疫情下承包商如何恰当地实施工程索赔

文 / 张水波

当前，我国发生的新型冠状病毒疫情对经济活动造成很大影响，对于正在实施的工程项目进度影响尤其严重，从而导致相关窝工等费用开支。在这种情况下，承包商如何管理好这一突发事件，做好索赔工作，降低项目履约损失？

一、研究合同规定，确定依据的索赔条款

对于工程合同而言，一般都有不可抗力条款，从这次疫情发生的情况来看，疫情完全具备不可抗力事件的特征，因此，可以认定为不可抗力。在某些英美法系下的国家中，工程合同可能没有不可抗力条款（Force Majeure Event），但其中往往有“特别风险事件条款（Special/exceptional Risk）”“补偿事件条款（Compensation Event）”“合同落空条款（Frustration）”“法律或事实上的不可能条款（Physically or legally impossible）”等类似规定，其实质作用与不可抗力条款类似，可以引用这些条款。若合同中没有相关条款，则可以引用合同适用的法律中的相关规定。

二、及时向业主发出疫情对履约影响的通知

按照国际惯例，作为承包商索赔成功的一个前提条件是，承包商应在合同规定的时间内向业主方发出索赔意向通知（FIDIC规定是在事件发生后的14天内应发出通知）。该通知应说明本通知发出所依据的合同条款；对不可抗力事件作出描述；该事件对其哪些活动正在或预计造成影响，包括工期延误以及相关额外开支；通知中还应说明自己一方为减少损失所做的一切努力和采取的措施；请示业主方的建议或指令。若不可抗力事件持续时间很长，则承包商应定期向业主方发出最新情况汇报通知（FIDIC规定是每28天）。同时，为了增加说服力，最好附上权威部门关于不可抗力认定的证明函。

三、承包商应尽的责任

承包商主要做好两件事情：一是采取各种合理措施，将疫情延误影响降低到最小。作为国际工程惯例，为了防止承包商浑水摸鱼，合同往往赋予承包商一个义务，即尽量降低后果的响应义务（duty to minimize delay），不但要做，而且最好将采取的措施和行动在与业主沟通的信函中表达出来。二是承包商一定保持好不可抗力期间各种活动的同期记录（Contemporary records），作为支持后期索赔报告计算的工期和费用影响证据，越具体越好，并体现在各类日报、周报、月报中，且保持一致性。一些官方重要文件，也应做好记录和存档。

四、按合同规定提交正式索赔报告

一般合同要求承包商在不可抗力事件发生后的某一时间内要提交正式索赔报告，给出索赔的具体工期和费用。索赔报告一般包括：不可抗力事件表述（可结合以前的通知表述）；索赔权论证，即给出所依据的合同或法律规定；费用计算书和工期展期论证（一般基于原进度计划与影响后更新的进度计划对比分析）；作为支撑费用和工期计算的各类同期记录以及其他证据。对于此次疫情，可以将某些官方重要文件作为支撑材料。

五、其他注意事项

在此过程中，承包商必须密切与业主方保持恰当沟通，取得业主在各个方面的体谅，尤其应采用积极态度，采取各种有利措施，将延误降低到最小限度，让业主方感知到承包商的各种努力，切莫给业主一个“浑水摸鱼”的看法，这也是承包商应有的良知，毕竟业主是疫情发生最大的受害者。