监理企业的信息化建设

陈威昂（上海市合流工程监理有限公司, 上海 200120）

近年来，各监理企业不断进行企业转型与产业升级，通过将业务范围从工程监理与项目管理扩大为造价咨询、招标代理与技术服务等综合咨询，逐渐发展为技术咨询公司。企业管理模式日趋复杂，管理理念日趋新颖，管理内容与组织架构日趋庞杂。为了更从容地面对和适应大趋势，打造企业的核心竞争力，监理企业必须通过信息化建设来提升自身的规范性，以信息化促规范化，不断地加大市场开发力度、提高现场管控能力、提升综合管理水平。

1 监理企业信息化的定义与意义

1.1 监理企业信息化的定义

日本学者 Tadao Umesao 在 1963 年提出“信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称” 。《2006年—2020 年国家信息化发展战略》中定义：信息化是企业充分利用现代信息化技术，通过利用信息和开发资源，促进企业内部及企业之间的信息交流与知识共享，为经济的增长与社会发展的转型作出贡献的过程。

监理企业信息化，通常是指监理企业以计算机、网络为载体、媒介，通过充分开发和利用各种信息资源，做到监理企业各阶段、各环节的信息进行细致的分类与整合，逐步提高监理企业在运转与决策等方面的效率，降低监理企业的安全风险，增加监理企业经济效益和提升企业竞争力的过程。

1.2 监理企业信息化的意义

信息化建设对监理企业的发展有着十分重要的意义，具体表现在以下两方面：一是信息化建设能够帮助企业全面、及时地收集施工现场的相关信息，为公司领导了解现场实际情况、做出相应决策提供必要的参考依据；二是在工程监理工作中，监理工程师做出判断与协调各方关系的依据是监理信息。而通过信息化建设能切实地强化监理信息的获取、整合与处理，极大地夯实了监理工程师的工作基础，增强了工作依据的可信度与准确性。由此可见，监理企业的信息化建设不仅能减少传递信息的时长，而且能保证在传递过程中监理信息的安全性与可靠性。

2 监理企业信息化的需求分析

2.1 财务管理需求分析

监理企业面对项目实施周期长短不一，涉及部门、人员较多、较杂的情况，信息化建设有利于规范合同信息、收款信息管理，确保数据的安全性、准确性、唯一性、及时性，通过信息系统，构建监理合同数据库、监理费收取台账。同时实现监理合同执行与项目实际情况的联动与共享，监理合同执行与集体或个人贡献的关联与量化，最终获得企业准确的经营数据和报表（合同开票、合同到账、费用报销等），支撑领导经营决策。通过监理企业财务管理的信息化建设，整体提升财务管理过程的规范化、系统化、精细化水平，使监理企业在财务管理方面、对项目监理部的财务管控方面有效率更高，从而提高企业的核心竞争力。

2.2 经营管理需求分析

在目前的市场化大背景下，监理企业的经营承揽工作是重中之重，具体工作内容包括：招标信息管理、投标信息管理、投标数据库管理（项目业绩管理、人员证书管理）等方面。目前很多监理企业的市场信息管理还处于粗旷型阶段，具体表现在信息来源不可靠，渠道不畅通，管理不规范，还没有形成可以完成收集信息、整合信息、处理信息与跟踪信息的稳定的管理体系。而通过信息化系统建设，可以帮助监理企业不断积累市场信息，提升市场业务能力。因此，通过监理企业经营管理的信息化建设，建立针对监理市场信息收集、筛选、处理和跟踪的规范性高的系统软件是很有必要的。

2.3 工程管理需求分析

监理企业通过收集、整理、处理各类项目信息来完成对现场安全、质量、文明施工的管控，信息就是监理企业管控现场的抓手。而通过建设信息化系统，可以有效加强监理项目各类信息的处理能力。① 监理工程师管控项目的基础是监理信息，主要手段是控制。通过整理信息，控制安全、质量、文明施工，确保工程项目按计划实施，并把计划目标与实际执行情况进行差异比较，及时发现问题，汇总形成数据库，并通过总结，排除和预防质量通病的发生，为保证项目产品质量与安全夯实基础。② 监理工程师沟通协调参建各方关系的依据与工具是信息。一个项目工程的顺利完成，需要政府、业主、勘察、设计、施工、监理等各方共同努力与配合，各参建单位工作配合的好坏直接影响着项目工程总体目标完成的质量，而良好的沟通是默契的配合的前提条件。

2.4 文档管理需求分析

作为监理工作的重要组成部分，监理文档通常包括：合同文件（A 类）、勘察设计文件（B 类）、监理工作指导文件（C 类）、施工工作指导文件（D 类）、资质文件（E类）、工程进度文件（F 类）、工程质量文件（G 类）、会议纪要（H 类）、监理报告（I 类）、监理工作函（J类）、监理验收文件（K 类）、监理日记（L 类）、监理工作总结（M 类）、监理工作记录文件（N 类）、工程管理来往函（O 类）、监理内部文件（P 类）等，如此繁杂的文件类型与众多的文件数量，通过传统的纸质方式，不仅传递的时效性差，过程自身安全性低，而且文档损坏与丢失是不可避免的。通过信息化系统，结合企业与特定项目的不同需求，设定有针对性的文件模板，形成文件上传、文档分类管理、文档快速查询与检索、文件权限管理等功能，可大大提升文档本身的规范化水平与处理的效率。同时，对部分文档可以开辟权限，让各项目之间相互学习，加快好的经验、做法快速传播的速度。

2.5 人事管理需求分析

监理人才是监理企业最重要的财富，也是提升企业核心竞争力的基础，信息化系统可实现对人员个人信息、工作状态、持有证书情况、发展计划、劳动合同、工作经历等有效管理，构建更为完善的企业人才信息库。

2.6 行政管理需求分析

由于项目监理部分布较散，涉及物资采购、固定资产保管、费用报销、会议室安排、车辆管理、办公用品申请等线下操作，费时费力，效率低下。通过分类分析内控流程，利用信息化手段，能更好地将核心流程进行梳理，通过系统中不同角色层层审批，为企业的行政工作提供便利。

2.7 学习培训需求分析

作为咨询服务类行业，监理人员知识和企业资质的积累非常重要的。但是从事监理工作的人员流动性较大，加之项目监理部散落在各地，想通过组织集中的培训、参观学习来提升人员整体素质与公司的综合能力，工作量和难度都是比较大。通过信息化系统构建企业的知识管理体系与学习平台，不仅可以为全体员工提供执业证书、监理工作等方面的学习资料，而且可以借助云课堂和竞赛功能模块，调动员工的积极性，为企业发现人才，切实提升企业人员培训的效率，提升企业人才整体素质。

通过构建信息化系统，全方面提升经营承揽、现场管控、行政办公、员工教育、综合管理水平，实现从传统意义上的粗犷管理，到规范化、信息化管理，不断完善流程建设，加大制度落实力度，达到精细化管理，提升核心竞争力，形成企业的竞争优势，在激烈的市场竞争中占得先机。

3 监理企业信息化建设的模式选择

本监理信息化系统建设采用联合开发模式，即监理企业和软件公司之间的联合。监理企业在系统功能模块的需求分析基础上，提出系统应有哪些功能、达到哪些目的、取得什么效果等有针对性的要求或意见，并编制需求清单；软件公司利用计算机领域的人才、技术优势，搭建起量身定做的监理信息化系统，如此也能保证系统的稳定性和安全性。通过试用信息化系统初级版，根据系统的操作性和发现的问题，对系统功能与模块进行有针对性的修改与增减，建立起一个针对性强、操作性好的信息系统。同时，随着企业的发展，市场的开拓，行业大形势的变化，可以对已上线的系统进行二次开发与升级，保证系统的先进性与用户使用的舒适性。

4 保证监理企业信息化建设的措施

监理企业信息化的应用，最具有挑战性的便是传统工作习惯的转变，即原来通过手写记录、纸质文件流转办公，现在全部转变为计算机网络的信息化办公。为保证监理企业信息化建设的有效性和操作应用的流畅性，笔者认为应该努力做好以下几个方面工作。

(1) 信息化制度的建设。无论推行哪种制度或者新做法，相关的办法与规定都是基础性的、必不可少的，信息化建设也不例外。为了规范信息化建设工作的开展，监理企业不惜制定详实的、有可操作性性的管理办法，并严格落实。通过开展主题教育、网络安全交底、系统操作培训，提升员工对信息化系统建设的必要性、安全性和操作性等方面的认识，既能保证关键数据的的安全性与保密性，也能巩固系统自身的规范性与科学性。

(2) 企业领导的大力支持。信息化系统的应用与推广本身就是对固有工作理念与习惯的挑战与变革，其推动的方式必须是“领导自上而下地监督、制度从始至终地落实”。一是监理企业领导必须支持和重视这项工作，通过自身的坚持使用和带头使用，在企业内部树立起榜样；二是要将信息化系统的使用情况列入各职能部门、项目监理部等基层部门的考核指标中，与部门评优直接相关。只有领导自上而下地督促、制度从始至终地落实，才能逐渐地、彻底地冲破固有的工作思维，提升信息化系统的使用覆盖率。

(3) 日常维护的重视与坚持。目前，监理企业对信息化系统的运维有两种方式：一是设立专职的部门与人员，其要求是必须有相关的专业知识，对系统设计与开发有参与、软硬件设备维护有专业技能储备；二是将日常运维工作委托给具备相应能力的软件公司，但是监理企业必须设置信息化兼职岗位，负责完成与系统或网络安全相关的工作，防止以包代管的现象发生。无论哪种运维方式，都要求监理企业重视信息化系统在后期使用过程中的运维工作，特别是在关键时期，确保信息化系统不发生网络安全事故。

(4) 内部培训的开展。使用信息化系统的绝大部分人员是各职能部门、项目监理部的员工。项目监理部一线员工具有年龄结构偏大、计算机操作水平较低、学历素质参差不齐、人员稳定性差的特点，都是信息化系统推广使用的负面因素。因此，在信息化系统使用的全过程中，监理企业必须从信息化系统的意义、操作讲解、试用反馈、安全须知等方面全方位地大力开展有针对性的教育培训工作，确保所有员工都认识到企业信息化建设的重要性、必要性，掌握系统操作的方法，同时通过激励机制，充分调动员工使用系统的积极性。

5 结 语

我们的监理企业采用联合开发的形式，通过不断地试用与调试，经过一年多的努力，建立起了包含工程管理、经营管理、人事管理、行政管理、云学堂服务等十一大板块、二百余项的综合性信息管理平台。信息化系统的建设与应用，大幅度提升了企业工程监理项目的管理效率。虽然在一些模块的设计和实际应用中遇到了瓶颈遇难题，有一些模块在使用过程中达不到或者比设想有一些弱化的现象，但也为今后系统的二次开发指明了方向创造了更好的机遇。

今后还将在监理信息管理系统平稳运行的基础上，结合5 G 网络，充分发挥移动终端和通信互联的优势，进一步深度开发基于移动互联网平台的信息管理软件，达到数据实时正确传送，为企业管理者的决策判断提供更加详实、准确的情报的目标。监理信息管理系统的设计、开发和使用只是一个开始，我们将从企业发展战略的角度出发，不断完善其功能，充分利用并发挥其作用，更好地为企业服务，创造更多利润和价值。