信息化背景下事业单位档案管理科学化的有效策略

赵媛媛

【摘 要】随着我国计算机技术和互联网的技术不断进步，大数据时代已经来临，各行各业都开始重视信息化技术的应用。事业单位档案管理也应当加紧信息化和科学化的转变，结合单位自身情况，加强信息化管理制度的构建，对管理方法进行革新和优化，提高档案管理水平，保证档案管理的质量和效率，提升档案管理的科学化水平，为事业单位的发展提供坚实的基础。本文就事业单位档案管理中存在的问题进行研究，提出科学化的改进策略，以供相关人员进行借鉴和参考。

【关键词】信息化;事业单位;档案管理;科学化

一、信息化背景下事业单位提高档案管理科学化的意义

信息化背景下加强事业单位档案管理的科学化可以有效提高档案管理的利用率，方便单位领导更好的进行决策，提高档案单位管理人员的工作效率和质量，保证事业单位更加稳定高效的发展。事业单位结合内部实际情况进行信息化档案管理方案的制定，将传统的纸质档案变为数字化档案，改变传统的手动搜索模式，可以有效解决传统档案管理模式数量较大、保管条件较差、查找利用率低、工作人员工作量大等问题，为事业单位的发展起到更好的提供数据支持和借鉴参考等重要作用。

二、事业单位档案管理科学化存在的问题

（一）缺乏对档案管理制度的重视

许多事业单位缺乏系统化的档案管理制度和体系，对档案管理工作缺乏足够的重视，在档案管理工作上投入的精力较少，档案管理工作在执行过程中缺乏深度和广度，监管部门没有起到应有的作用，对档案不能进行及时的归档，档案管理工作缺乏完善的考核机制，工作人员缺乏工作积极性。

（二）档案管理水平落后

随着信息化技术的发展，档案管理工作的技术日趋完善，但是许多事业单位缺乏对档案管理工作的总是，缺乏对档案管理部门资金的投入，不能及时对设备和技术进行更新，档案管理工作所需的仪器和电子设备无法满足信息化管理的需求[1]。许多事业单位虽然引进了设备，但是工作人员对设备的利用率较低，档案管理工作仍停留在保管模式阶段，缺乏明确的管理目标和科学有效的档案管理手段。

（三）档案管理人员水平落后

当前许多事业单位档案管理人员业务水平落后，甚至没有专门事业档案管理专员，相关人员缺乏对档案管理工作的精力投入，但是单位档案管理水平低下，档案管理缺乏系统性和完整性，存在交接不当引发的档案丢失现象，严重影响了档案的使用率。许多管理人员没有接受专业的系统化的档案管理培训，缺乏对管理业务的熟悉，無法完成对档案科学化的管理。

三、信息化背景下事业单位档案管理科学化的策略

（一）加强制度的完善和落实

单位应当将档案管理人员工作纳入考核，进行明确的奖惩制度，对档案管理工作较好的单位和工作人员进行表扬，对较差的进行惩罚。制定严格的档案管理制度对实际的工作过程进行规范，提高相关部门的执行力度，监督事业单位档案管理的规范化程度，对档案进行及时的整理，保证档案的按期归档，加强单位领导对档案管理工作的重视，实现信息化背景下档案管理工作的科学化。

（二）加大档案管理工作的投入

信息化背景下要想加强事业单位档案管理的科学化，需要加大对档案管理基础设施和软硬件设备的资金投入，建立专门的档案管理机构和档案存储空间，引进先进的档案管理设备，实现对档案的信息化管理。管理人员要及时对档案进行分类和保存，对档案的借出和查阅状态进行记录，实现档案管理的方便快捷，增加档案管理的完整性和科学性。

（三）加强对档案管理人员的培训

事业单位应当加强对档案管理人员专业素质的培训，保证档案管理水平的提升，树立档案管理工作的正确认识，掌握必备的专业技能，对信息化档案管理的流程进行熟练把控，完善内部分工和具体工作机制，提高档案管理工作的效率，使工作人员的职业技能满足信息化背景下对档案管理的需求[2]。

（四）大力推进档案管理数字化进程

事业单位加快启动档案管理的数字化工程，对单位内存在的大量纸质档案进行数字化加工，对相关影响数据资料进行存储，对档案托管人员的档案原始信息进行记录。档案管理人员将档案进行扫描上传，将信息纳入系统，实现档案的信息化数字化管理。档案管理人员要将档案进行分类整理，方便单位或者个人进行电子档案的查阅。

（五）完善事业单位档案管理的技术手段

事业单位需要建立起完整的档案管理信息化数据库，保证事业单位的内部部门和档案管理进行有效连接，保证对档案资料数据库的完全控制和管理。对档案资料的检索手段进行完善，提高档案资料检索的快捷性和有效性。保证档案管理的安全性管理，对档案资料数据库的建立、保存和使用等方面进行处理，减少资料遗失和泄露的发生概率。

四、结语

随着信息化时代的来临，事业单位要加强对档案管理的重视，通过加强档案管理制度，对管理人员进行培训，加快档案管理信息化进程，提高档案安全性管理，完善档案管理工作的科学性，为事业单位的长足发展打好基础。

参考文献：

[1]陈兴龙. 关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J]. 才智，2018（23）：223-223.

[2]云庭. 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J]. 卷宗，2019，009（006）：116.

（作者单位：围场满族蒙古族自治县民族宗教事务局）