基于社会网络分析的档案管理信息系统建设研究

（沈阳理工大学档案馆，辽宁沈阳 110159）

0.引言

档案管理信息系统是档案信息化建设的重要组成部分，它决定着档案信息化建设的整体架构。建设档案管理信息系统，利用现代化信息技术对档案进行分类管理，有利于企业节省人力、物力，使管理更加便捷，工作效率更高。为了更好地利用信息系统进行档案管理工作，企业单位要注重人才培养，明确管理目标，并对工作人员进行相关知识的培训，这样才能完善人才的知识和技能，以便更好地投入到档案管理工作中。

本文综述运用文献计量工具UCINET6.0绘制知识图谱，对文献信息进行统计分析，探析在档案管理信息系统建设研究领域的现状、不足和未来发展空间和趋势。

1.数据来源与研究方法

1.1 数据来源

在CNKI全文数据库中，笔者以“档案+管理信息系统建设”为主题词进行检索，检索日期为2020年7月10日，将发表时间限定为2001—2020年，共检索到218篇相关文章。经笔者逐一排查后，其中包含报纸文献3篇，会议7篇，硕士学位论文32篇，期刊文献175篇。接下来，以“档案管理信息系统建设”为检索词，在当当网、京东书城以及豆瓣3个平台进行搜索，共检索到两本相关书籍，分别为《城市建设档案管理信息系统》和《国防特色高校档案管理与信息化建设》。

1.2 研究方法

本研究采用UCINET6.0软件进行社会网络分析，结合定性与定量研究方法，对所收集的文献按照发表时间、期刊来源、关键词等方式进行梳理，以对档案管理信息系统建设的研究有一个清晰和全面的认识，梳理出过去近30年间该研究的特点和发展脉络。

2.文献检索结果与数据分析

2.1 文献数量与发文时间统计

在数据分析前，有必要整理和总结近20年来档案管理信息系统建设研究的文献，分析研究成果的发展状况，为之后进行知识图谱的绘制和成果的分析提供基础。对检索出的218篇中文文献年度发文量进行梳理绘制成表1。

由表1可得出：我国期刊文献发表的关于档案管理信息系统建设的学术性文献数量呈现不平稳的波动状态，在总体趋势上可以分为几个阶段进行分析。2001年以前关于档案管理信息系统建设的研究较少，平均每年2篇；而到了2002年开始文献数量逐年增长，2007年达到了第一个峰值—15篇文献，这说明这一研究正受到越来越多的国内研究学者重视，掀起了研究热潮。2008—2014年总体呈上升趋势，在2014年达到最高峰21篇，体现了学者们对这一研究的持续关注。

2.2 资源类型与学科分布统计

从2001年以来，我国研究档案管理信息系统建设的论文在知网文献数据库中共有218篇，其中，期刊发文数量为175篇，占总发文量的80%；其中核心期刊数为25篇，占总发文量的14%；这表明国家和社会对于档案管理信息系统建设方面的研究尚未深入进行，核心期刊发表所占比率不高，需要在未来进行重视和进一步研究。

值得注意的是，硕士学位论文的发文数为32篇，占总发文量的14.7%。可见，在研究生毕业论文选题过程中，选择这一研究的学者还不少，尤其是计算机软件及应用方向的研究生更愿意将“档案”这一相对冷门的学科与管理信息系统相结合。

表1 CNKI数据库检索出文献量与发文时间统计

通过中国知网（CNKI）提供的文献计量可视化分析功能，笔者得到了关于档案管理信息系统建设研究的学科分布，进一步对学科分布进行统计可以发现，发文量排名首位的学科领域是计算机软件及计算机应用，发文量为90篇，占比26.79%；其次是档案及博物馆，发文量为84篇，占比25%。可以看出，档案管理信息系统建设研究的学科分布相对分散，对此的研究学科以计算机及档案为主，在其领域的期刊内发文量最多，表明在该学科内对档案管理信息系统建设各个方面的研究较其他学科更充分，经验更丰富。

2.3 发文机构、文献作者情况统计

对检索结果中文献发表文章的机构进行分析，能知道档案管理信息系统建设研究的核心机构。通过中国知网（CNKI）提供的文献计量可视化分析功能，笔者得到了关于档案管理信息系统建设文献在发表数量上排名前10的发文机构。可以看出，发文量最多的研究机构是电子科技大学，高达3篇；其次是湖南大学，共4篇；南京理工大学共发表3篇。将以上统计作为参考发现，对档案管理信息系统建设这一专题进行研究的主体来自高校师生，其他机构发文量占比很小，这个现象从侧面反映出当前对档案管理信息系统建设这一专题进行的理论研究远多于实践研究，这就需要相关从业人员在实践层面进行更为广泛深入的研究，创造出更多学术成果。

对相关文献的作者进行分析可以帮助我们了解该领域的核心科研团体及研究主题，对把握该领域的发展状况具有重要意义。笔者统计了发文量前10的作者，发文量在两篇以上的作者仅有4名，分别是罗志东、史明昌、王大庆、薛筱东，说明大部分学者对该研究的持续性不高，研究不够深入。

3.社会化网络分析

3.1 确定高频关键词

关键词是一篇文章核心内容的浓缩和提炼，如果某一关键词在其所在领域的文献中反复出现，则反映出该关键词或主题词所表征的研究主题是该领域的研究热点[1]。本文使用CNKI可视化分析功能，在档案管理信息系统建设相关218篇文献中，选取频数排名前10的高频关键词。

由前10位的关键词看出，“信息系统”为中心关键词，出现频次为35次，这体现出档案管理信息系统建设问题研究热点主要集中于信息系统，也侧面反映了作者的知识背景及研究偏向。

与“信息系统”联系紧密的“管理信息系统”和“信息化”出现频次为25次，并列第二。可见这一主题的研究已经发生很大偏转，来自不同研究领域的作者分别从不同的角度分析了档案管理信息系统建设，如技术角度和管理角度等。

从排名前三的高频关键词中可以看出，档案管理信息系统建设的研究主要集中在信息系统构建的技术角度上，这也为原本具有浓厚的人文色彩的档案研究增添新的生命力，为更多档案管理研究相关作者提供新思路。

3.2 共词网络分析

共词网络分析是社会网络分析在文献分析中的应用。为了能够进一步分析档案管理信息系统建设的研究现状，本文利用UCINET软件构建出高频关键词共现网络图（如图1）。在该网络图中，每一个节点表示一个高频关键词，节点之间的连线表示每个关键词之间存在联系。节点的连线数是聚类构建的核心，节点连线越密集，关系越密切。与此同时，若关键词之间距离越近，则其关联度越高，反之，距离越远，关联度越低。

图1 高频关键词共词网络

根据发文机构前10统计的相关数据，并结合档案学相关性质及管理信息系统的属性，可将检索到的相关论文按主题划分：档案信息化建设、管理信息系统、档案管理信息、信息化建设、管理情报系统、档案管理、企业管理等[2]。可见，围绕该主题的研究重点主要是档案管理信息系统的开发与建设，在这方面相关论文占比最多，研究思路遵循建设的整体性，并引入管理信息系统的开发方法。对于专门研究档案管理信息系统的相关论文，主要围绕建设、运行及维护展开，并针对各部门的专业性来分析信息系统的建设要求。随着国民经济的不断提升以及社会网络化的不断深入，越来越多的单位和部门为顺应时代要求，开始建设符合需要的信息系统，管理信息系统也要加强推进，以便更好地服务于信息系统的高效运营。

4.研究结论与展望

4.1 当前研究存在的不足

通过对上述检索结果的计量可视化和知识图谱分析，本人将先前学者对档案管理信息系统建设这一主题开展的研究进行了梳理，本人认为研究还存在下列3点不足：

第一，从发文量和发文活跃期间来看，对档案管理信息系统建设这一主题进行持续研究的学者较少，且高发文量作者发文数量偏少。如发文作者前10统计所示，发文量为2篇的仅有四位作者（罗志东、史明昌、王大庆、薛筱东），而2篇以上的作者为零。很显然，表中其他作者对这一主题研究的持续性很弱，而且发文量偏少。从文献发表数量上看，我国档案管理信息系统建设课题的研究总数，在一定程度上不算太少；但从整体的研究方向来看，研究方向较为单一。如数字技术、网络留存和价值体现等问题的研究成果相对较少，且选题大多是一次性选题，缺少对前沿性问题持续跟进、系统研究的文章。

第二，从用户感知和公众视域层面进行的学术研究偏少，研究成果不足。档案管理信息系统最终要面向广大公众投入使用，因此在如何使潜在用户对档案管理信息系统有更强烈的使用意愿和更高的满意度这一问题上，还需进行更加深入细致的研究。当前对这方面的研究较少，虽然有几篇文章涉及到了该领域的研究，但是研究在整体上较为宏观，还有很多微观领域并没有涉及到，仍需创造出更多有标志性的学术成果。

第三，实践探讨与理论挖掘不均衡。对于课题的认知过程是从理论到实践再到理论的循环往复的，在对发文机构进行整理发现，高校在社区档案方面发文较集中，发文机构前10统计显示，电子科技大学和湖南大学对此课题较为关注，但在内容上仅仅是在学生没有实践经验基础上进行的理论分析，除此之外，高发文机构前10位中有9个都是高校。档案管理信息系统建设相关的研究一定是基于生活工作中总结出经验再进行创新优化的，用户是管理信息系统最基本的构成单元，高校师生相比较工作人员，实践经验是欠缺的，所以在已有相关文献的发表上，基于管理理论的文献众多，而在以用户视角，基于实践经验进行完善相关建设的文献仍很稀缺。

4.2 未来研究的空间与发展趋势

从用户和消费者视域探究档案管理信息系统开发。档案管理信息系统始终是要面向广大用户的，国内档案管理信息系统的开发工作起步较晚，目前在理论和实践层面还不是非常成熟，但是档案管理信息系统面向大众公开销售是未来的一个大趋势。因此，从用户和消费者视域对档案管理信息系统开发工作进行探究是非常有必要的，也是具有前沿性的。

构建档案管理信息系统可持续发展学术体系。多学科交叉融合是构建协调可持续发展学科体系的关键，其打破了传统学科在迭代上的壁垒，从而释放出基础学科与应用方面学科之间的火花。档案管理信息系统在一定程度上仅仅是对档案管理各方面最基础的运作，但在范围覆盖上讲，档案管理信息系统融合了文理农工医学科技的方方面面。在之后的档案管理信息系统问题研究上，应该是融会贯通，多层次地渗透各个学科在实践上的精髓，例如在档案收录编研上应该是基于历史学角度，在档案管理工作上应该是追从管理学的方法，在档案公开与用户查看上应该是融合数据安全等大数据这些高科技领先学科的研究，关于档案与生态系统结合，档案与医护结合等多方面问题的探究仍需要学者在未来进行多学科融合的展开。

档案管理信息系统是档案学术研究体系中的重要一项，从产生到发展在多年学者的研究中应取得扎实的成果[3]。对课题过往的学术研究成果进行总结分析，是未来课题研究的基础。在档案管理信息系统有关问题的研究仍需要理论与实证相结合，以健全档案管理信息系统理论与实践体系。