属地化地勘单位地质档案管理现状与建议

王 艳 ，姜永果，刘文佳，徐 恒

(云南省有色地质局 云南 昆明 650051)

地质勘查成果档案资料是在地质工作中形成的，是国家重要的档案资料，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究等的依据和基础，是国家的宝贵财富。在地勘单位发展过程中，地质工作人员在艰苦的环境下通过对各类地质、地貌的不懈努力与探索，总结出了很多宝贵的地质资料信息。地质档案资料专业范围广泛、信息内容丰富、保护好地质档案资料是维护国家经济发展的一项重要任务。

2001年，按国务院属地化管理要求，原由国务院有关部门直接管理的在各省、自治区、直辖市的地勘队伍划归各级人民政府管理。实行属地化管理之后，地质档案由各单位自行管理，管理方式的落后及管理意识的薄弱，使得地质档案分类不清，归档缺乏系统性，信息化和数字化程度普遍不高，这对地质档案管理水平的提升带来了较大的影响，也不利于地质档案信息资源的有效利用。要想严格推行管理条例的措施，就必须要达到更高质量的管理工作，因此提高档案管理工作刻不容缓，这样才能够更好地提高档案的管理效率。

1 属地化地勘单位地质档案管理现状

1.1 资料存量及类别

地质资料蕴藏有丰富的信息，包含地质找矿、区域地质调查等重要成果报告；地形图及各类数据库；物化探成果报告、科研报告、年度立项申请与设计书、测绘工程、实验测试、探矿工程等原始资料；区调资料(含地质、矿产、水文、化探)报告；技术类书籍等。

1.2 管理现状

实行属地化管理之后，地质档案由各单位自行管理，由于管理方式落后，管理意识薄弱，使得档案分类不清，缺乏系统性。具体主要表现在以下几个方面：

(1)在原本地质档案的管理中，在立卷还有分类方面不明确，已经归类的地质档案没有符合系统、完整、准确、清晰的要求。

(2)地勘单位的地质档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，单位组织的专业知识培训少，具备地质勘查专业能力和档案管理专业知识的复合型人才较少。

(3)由于受到传统地质档案管理的影响，地质档案的管理并没有因为科技的迅猛发展而改进，手工管理模式在地勘单位管理地质档案中仍然盛行。部分地勘单位使用的是木柜存储资料，没有按要求配置“三铁”(铁窗、铁门、铁柜)、“四防”(防盗、防火、防潮、防鼠)。

(4)地勘单位对档案管理缺乏重视，地质资料实际储藏空间已经无法满足现有资料的日常储存，新收入的地质资料只能放置与纸箱中和堆积于地面，地质资料的安全性、保密性、延续性、完整性均得不到保障。

2 属地化地勘单位地质档案管理存在的主要问题

2.1 地质资料管理体系不够完善。

大部分地勘单位对于档案管理缺乏重视，导致地质档案管理体系不够完善。地质资料档案馆馆藏了多年来在全省各地工作形成的地质、遥感、物化探资料数万份，随着时间的推移，馆藏的地质资料将越来越丰富。因此要建立健全的地质档案管理体系，加快对地质档案开发利用方式的转变，推进地质档案信息化的建设步伐。随着当前信息技术的快速发展，地质档案管理工作也需要积极引入信息化技术，加快推进地勘单位地质档案信息化建设进程。在地质档案信息化建设过程中，需要构建网络环境下地质档案管理与服务的基本框架，推进信息的社会化服务，才能全面提升地质档案信息的开发利用效率。

2.2 地质资料管理意识薄弱

大部分地勘单位对于地质档案缺乏管理意识，这是普遍存在的问题。特别是当前地勘单位改革工作的不断深入，部分地勘单位将更多的精力放在追求经济效益方面，对地质档案管理工作缺乏应有的重视。在地勘单位地质档案管理工作中，存在档案管理方式落后的问题，不仅档案分类不清，而且地质档案归档缺乏系统性。地质档案信息化和数字化程度普遍不高。这对地质档案管理水平提升带来了较大的影响，也不利于地质档案信息资源的有效利用。

2.3 地质资料保密意识薄弱。

在《涉密地质资料管理细则》中较详细规定了地质资料的定密原则及密级确定，由此可以看出地勘单位的地质原始资料和成果资料有很大部分属于国家秘密范围。在当今大数据信息化时代，网络渗透人们工作和生活的方方面面。对地勘单位而言，信息化大大提高了地勘单位的工作效率。众所周知，地勘大部分工作在野外，远离工作本部或甲方工作场所，网络便捷了地质资料的传送，方面了沟通。另一方面，地质资料量多，为了存储简便、调取快捷，当前地质资料的归档往往要求数字化。在这过程中，增加了泄密的概率。随着市场经济的发展，地勘单位也逐步开始进行企业化改革或者企业化管理。地勘单位重业务的拓展和经济效益最大化，没有充分重视对地质资料的管理，相对投入的财力人力不足。尤其是对于电子档案资料，当前，随着地质档案资料的数字化，绝大部分地勘单位没有设立信息管理部门，放松了对计算机、互联网泄密隐患的警惕。

3 加强地质档案管理的重要意义

3.1 地质资料是地质工作的知识结晶

地质资料直接记录了地质调查、矿产勘查、科学研究等地质工作的过程、经验和成果。既有野外调查过程中形成的原始记录，即原始地质资料，也有野外工作采集的地质资料实体，即实物地质资料；还有经过科技人员综合整理、分析研究形成的知识性成果地质资料。因此，每份地质资料都承载着地质工作者的智慧和创造，包含了很多的科学信息，是科学知识和科技经验的有效积累和储备。由于受时代、科技发展水平、认识的渐进性、地质工作投入的强度和地质工作者的水平等条件的限制，每一份地质资料都存在认识的不全面性及结论的不准确性，也就包含了很多尚未被完全认识的科学信息。因此，地质资料具有科学上的不完整性和可探索性，这既是地质资料巨大潜在价值的体现，也是地质资料开发利用的基础。

3.2 地质资料是地质产业发展的基础

随着我国市场经济的发展，人们越来越注重地质科技档案，越来越关注如何利用地质科技档案，才能为社会带来不可估量的利益。矿产、水文、 环境、地球物理、地球化学等多个学科，可广泛应用于矿产勘查开发，地质灾害预防与治理，工程建设，环境变化等各个领域。不同的部门、行业可以从不同的角度解读同一份地质资料，可以提取出对本领域有用的信息，服务于社会的各个领域。因此，地质资料信息是公共产品，具有服务社会的功能。

3.3 地质资料的价值是地勘单位的经济命脉

地质资料是指在地质工作中形成的，对国家和社会具有保存价值的，以文字、图表、声像、标本、样品、岩矿心等不同形式存在的地质、矿产信息和实物等。地质资料是国家重要的档案资料，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究等的依据和基础，是国家的宝贵财富，必须实行统一管理并发挥其作用。对国家经济及文化方面的进步发展有着极其重要的价值，且蕴含着巨大的经济与社会效益。在社会发展的进程中，地质资料的收集与管理显得尤为重要。通过重视地质档案资源的开发利用，全面提高地质档案服务质量，能够更好地体现出地质档案的内在价值。地勘单位管理的地质资料的价值高低是地勘单位的经济命脉。地勘单位能否做好管理工作，决定着地勘单位能否长久生存和持续发展。

4 对属地化地勘单位地质档案管理的工作建议

4.1 完善地质档案管理的日常体系

在新的形势下，我们想要做好档案管理工作，使其适应当前的社会发展要求，要建立健全地质档案管理体系，加快对地质档案开发利用方式的转变，推进地质档案信息化建设步伐，全面提升地质档案信息的开发利用效率。保证每个环节的工作都有迹可寻，对于所建立的管理制度，要严格执行，将待归档的地质资料，按照不同的类型做好分类，便于保存和归档。此外，在制度的制定方面要做到细则化，明确本单位档案的归档基本要求和基本内容，细化数据文件的移交与保存借阅等内容。针对当前地质档案社会服务模式来完善地质档案管理机制。同时要加快对原有地质档案数字化建设，将原有纸质档案进行录入，通过实现地勘单位地质档案数字化，可以有效地提高地质档案信息利用率，全面提高地质档案管理工作的信息化和现代化水平，为地质档案信息的高效利用奠定良好的基础。所以做到地质档案的信息化管理是档案管理工作的重要内容。单位之间可以做良好的交流和沟通工作，相互取长补短，不断完善地质档案的管理技术。做到档案信息化管理，既提高了地质档案管理的效率，同时也加强了地质档案管理的质量。 此外，地质档案实现数字化的查询，在调用以及归档时都提高了效率，对于地质档案工作的开展具有突破性意义。

4.2 提高对地质档案管理的水平

当前很多单位对于档案管理工作重视程度很低，所以导致地质档案在管理的技术以及制度等方面都存在一些问题。针对这一现象，首先应该做到的就是从思想上提高对地质档案的重视，建立规范化、信息化、标准化的档案管理工作，将这三点要求渗透到档案的收集、整理、归档等各个阶段的工作之中。此外，领导阶层还要协调好每个部门，提高他们对档案管理工作的重视程度，保证归还的档案完整，在收集、归档以及移交的过程中避免人为因素对档案造成损坏。

4.3 加强对地质档案管理的保密意识

加强地质档案管理人员的保密教育，提高地质档案管理者的政治素养和保密意识。对涉密人员进行教育培训要做到因人施教、因岗施教，内容应包括保密的相关法律法规、涉密地质资料的专业知识，使相关人员清楚的认识新形势下窃密与反窃密斗争的严峻形势。地质档案重库房应当配置“三铁”(铁窗、铁门、铁柜)、“四防”(防盗、防火、防潮、防鼠)。增强计算机保密防范能力，加强对涉密计算机的监控管理，保障档案资料库房的保密安全。

4.4 加大对地质档案管理的经费投入

随着市场经济的发展，地勘单位重业务的拓展和经济效益最大化，没有充分重视对地质资料的管理，相对投入的财力人力不足，地勘单位应该重视地质档案管理，加大对地质档案管理的经费投入。一是重视保密经费的投入。地质档案室要设有独立的档案资料库房，要将库房与办公室和阅览室分开。重库房应当配置“三铁”(铁窗、铁门、铁柜)、“四防”(防盗、防火、防潮、防鼠)。二是引入先进的技术设备经费的投入。地勘单位应当与时俱进，敢于使用先进的防范技术，增强计算机保密防范能力，保障计算机网络安全，同时用于加强对涉密计算机的监控。三是要重视档案管理人员的培训经费的投入。定期为档案管理人员提供专业化的培训，全面提高档案管理人员的专业技能和职业素养。

4.5 提高地质档案管理人员的主动服务意识

地质资料档案管理工作的服务方式要由被动服务向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变。地质档案的管理，其最终目的是实现地质档案信息的有效利用。但当前大部分地勘单位在地质档案利用方面缺乏主动意识，“重藏轻用”现象仍然十分突出，很少对地质档案信息进行开发利用。因此，档案管理人员要正确处理好地质资料档案的保密、利用与服务的关系，做到严格遵守各项保密制度，在不违背保密约束的条件下开展好各项地质档案的利用与服务工作，只以服务为目的，积极主地为地勘工作提供更好的档案资料服务。