高校仪器设备全生命周期管理

李谋事，张梦影

（琼台师范学院国有资产管理处，海南海口 570311）

0 引言

随着高校科研、教学、实训任务在不同阶段对仪器设备的需求，高校内各人员对仪器设备管理措施的关注程度逐渐增加。仪器设备管理包括前期购置、中期维护、后期处置等3 个阶段，也是全生命周期管理（全周期管理）的主要框架。为了使高校仪器设备从它的购置、维护、处置3 个阶段的全生命周期中发挥功效，需要建立起一套全新的全生命周期管理机制，使得现有的仪器设备充分利用，急需的仪器设备快速应用，为高校科研人员提供应有服务，充分提升仪器设备的使用效率。

1 高校仪器设备管理现状

1.1 设备投入经费持续增加

近年来，国家倡导建设综合性国际知名大学以及创办双一流学科的要求，其中一条最基本体现就是各高校各学科的专业仪器设备资产总值，为此各部委各地方政府也加大了仪器设备的经费投入。以海南省为例，近3 年来每年对高校的仪器设备采购投入不少于10%的递增，为此，高校的政府采购项目中仪器设备采购也占多数。高校仪器设备招投标工作也日益繁重，一般情况下每年上半年均需要把计划采购项目完成招投标工作，下半年属于仪器设备供货安装培训应用阶段。另外，由于其他基建项目准备周期较长，经费支出进度较慢，每年年底各高校还会视情况，将尚未完成支付指标的经费调整为仪器设备购置使用。为此，近3 年来，高校的仪器设备产生总值每年不少于20%的速度增长。

1.2 设备利用率低，使用效果差

在财政经费预算充足，仪器设备采购效益立竿见影的促使下，仪器设备重采购、轻利用的弊端日益严重。有些高校领导，从职权分立、相互监督的角度考虑，将仪器设备采购使用方与日常管理方由不同人员分开负责，大家各司其职，互不干涉。一般情况下，仪器设备需求方为各科研实验室科研实验人员，他们只对仪器设备性能、使用习惯提出要求。日常管理方为实验室管理中心设备管理员，他们需要维护保养仪器设备，使之能够安全可靠高性能运行。从最终仪器设备发挥的功效看，双方目的是一致的，都是让仪器设备更好服务于科研教学工作，但是从仪器设备使用管理看，他们的要求是相悖的。使用方要求仪器设备尽量能够满足专业的个性化要求，以便完成独有科研实验，管理方希望所有的仪器设备进行共性管理，以便降低日常维护保养的工作压力和管理风险。为此，目前高校普遍存在仪器设备购置量很大并且账面上已经完全满足学科要求，但是设备利用率以及使用效果很差的情况。甚至有些高精尖的进口仪器设备，购置后仅利用一次就封箱保存，避免无关或者非正当使用，由此产生高昂维修费用。

1.3 设备账目价格不能真实反映设备现值

按照财政部门对高校固定资产报废及折旧的要求，仪器设备从它的产生那一刻开始就进入折旧周期计算。但是由于高校仪器设备管理人员与固定资产管理人员对设备账目价值以及使用现值理解不同，仪器设备资产总值的数据往往不能统一，甚至有些时候偏差很大。目前大多数高校中，仪器设备管理人员属于实验室管理中心管理，他们统计的只是仪器设备账目价值，即仪器设备产生时的合同单价，固定资产管理人员属于国资处管理，固定资产管理人员不仅统计账目价值，还有设备使用至今折旧以后的设备剩余残值。另外，由于仪器设备属于固定资产的一部分，在固定资产进行后期处置时将对仪器设备一并处置，双方在对仪器设备处置时不能实现实时同步，难免出现前后脱节的情况。有时上半年由实验室管理中心上报给教育部门的数据中某项仪器设备还存在，但是下半年由国资处上报财政部门的数据中已经作为报废处理，或者在财政数据中某项仪器设备数据已经达到报废年限系统自动报废，但是由于科研实验的延续性以及该仪器设备的特殊性，该仪器设备仍然在实验室管理中心正常使用。

2 建立仪器设备全生命周期管理机制

2.1 仪器设备全生命周期的理解与定义

仪器设备的全周期管理是指从设备的参数选型、技术论证、市场采购、应用验收、运行使用、维修保养、淘汰报废、再利用、处置处理等全过程管理，总得来说分为前期购置、中期维护、后期处置等3 个阶段。前期购置作为仪器设备生命的产生阶段，它决定着仪器设备未来使用的方向，为教学科研初期启动工作提供基础保障，为此仪器设备购置前的必要性、可靠性、可行性研究评审极为重要，它直接决定了仪器设备的技术参数，使用性能指标等要求；中期维护为仪器设备生命的运行成长阶段，仪器设备采购入账后即在高校固定资产中产生，它在科研教学工作中如何发挥功效，如何服务于广大师生，这个阶段管理尤为重要；后期处置为仪器设备生命走向结束阶段，不管是报废、变卖还是转赠、捐赠给其他单位，在结束它的生命之前发挥最后的功和热，它将彻底从高校固定资产账目中消失。

2.2 仪器设备按照生命周期实现阶段职能转变

从仪器设备的内部关系人中大体可分为设备采购人员，设备使用人员和设备管理人员，这些人员从目前高校的管理职能划分中，属于不同的3 个部门，其中设备采购人员由国资处负责，设备使用人员由各院系专业教职工负责，设备管理人员由实验室管理中心负责。这些人员在仪器设备生命周期的各个过程中，直接和间接与仪器设备打交道，虽然分工明确，职责清晰，但是每一类人员对仪器设备的“干涉”均会影响到另外两类人未来对它的使用，从而影响设备功效发挥。例如，使用人员对仪器设备性能提出过多过高的要求，势必影响采购人员的采购预算以及采购周期，从而会对设备管理人员提出更高的维修保养要求，增加设备维护保养经费；采购人员一味追求采购效率，节约经费预算，也会忽略仪器设备某项高精尖的性能指标，造成购置的设备不能满足使用人员的要求，既影响设备使用率，占用实验室空间，并且会对后期设备管理人员的安全管理产生影响。为此，在仪器设备全生命周期过程中，仪器设备的干系人尤其是采购人员、使用人员、管理人员必须职权分立，协同合作，才能使之平滑顺利地实现阶段转变。

2.3 分级管理，责任到位，层层落实

仪器设备作为固定资产的一部分，必须按照固定资产管理模式进行分级管理，务必做到责任到位，并且要求层层落实。首先，仪器作为科研教学设备，有时它并非单独属于个人使用，很难像其他固定资产一样将其定义为单个人下的资产。例如，公共机房的可编程机器人，计算机专业和电子电工专业师生均可用到，甚至个别专业老师做科研也可用到；其次，有些仪器对使用环境有特殊要求，并非在本单位区域内使用，不能简单将管理责任落实到某一个部门，例如，高精度电子天平，平时存放在恒温恒湿柜中，但是恒温恒湿柜的资产管理部门并不能管理高精度电子天平；再次，有些仪器中零配件较多而且尤为贵重，在资产登记中无法界定，出现管理责任落实但并未管理到实体有价值的物品问题，例如，进口电子显微镜的镜片显示器，它可拆卸使用，但是其合同价比其他显微镜本身的价格还要贵。仪器设备即使有其独特性，管理上也存在一定困难，只要按照校级、部门级、使用级的三级管理模式进行，明确分工职责，注重细节，加强监督，层层落实，还是可以有效合理地规避以上问题。

（1）三级管理模式。按照高校职能分工，明确实验室管理中心为仪器设备管理的顶层管理级别，仪器设备全生命周期的3个阶段状态均由其批准后才能实现转变；部门级作为三级模式的中间级别，负责汇总并审核使用级的仪器设备诉求，包括采购需求、维修、租借、报废等诉求；使用级作为仪器设备的最底层直接级别，向部门级提出仪器设备的具体诉求，必须用数据可量化准确描述出来。

（2）分工明确，注重细节。仪器设备采购、维修、租借、报废，均实现流程化管理，流程中明确各操作人员职责，流转表单的填写要求，各流程节点的运转周期，加强流程管理宣传，利用信息化手段建立管理系统，实现流程可视化管理。

（3）加强监督，层层落实。通过信息系统实现各流程自动运转，设定流程签发提醒功能，定期发布未按照规定执行情况通报，督促流程各操作人照章执行，依法办事。

2.4 利用信息化手段，实现账、物、价三者相符

高校仪器设备数据一般存储于实验室管理系统或者仪器设备管理系统，作为固定资产的一部分，它同时也存储于固定资产管理系统或者国有资产管理系统。以海南省高校为例，其数据还存储在财政部门的内部资产管理系统中，这3 个系统由于对仪器设备管理要求不一致，为此往往系统不能统一建设，数据也相对独立，中间必然存在数据偏差。为此，经常出现某高校需要采购空调设备，经校内使用部门审核、国资处批准，现有空调确实不能满足要求，确实需要购置新的空调，但是申请上报到财政部门，财政部门审核发现该校空调存量完全可满足制冷面积，无需增加并驳回采购需求。实际其中一批空调早期已经实现报废，只是财政系统不能及时更新才导致数据偏差。为此，必须利用信息化手段，通过数据接口，引入数据总线集成，搭建数据桥梁，将仪器设备数据从其生命周期前期产生的实验室管理系统、中期运行维护的固定资产管理系统，到后期处置的财政国有资产管理系统全程贯通，协同合作，实时同步，真正意义上实现仪器设备账目价格（“账”）、物有所在（“物”）、现有价值（“价”），三者一一对应、件件相符。

3 结语

在仪器设备管理过程中，全生命周期管理是未来发展趋势，也是实现精细化管理必不可少的一部分。只有把握好仪器设备的购置、维护、处置等3 个阶段全生命周期的各个环节，通过各干系人员职权分立、协同合作、分级管理，利用信息化手段，实现账、物、价三者相符，建立起一套全新的全生命周期管理机制，充分提升仪器设备使用效率，才能使仪器设备为高校科研人员提供应有服务。