建设工程资料管理浅析

李江斌 侯智超 陕西建工第一建设集团有限公司安装公司，西安 710077

1 工程资料管理存在的问题

1.1 项目开工前资料收集困难

项目开工前资料包括项目开工前经项目所在地政府及有关部门批准施工的开工许可证，勘察单位提供的勘察报告、设计单位提供的设计图纸及各参建单位参与图纸会审形成的图纸会审记录等。由于施工现场硬性条件的难以变更性政府部门的审批手续可能存在延时情况，影响项目的工期及资料及时归档；勘察单位可能由于项目地况的复杂性延迟勘察时间，或因勘察报告的准确性确认对后续工作产生影响；企业以营利为目的管理特性，决定了企业之间或多或少存在着分歧，或因缺乏沟通导致项目施工组织设计及总进度计划等资料无法及时上报审批，影响项目开工准备资料的收集整理。

1.2 项目过程资料缺乏完整性

项目资料的完整性是项目资料编制整理的基本要求之一，但在实际施工过程中由于各种客观因素的影响，项目资料在收集整理过程中完整性通常会有所欠缺。首先，由于项目管理人员组织架构的专业水平限制，存在专业工长无法及时向资料管理人员提供项目施工过程中用以编制过程资料的原始资料，造成某分部或分项工程资料欠缺，影响过程资料的完整性；其次，现如今各类项目的工期紧质量要求高等特征逐渐成为项目建设基本要求，在这样的情况下，专业工长及项目其他相关人员往往会忽视资料的及时编制甚至出现部分资料未编制或存档的现象，造成过程资料的不完整。最后，资料员的专业水平也是影响过程资料编制及管理的重要因素，资料员水平有限可能无法全面准确地完成资料的编制及正确存档，可能出现因管理不善导致部分过程资料遗失，直接造成过程资料不完整。

1.3 竣工资料编制标准无法确定

竣工资料是项目竣工验收时需向建设单位、监理单位等各方提供的能够反映项目建设全过程的完整资料。现阶段，建设工程项目由于地域性、项目特殊性或其他主客观因素的影响无法对竣工资料的编制移交要求及内容予以确定，有些项目各工序之间交叉施工，专业分包多，多个施工队伍管理水平差异较大，这给竣工资料的编制及组卷带来了困难，可能导致竣工资料编制完成后无法及时编制完成并组卷装订成册、竣工资料组卷顺序无法确定或竣工资料编制完成后因不满足要求无法移交造成返工。以上问题可能影响竣工资料的编制归档质量，也会对项目交工后后期使用维护造成困扰。

2 资料管理问题应对措施

2.1 完善项目开工前总体规划

任何工程项目在开工建设前都需要进行周密的准备，而工程进度计划的编制是重中之重，在进度计划编制过程中，应将项目资料管理纳入工程进度计划之内，从项目立项到竣工资料的移交制定出尽可能详尽的计划，由各单位相关人员签字确认，并督促各单位严格执行，在制定计划时一定要保证项目相关各方代表都参与到计划编制工作中，避免在项目建设过程中或项目竣工时出现不必要的纠纷，影响工程总体建设任务的完成。西安“小汤山”在总进度计划的有力支持下，项目部夜以继日只用了9 天时间圆满完成了包括土方施工、地基基础施工、主体施工及机电安装施工全部内容，工程资料也在竣工同一时间移交相关单位及档案馆存档。

2.2 细化工程资料责任划分

在诸多问题同时存在的情况下，项目部对资料工作进行了详细责任划分，原始资料的编制由各专业工长及质量员负责填写，涉及工程内容或工程量变更的由专业工长负责与监理单位及建设单位协调并在工程施工结束后及时将相关往来文件及原始记录交资料员保管并存档。资料员负责收集整理及资料的编制工作，资料编制以工长移交给资料员的施工方案、原始记录、施工日志及施工图纸为依据，避免依据混乱影响资料编制；涉及变更签证的经济资料由各专业工长负责经济资料签字确认，确认后由资料员负责收集整理归档，并在编制竣工资料时进行组卷。项目经理负责与监理单位、建设单位等就资料的确认工作进行协调，保障资料的顺利确认。在细化分工的基础上，项目管理人员各司其职做好本职工作，截至2019 年底，项目资料除未完工系统调试工作外其余资料编制均已完成，同时由于过程资料在施工过程中收集的完整及时，为竣工资料的编制打下了坚实的基础，确保项目顺利验收交付甲方，受到了参建各方的一致好评。

2.3 各方加强协调沟通

我公司承建的内蒙古某天然气管道项目，该项目是我公司承接的第一个长输管道天然气管线项目，全长50.224km。项目开工后，由于缺乏类似项目管理经验，导致项目管理人员对资料体系没有系统了解，资料编制进度缓慢且资料质量不过关，已被项目监理单位多次发函提醒，尤其是涉及除焊接作业外的其他工序资料，包括硅芯管铺设、光缆敷设及阴极保护和三桩埋设等资料更是无从下手。在这样的不利局面下，项目部果断采取措施向项目其他有经验的参建单位请教，全面了解长输管线项目资料系统，选派经验丰富的资料管理人员，加快资料编制进度，提高资料整体质量。在资料编制过程中项目经理及项目其他管理人员积极与建设单位、监理单位就资料编制问题进行沟通，对不了解的资料在编制前充分了解资料内容、编制标准依据及编制方法，收集整理整套长输管线资料体系，给建设单位及监理单位留下了深刻的印象。与此同时，项目部内部工长、资料员、核算员在日常工作中加强沟通，相互协调解决资料编制中有关技术问题，最终项目过程资料及时追赶施工进度，保证施工完工项目资料顺利编制完成。

2.4 加强计算机软件应用，利用信息化手段加强资料收集整理

随着时代进步，甲方对工程进度、质量、使用功能要求越来越高，对于资料管理而言，传统的人工资料编制方法费时费力，已无法满足现今建设工程需要。因此，各类的计算机软件应运而生。BIM 技术是如今工程管理中最常用的技术，为资料管理、优化工序、碰撞检查等带来的效果最明显。通过revit 软件以CAD 平面图为基础，绘制出具有三维效果的图纸，在施工过程中以revit三维图纸指导施工，能够更加简洁清晰地看到项目建设所要达到的效果，将文字性施工方案及交底具体化，同时对于进度计划的编制及人材机的使用能够有针对性地进行规划，对于资料编制而言能够通过BIM 技术对工程量进行提前把握，节省了图纸提量及过程资料编制的时间，进一步提高工作效率。资料编制过程中采用的筑业软件中包含整套的资料系统，资料员在资料编制过程中只需将项目施工数据及内容填写至相关表格内即可生成资料，在资料移交时按照目录将所需资料直接打印后签字盖章组卷后进行移交，大大缩减了资料编制人员的编制时间，提高了资料质量，大幅度削减了项目成本。在榆林大剧院项目建设中，项目部在公司支持下由专业的BIM 操作人员对项目施工进行了前期BIM 策划，在施工过程中项目部以BIM 图为依据制定进度计划、安排人材机等施工必要条件，总建筑面积41500m2的项目，项目部在BIM 技术的协助下精心组织施工，原定两年施工完成的项目提前交工使用，2018 年项目还荣获榆林市市级观摩工地。在各方的共同努力下2019 年10 月14 日晚榆林大剧院第一场演出圆满结束，作为榆林市重点项目，得到了市委市政府领导的高度赞扬。在整个项目建设过程中计算机软件等科技产品为项目顺利建设提供了直观、富有成效的帮助。由于使用了BIM 技术，对于甲方后续的使用维护更加直观便利。