档案管理系统(E6)在石油化工企业档案管理中的具体应用①

摘  要：随着科学技术的快速发展，在档案管理中逐渐应用数字化管理模式，档案管理系统（E6）的使用，标志着档案管理逐渐向着科学化和信息化发展。本文主要分析传统档案管理中存在的问题，并概括档案管理系统（E6）简介和优势，分析探究其在石油化工企业档案管理中的具体应用。

关键词：档案管理系统;石油化工企业;档案管理

引言

对于一个企业来说，档案是企业的技术、科研结构和生产活动的记录，档案管理属于一项基础性的工作，成为企业发展过程中的无形资产，对于企业的管理有着重要的作用。以往，档案都是以纸质的形式存在。随着社会的快速发展，纸质档案出现保存时间短、查询不方便等问题。特别是对于石油化工企业来说，企业规模较大，档案资料多且复杂，需要及时整理、定期维护。在信息技术快速发展的背景下，将信息技术结合档案管理，实现石油化工企业档案管理系统的升级，档案管理系统（E6）的应用让档案管理工作顺利开展。

一、传统档案管理存在的问题

（一）档案管理缺乏安全性

对于石油化工企业来说，仅仅采用电脑实现数据处理和信息共享已经无法满足企业档案管理的需求。而且传统档案管理缺乏安全性，根据相关研究发现，将近有五分之四的资料泄露主要是由于企业内部出现文档缺失和被盗的情况，导致档案管理存在安全性问题。

（二）档案资料利用率较低

石油化工企业的档案管理具有记录功能，一些档案资料成为生产工作中的有效材料。比如，石油勘探施工的资料，记录了详细的施工过程和使用的工艺技术，能够对施工的优劣进行判断。但是石油化工企业却没有有效利用这些资料。另外，档案管理部门由于一些因素将一些年代久远的资料销毁，因此出现了资料遗留的问题。

（三）档案信息处理效率较低

一般档案管理工作中的档案数量较多，而且在进行档案录入的过程中，很难对其进行分类。假如档案在录入之后出现问题，就会影响处理的效率，甚至会出现差错。由于缺乏统一的工作交流平台，企业内部进行沟通时只是口头交流或者软件交流，不利于档案信息的发放。

二、档案管理系统（E6）简介和优势

（一）工作原理

档案管理系统（E6）是较为先进的资料管理系统，是将国外先进技术模型、文档管理系统和我国知识库管理系统融合起来产生的一种具有功能性和操作性的管理系统，能够实现文件管理、档案建设、OCR识别、全文检索、在线预览、权限控制、文档借阅、操作日志和手机登陆等功能，对档案资源进行上传、扫描、借阅、送审、删除和归档。

（二）优势

（1）实现档案信息的快速录入和查找

石油化工企业规模较大，其中信息多样化和复杂化，在进行录入的过程中存在一定的困难，录入效率低下。而使用E6系统，能够有效提升录入和查找的效率，解决归档难的问题。只需要各个部门将其部门信息、档案录入到系统中即可，管理人员和企业领导人员通过网络，就可以查看企业的员工信息和运营信息等。

（2）有效节省人力和财力的投入

传统纸张档案在管理过程中出现问题，就需要进行拆卷维护。例如企业中出现部门人员调动，需要查找该员工的档案信息，并在修改之后进行重新归档，需要耗费大量的纸张，无形之中增加成本投入。而在应用E6系统之后，能够实现关键字、部门或者员工名字等方式查找，快速找到该员工的信息，有效节省人力和财力。

（3）提升档案资料的保密性

传统档案管理的过程中，要想查詢某位员工的信息，管理人员会将该员工的全部信息取出来，这样将暴露该员工的信息;要想查询企业的收入情况，也会暴露支出、税负等信息，无法实现档案信息管理的保密性。而应用E6系统之后，管理人员需要登录权限，调取所需要的部分信息，其余信息取法查到，这样在很大程度上提升了档案资料的保密性。

三、档案管理系统（E6）在石油化工企业档案管理中的具体应用

（一）企业基本材料中的应用

一般石油化工企业的基本档案信息包括工艺技术、工艺图纸，设计图纸、技术更新记录、储运系统、电器系统、仪表自动化系统、总体规划图纸、通讯系统图纸、系统管网图纸、供排水系统图纸等资料，还包括石油开采竣工材料等。采用档案管理系统（E6）能实现档案资料在线录入和离线客户端录入。在线录入要求必须连接石油化工企业内部局域网，实现身份认证Ukey，这样不需要反复进行数据导入，并且在录入过程中需要进行身份认证，有效保证档案信息的安全性，而且企业员工较多，还能实现多人多线同时上传，有效节省信息上传的时间。离线录入要求计算机中安装有Excel和ERMS的离线客户端，这样直接登录就可以实现信息的录入，但是需要多次导入和导出数据。另外，管理人员在进行档案信息上传的过程中，可以在编制Excel导入表格的过程中，在电子文件关联项进行文件关联路径的设置，这样能够实现电脑自动将导入表导入到离线的EMRS客户端中，不需要反复上传。

（二）企业员工信息中的应用

对于石油化工企业来说，工作人员数量较多，而且每个部门的工作都不一样，进行员工档案信息管理存在一定难度。应用档案管理系统（E6），能够按照员工姓名姓氏的首字母或者笔画进行排序，根据员工的不同部门进行部门管理排序，在进行排序时候可以实现总表、台账的动态化管理。

（三）企业经营材料中的应用

在石油化工企业生产经营过程中，包括有机化工生产、高分子化工生产等过程中，其中使用的工艺技术，生产量和出现的问题都需要进行全面的记录，进而保存到企业档案管理中。应用档案管理系统（E6）能够将详细的信息，包括名称、生产管理人员、生产时间、生产数量等情况进行详细的记录，在技术升级改进时可以随时查看这些资料，分析其中存在的问题。

总结

总而言之，将档案管理系统（E6）应用到石油化工企业中，能够有效提升企业档案管理的效率，保证档案信息的安全性，实现快速录入和查找，节省人力的同时还有有效节省财力，促进石油化工企业向着信息化和自动化方向发展。

参考文献

[1]  潘瑞.档案管理系统（E6）在石油化工档案管理中的应用探索[J].城建档案，2018（05）：71-72.

[2]  王翠萍.推进档案数字化建设 提升档案科学管理水平[J].兰台世界，2018（S1）：77-78.

[3]  贾春玲.浅谈档案管理工作的重要性[J].兰台世界，2015（S3）：18-19.

作者简介：李丽， 1972年7月30日生，女，汉族，甘肃省泾川县人，大学本科，馆员，毕业于西安交通大学工程建筑专业，研究方向：档案管理。