数字化时代医院办公室档案管理模式的构建研究

刘鹏

摘要：医院办公室档案管理是医院管理工作的重要组成部分，对医院现代化管理理念的应用具有重要的促进作用。本文主要分析数字化时代医院办公室档案管理工作的现状问题，在此基础上，重点探究数字化时代医院办公室档案管理的先进方法，以期为医院内部管理工作提供借鉴与参考。

关键词：数字化时代;医院办公室;档案管理

引言：

数字化时代，医院档案管理的信息化程度更高，对档案管理人员提出了新的要求，管理人员需要利用先进的管理方式，提高档案的现代化管理水平，以此提高管理效率。同时，在日常的管理工作中，相关人员应认识到档案医院办公室档案管理工作现状，并寻求合理方式，促进现代化管理理念的有效落实。

一、数字化时代医院办公室档案管理现状分析

（一）檔案管理人员综合素质

医院办公室的档案管理工作相对枯燥，部分管理人员的综合素质不够，对日常的管理工作缺乏足够的耐心，由此导致工作疏忽，出现管理失责的问题。数字化时代对医院的档案管理工作提出了新的要求，档案管理人员需要具备先进的管理技术，熟练应用现代化的管理软件，然而，由于档案管理人员的综合素质能力不够，部分人员在档案信息化管理中，未能发挥实质性作用。

（二）医院办公室档案管理模式

档案管理中，大部分医院的管理模式比较单一，在档案的查询与调用方面过多依赖人工，由此导致管理效率的下降。同时，在具体的管理工作中，由于管理模式的单一，使得档案的录入与保存的时效性较差，不利于医院内部的规范化管理[1]。此外，医院档案管理部门并不产生直接的经济效益，医院管理人员对其管理模式的改善工作，未能给予足够的重视。

（三）医院档案管理制度体系

数字化时代，医院的档案管理工作和以往具有较大不同，先进的管理形式和技术层出不穷，相关人员的职责和权利也发生了明显变化。然而，部分医院对办公室档案管理工作的制度保障体系未做出改进，使得现有的制度与数字化时代的发展要求存在较大差异，影响医院办公室档案管理工作的优化发展。同时，档案管理工作制度体系的不健全，会阻碍档案实际管理水平的提升。

二、数字化时代医院办公室档案管理模式构建思路

（一）提高档案管理人员素质

鉴于目前医院办公司档案管理人员素质较低的问题，医院相关部门应提高重视，利用高效合理的培训手段加强人员管理与培训，提高档案管理人员的工作能力。档案管理人员是医院办公室方案管理的主体，对档案真实准确录入负有主要责任，因此，实践培训中，医院管理部分应重点加强档案管理人员的责任意识，对其精细化管理能力和责任心进行培育，以此提高医院档案的管理水平。档案的收集、分类、录入和储存是医院办公室档案管理的重要步骤，因此，实践工作中，管理人员应对档案进行有序化管理，强化档案的安全管理和全面管理意识。

数字化时代，对医院档案管理人员提出了新的要求，档案管理人员不仅要具备良好的道德素质，还需具备专业技术能力，对先进的办公设备和管理技术应加强学习与应用，通过现代化的管理理念和技术方法，加强医院办公室档案管理的强度，为医院内部管理方式的信息化发展做出贡献。管理人员的综合素质以及专业技术能力，对医院档案管理的数学化模式的实现产生深远影响，管理人员应不断提高自身能力，以满足新时期医院管理工作要求。

（二）创新办公室档案管理模式

对医院档案管理模式的创新，是提高档案管理工作效率的关键，也是提高医院档案数字化水平的重要步骤，因此，实践工作中，医院办公室档案管理人员应利用先进的技术手段，对现有的工作模式进行改进，以此促进先进档案管理技术的实际应用。数字化技术的应用，可将医院各部门的档案进行集中管理与调用，以此为相关的查询工作提供便利。办公室档案管理人员可利用现代化的管理技术和先进的管理理念，将办公室有关的档案信息，例如，人事资料、重要文件、医院重大事件等档案信息进行分类归档，以此提高档案管理效率。

为促进医院内部规范化管理，有效改善办公室档案管理模式，档案管理人员应利用数字化技术，提高档案分类与查询速度，并且对相关的管理细节做出明确要求，注重改善以往工作中的不合理成分，促使医院档案管理工作的内部完善与调整。实践工作中，应建立网络应急工作模式，对信息化档案管理中，遇到的技术问题，进行及时治理。如网络黑客攻击、应用软件故障等，以此保证数字化技术应用的连续性与可靠性。此外，针对目前大部分医院档案管理模式单一的问题，相关部门应提高重视，善于利用数字化管理技术，改善现有的工作模式，以先进的管理技术逐渐取代人工管理，进而提高医院办公室档案管理水平。

（三）健全医院档案管理制度

医院办公室档案管理人员应充分认识到医院档案管理工作在数字化时代的重要性，并对现有的档案管理制度体系进行完善，由此强化医院内部管理水平。针对数字化时代，医院档案管理工作出现的新内容与创新形式，应给予足够重视，进而全面提升医院档案管理的时效性，为管理工作的规范化、健全化发展提供有利条件。同时，实践中，注重健全医院办公室档案管理制度也可为管理人员的决策提供有效依据，提升档案管理工作的科学性与合理性。

以往的档案管理制度体系，在具体的管理工作中，取得的效果甚微，对医院办公室档案的查询、录入、储存和管理等环节缺乏系统且全面的规定。数字化时代，鉴于先进管理技术的应用范围更广，相关人员应注重健全数字化档案管理制度体系，对数字化技术的应用、维护以及升级管理做出制度化的要求，以此提高医院档案管理工作的规范化。同时，建立健全现代化医院办公室档案管理制度，也是加强医院内部管理、落实精益管理理念的重要方式，相关人员应在日常的工作中，不断发掘制度管理的优势，以完善的制度体系和先进的技术手段，保证医院办公室档案的信息化、数字化发展[2]。

结论：

综上所述，数字化时代，医院档案管理人员应提高自身的综合素质能力、应用先进的档案管理工作模式，以此提高医院办公室档案管理工作水平，为医院内部管理的信息化发展做出贡献，同时管理工作中，相关部门应注重完善医院办公室档案管理制度，以此促进医院档案管理工作的科学性、有效性。

参考文献：

[1]仲耸.数字化时代医院办公室档案管理模式的构建研究[J].办公室业务，2019（13）：58+61.

[2]张澄橙.数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建[J].信息记录材料，2016，17（04）：82-83.