提高公证服务的有效路径

杜惠君

(山西省太原市城南公证处，山西 太原 030012)

随着社会的进步与法治化进程的不断推进,人们对公证的需求也与日俱增,呈逐年上升的趋势。在目前云运算技术业已将互联网引入大数据时代的重要转折时刻,我们作为公共法律服务的窗口单位,理应认清形势转变观念,提高为民服务的执法理念,优化窗口服务,以互联网思维方式构建公证良性发展服务体系,全面提升公证事业发展水平。

一、加强队伍建设,提高公证员素质

公证服务作为一种准公共产品,应集公益性、基本性、均等性和便捷性于一体,为满足人民群众生存和发展的最基本的服务需求,积极推进公证服务建设,更好的彰显公证的内在属性,方可更好地发挥其职能作用。

(一)维护和不断增强公信力，提高公证服务

要让公信力的观念深深地根植于广大公证人员的心中,加强自身的诚信建设,自觉地把诚信观念变为诚信行为,把维护和增强公信力转化为自觉行动,在公证实务中坚持做到诚实守信,忠于法律。善于发现维护公证公信力的先进典型和事例,大力表彰典型,运用人物典型、事迹指导工作,推动公证工作的整体发展。

(二)加大对公证人才的培养与引进

1.公证事业的健康发展,离不开人才的培养与引进。在当前的新形势下,迫切需要建立一支政治素养过硬、执业纪律严明、职业道德高尚、专业素质高超的公证员队伍。打破公证原有非法律专业不录用的局限性,面向社会招录公证员及公证员助理的同时,亦应招录一些在自然学科方面专业技术过硬又熟悉公证法律业务的人才,为公证行业吸纳高素质人才而做好人才储备,以适应新生业务及社会科技发展的需要。

2.加强专业知识及办证技能的培训,提升执业价值。以“促学习、重提升”的激励机制为价值导向,鼓励执业公证人员参加继续教育。采取走出去、请进来的方式近距离地接触和感受公证文化的多元性,在资源整合的大数据时代背景下,鉴人之所长、补己之所短,以不同视角感知公证文化的新初探、新视点、新要求与新模式。加大综合素质的培训力度,邀请各行业的专家,以多种形式和方法培训非法律专业的周边学科知识。

二、加强公证影响力,扩大宣传力度

公证法律服务随着我国经济社会的发展与进步以不断延伸的方式在经济、政治、社会、文化及生态文明等方面都发挥着积极的作用。公证在人民群众中的信誉度、满意度都有了较大幅度的提升与改善。然而,不可否认的是,近年来一些违法性公证案例,给公证行业的有序发展带来的阻力与负面影响,不可避免地引起了公众舆论的误解,亦使公证公信力陷入整体信誉度的困局。当前,我们要着力加大对外宣传力度,提升公证宣传的深度与宽度,让社会更好地了解公证,积极营造有利公证发展的环境和条件。

(一)增强服务意识，提高公证影响力

1.服务乃宣传之本,宣传为公证之臂。质量与服务是一个行业有效持续发展的最具科学价值的不竭动力,亦是一种直接有效的宣传形式。公证宣传是人民群众了解公证、认识公证的基本途径。人民群众对公证的了解与认识的程度,直接决定了公证在人民群众心目中的影响力。

2.转变服务理念,增强执业自豪感。在巩固发展的过程中,不断改进以往坐等上门的服务模式,转变服务理念,提升行业发展的危机意识,以“急当事人之所急,想当事人之所想”为服务准则,在已锁定的目标服务群体中不断扩大延伸服务领域。对成功接受服务的目标当事人提供耐心细致地公证咨询服务,并对其所涉事由及具体情况进行综合衡量,为其提供多元化的公证解决方案。使公证服务在人文公证的宣传中得以放大,最大程度上满足当事人的具体需求。

3.建立长效机制,助推便民利民服务。把便民利民服务工作、普法宣传和公证咨询下社区的活动列入常态化的目标管理机制中去。定期组织公证人员为社区老百姓发放宣传册、义务解答咨询和宣讲公证法律知识等公益活动。进一步扩大公证在人民群众中的影响力。

4.公证法律援助,帮扶贫弱危困群体。切实保障困难群众的合法权益,与法律援助中心密切配合,进一步扩大援助范围,做到应援尽援。法律援助工作不仅体现了公证为民的执法理念,也体现出我国健全人权及社会保障机制的优越性。

(二)建立证后回访制度,全面提升公证价值取向

为当事人提供定期不定期的证后服务,对当事人能否实现预期目的进行回访。针对当事人提出的合理化建议和意见进行征集,不断完善公证服务,优化公证“服务产品”的效能;针对当事人在使用公证文书的过程中遇到的障碍及时与用证部门进行有效沟通;对有违约倾向的当事人要主动督促履行,对发生的纠纷要主动参与调解,对进入诉讼程序的要积极配合有关部门调查取证。让当事人真切感受到公证人认真负责的态度,彰显公证行业的社会责任感。

(三)建立宣传机制,不断营造良好舆论氛围

1.注重宣传队伍的建设,提升公证社会价值。分层分阶段不断推进宣传计划,加强与电台、电视台的专栏节目及综合媒体的合作与联系。通过开辟公证专题、专版、专栏等宣传形式,针对目标群体发放公证宣传手册,举办公证知识座谈、讲座、知识竞赛、现场问答、演讲比赛等方式,传播公证知识,提升公证社会价值。

2.定期组织法律服务宣讲,扩大社会影响力。为驻地各企事业单位提供公证法律宣讲及法律服务咨询,以及与工商联、企业家协会等组织建立联系,为企业家们开设“公证法律帮您办”或“公证进行时”等形式多样的互动性及参与性强,可操作的主题活动。不断扩大公证在社会中的知名度和美誉度,逐步改善公证行业的社会形象和整体影响力。

3.参与公益事业,担当社会责任。不定期地深入社区、高校、民政福利单位及驻地部队开展法律服务活动,以“三八国际妇女节”“雷锋学习月”“五一国际劳动节”“八一建军节”“重阳节”和“国家助残日”等节日为契机,开展义务法律咨询、讲座,为广大市民和特殊群体提供法律宣传。

4.树行业新风,创优质服务。以树行业新风为切入点,深入开展诸如“争做人民满意的公证员”“甘于奉献，服务为民的公证员”为主题的活动,在主流媒体中深度宣传和弘扬具有社会价值和先进意义的典型事迹和模范人物。通过报道行业的先进人物事迹,逐步引导公众舆论了解公证、理解公证,为公证行业的发展营造良好的舆论氛围。

5.建立公证调解制度,发挥社会法律职能作用。在社会调解格局中,公证调解应当成为承上启下的关键环节,在证前、证中调解过程中,充分发挥公证的预防性法律职能作用,为社会的稳定和司法安全,体现出公证行业的社会责任感。

(四)加强人文建设,提升团队综合素养

要增强集体荣誉感和团队意识,牢固树立“处荣我荣,处耻我耻”的精神理念。时代缔造楷模,历史造就英雄。每个时代都会推出一个“正面典型”成为学习的榜样,这是历史赋予时代的需要。“正面”有鼓舞人心,积极运势之作用,“负面”则有惊醒世人,教化育人之妙用。

1.定期组织人文建设活动,弘扬社会正能量。以公投的形式推选出大家心目中“身边的感动”“尊老孝亲模范”“巾帼文明岗”“服务能手”(服务明星)“共产党员先锋模范岗”等典型事迹与先进人物。在弘扬正能量的同时,使公证工作环境多了一份庄严、肃穆的氛围,令当事人对公证工作服务更多了一份敬畏与尊重。

2.定期组织集体性文体活动,激发团队凝聚力。以处为单位定期组织集体性文体活动,诸如:诗词写作、书画展、摄影作品展、棋类、球类、服装表演等形式的活动。使每个人均可参与其中,在充分施展个人才华的同时,增强团队协同作战的能力和团队凝聚力。

3.组织志愿者提供公益服务,彰显公证公益力量。以自愿报名踊跃参加的方式,组织公益志愿者参加能够集中体现民生民意和人文关怀的集体活动。诸如:为老少边穷地区人民、因贫失学或因贫病陷入危困之中的儿童捐款、捐物等一系列的帮扶工作。

三、加强标准化建设,规范执业行为

规范化和标准化是现代服务行业的发展要求与趋势,一个行业要让公众快速地识别其行业的标识及属性,无障碍地得到公众的认知与认可,服务规范化和标准化将是必由之路。

(一)规范行业自律行为,制定行业执行标准

提高公证行业规范化管理模式,首先要加强公证从业人员的专业素质的培养与训练,尽可能地为当事人提供热情周到、准确高效的人性化公证法律服务,全面提升公证人员的行业整体意识。

1.规范公证受理及收费标准,建设社会公信力。公证受理及收费标准不一致的现象给当事人留下了办理公证“因人(处)而异”“没有统一要求”的印象,对公证公信力造成了负面影响。从实践中看,“公证受理标准不一致”主要体现在三个方面:各公证处之间的受理标准不一致、不同公证员之间的受理标准不一致和不同类型的公证事项之间也存在着受理标准不一致等情况。收费标准的差异化也存在于同事、同城和同处之间。同时,同人不同价,讨价还价等现象也时有发生。这些现象的发生,不但会让当事人对公证公信力产生质疑,而且还会令社会公众对公证产生不信任,甚至会产生反感的情绪,进而影响到公证事业健康有序的发展。由此可见,公证受理、收费与公证公信力有着十分密切的关系,在公证公信力进一步建设的过程中,要积极推进公证事项的审查核实标准化,明确每一类公证事项应收集证据的主要种类和审查方式以及真实性和合法性的判断标准等,使公证审查核实有据可循。

2.加强质量管理,强化监督机制。公证质量管理是公证公信力建设的重要内容,规范办证操作程序,从根本上杜绝假错证的发生;严把审查、审批关,将监督机制引入公证监管制度,采取“阳光公证”的方式,增加公证程序的透明度;健全行业奖惩制度,进一步加强监督检查工作,实施行业奖励和行业处惩并举的双轨制,有效地发挥公证监管职能作用。

(二)合理利用人力资源,优化内部设置

内部设置的专业化、合理化、精细化的配置,将有助于行业的规范化管理的发展进程,这样做不仅可以合理地利用人才配置,有效地提高公证质量和服务水准,真正使人尽其用的人本价值发挥到极致,而且,还可以解决公证队伍的建设和在办理公证中所存在的诸多问题。在新趋势、新变革、新思维日益发生着蜕变的当下,服务观念的转变、工作模式的创新、服务标准的提高以及管理机制的优化都将直接影响着公证事业的健康发展。

四、推动行业发展,创新公证服务模式

(一)搭建交流平台,实现资源共享

1.建立公证征信不良信息系统平台,降低执业风险。征信,是指客观记录人们过去的信息信用并帮助预测未来信用等级,供信息使用者参考的一种服务活动。在公证信用面前,隐私权的弱化是不需要条件的。一个人违约甚至违法,那么就应该承担在公众面前曝光的风险以及社会生存的成本。经过公证征信系统平台查询,该人曾经在公证受理过程中所发生的不良记录或因借款而产生的违约被出具过执行证书的记录就会呈现于平台之上,为相关部门提供信用考评的依据。

2.建立信息化电子公证平台,发挥主观能动性。有针对性的打造多方位多功能的新型电子公证平台,实现资源共享,并完善运行机制,增强公证行业实现工作目标的手段和方法,提高工作效率,充分发挥公证职能,为民商事活动、网络经济及电子商务提供优质的法律服务和法律保障。

(二)以“法无禁止即自由”的理念,扩大公证服务外延

1.转变服务理念,延伸公证服务。公证事项较大部分或者说绝大部分属于“被公证”的事项,而真正为当事人提供公证途径得到法律保护的公证事项却很有局限性。公证创新与每一个公证人都息息相关,需要有延伸性公证法律服务的思路,不单纯停留在简单而又粗放式的竞争上,还应加强与其他服务行业的沟通与联系,利用自身的优势,开展优势互补、联盟合作,也可以考虑在相关部门建立绿色通道或设立接待窗口。这样做不仅方便了当事人,也减轻了相关部门工作人员的压力,同时也有利于实现公证的社会价值,从而更好地实现了多方共赢的追求目标。

2.运用互联网思维,开拓新型业务。随着互联网技术的日益成熟与不断发展,电子时代应运而生，公证行业也同样无法置身事外。在此趋势之下,应积极主动地组织具有专业技术的青年公证人员以互联网+公证的思维开拓创新,不仅从宏观上关注虚拟经济和大数据的发展动向,而且要从微观上观察身边出现的电子领域的新技术、电子商务的新模式,寻找行业介入的可能性。凭借自身的法律知识和职业技能,为当事人提供更加全面的公证法律解决方案。