料数字化工具配置的更新。事业单位需要根据自身的资金情况，逐步实现对硬件设置的采购和替换，采用高端设备作为服务器，低端设备作为使用终端，保证资金的有效利用[2]。对信息化档案平台设立访问权限机制。构建严格合理的管理制度和流程，对档案管理安排专人负责，保证电子档案管理的严谨性和独立性。对于使用电子档案的部门，建立严格的授权审批制度，减少信息化档案系统非法采访的发生概率，保证数据的安全。

三、结语

新时期下事业单位要加强档案管理的信息化建设，制定严格的档案管理规章制度，提升管理人员的专业素质，加强对单位软硬件更新的资金投入，提升档案管理的安全性，为事业单位工作的顺利开展保驾护航，发挥档案的服务价值。

参考文献：

[1]王岩. 提升事业单位档案管理信息化建设的措施分析[J]. 现代商贸工业，2018，v.39（16）：69-70.

[2]侯苏珊. 新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J]. 兰台世界，2020（S1）：74-74.

（作者单位：围场满族蒙古族自治县民族宗教事务局）