试论如何强化汽车企业采购环节的内部控制

张馨月

摘要：采购业务是企业进行生产活动的首要环节，同时也是生产的准备阶段以及运营资金循环的开始阶段。采购业务直接涉及商品与现金的进出，关系到企业的生产和销售计划的实现。其运行复杂且环节多，若无法严格控制则会导致资金的支付或负债的增加，产生不必要的纠葛。对于汽车制造企业来说，采购业务是企业运营的关键环节，它关系到企业成本和利润的高低。所以，加强其采购环节的内部控制，是降低经营成本、提高汽车企业效率的重要手段，也是增强竞争力的重要途径。

关键词：采购业务;汽车企业;企业运营;企业成本;内部控制

在企业的生存发展过程中，都必须保证重点环节的良好运行，对于汽车企业而言，采购环节是决定它能够健康发展的关键要素，直接影响汽车企业所生产产品的质量，并且会对汽车企业的生产效率、经营成本产生影响，最终影响到企业在行业内的口碑和地位，影响汽车企业的竞争实力。因此，想要确保汽车企业长久、可持续发展，就要重视企业内部的采购工作，认真严格做好采购环节的内部控制，把好汽车企业的采购关，才能为汽车企业的长远发展提供保障。鉴于此，笔者立足采购工作实践，围绕主题展开了探究论述。

一、汽车企业采购环节的內部控制现状

（一）采购组织架构

汽车企业采购组织中涉及到的职能部门主要包括六个：（1）设计部门，该部门的主要任务是负责申请审批手续，包括新供应商申请审批，以及新增项目的申请审批，与此同时，设计部门的职责中还包括技术质量协议的起草工作、签订工作，除此以外，设计部门还负责为采购部门提供成品的相关技术资料，从而达到保证产品技术状态的目的。最后，设计部门还要承担新供应商的评选工作。（2）工艺部门负责的工作内容主要是两部分。第一部分是为采购部门服务，为其提供物资采购中需要的技术资料;第二部分是新材料的检验工作。与此同时，还要负责供应商的选择工作，以及对供应商进行评价、监督。（3）质量部门负责的工作内容包括三项，第一项是确定合格的供货商名单，并且要对供货商的评价资料存档。第二项是到物资厂进行实地检查、验收，并要定期整理物资质量信息。第三项，要承担新供货商的审查工作，还有日常的监督管理工作。（4）采购部门，它是采购环节的核心点，负责的工作繁多且关键，包括制定汽车企业的采购计划，以及负责采购合同签订工作，还包括采购合同的管理与分发;与此同时，还要与供货商进行联系沟通，保证供货商能够按时交货;除上述工作内容外，还包括外购物资的取样、送检工作等等;对于采购中不合格的产品，采购部门还要负责办理返修、退货等相关流程手续。（5）财务部门，财务部门也是采购环节中的重要部门，承担采购合同的谈判工作，同时，还包括对采购合同中一些财务内容的评审。其中预算是财务部门工作中的重点，但是当前企业的财务部门，并没有认识到预算工作的重要性，导致预算工作不够严谨，缺乏实际的调查。此外，财务部门还负责合同费用的支付工作，并且要将发票进行报销入账。（6）法律部门，该部门主要负责与法律相关的工作，如评审采购合同，以及合同专用章的使用，此外还包括合同问题、法律纠纷问题的处理。

（二）信息系统的应用现状

信息，在企业经营发展中有着举足轻重的作用，汽车企业在管理和决策过程中，都需要以众多信息为基础。对于汽车企业而言，根据信息来源，信息可以分为两种，第一种是内部信息，第二种是外部信息。顾名思义，内部信息就是从汽车企业内部得到的信息，包括从企业财务表现中的得到的信息以及从企业经营管理报告中得到的信息，抑或是从企业内刊中得到的信息，还可以从员工言论中获得信息;外部信息即从企业外部获得的信息，信息来源十分广泛，例如汽车行业中，抑或是从市场调研中的获取信息，还可以从网络中搜集整理大量有效的信息。

在汽车企业的采购环节中，相关的财务信息至关重要，直接影响企业内部控制的效果。随着经济、科技的发展，我国已经进入互联网+大数据时代，汽车企业作为传统制造企业，在财务信息系统的建设、维护与管理工作中存在一定的滞后性，没有认识到新时代背景下财务信息应用管理的主流趋势，主要原因是企业管理理念陈旧，没有认识到信息系统在采购环节内控工作中的重要作用。即使部分企业采用构建了信息系统，但是所应用的信息系统等级较低，并且是对企业其他经营管理信息的管理，对采购环节内控需要的信息应用不足。现代汽车企业应该在采购环节的内部控制中使用先进的信息管理系统，从而发挥出信息的最大作用。并且，通过信息系统可以有效的展开采购环节的内控工作，提高内控效率与质量。例如，企业可以借助虚拟专业网络，以会计信息为基础，构建ERP信息系统，实现信息共享。

二、汽车企业采购环节的内部控制问题

（一）采购设计问题

汽车企业采购涉及到的部门较为完善，但是从细节而言，财务部门采购环节流程依然存在诸多问题，部分流程设计不够细致，此种情况不可避免的会造成采购环节内控中存在薄弱的情况。举例而言，在采购伊始，因为缺乏合理的预算制定流程，导致财务部门在制定预算时，仅根据一些资料信息，以及供货商提供的价格进行预算制定，则会导致预算不合理，甚至出现严重偏高的情况，造成企业采购资金的浪费，与此同时，财务在招投标工作中，对投标供货商的选定中，其话语权较小，仅是为评选部门提供资金计算数据，并没有实际的发言权，进而影响了财务在采购工作中实际作用的发挥，除此以外，在企业合同资金执行过程中，基本上扣除了财务在其中的职能，仅由法律部门进行监督，缺少财务部门的监督管理。除上述问题外，财务工作部门在审价过程中，单依靠纸质材料审核，并且在仓库验收时，也没有相关负责部门的精心监督。更为严重的是，在付款工作中也存在问题，例如，财务部门仅根据供货商提供的送货单与发票付款，严谨性差，缺少与仓库管理人员核实的工作步骤。上述内容，都是汽车企业采购环节内部控制工作中流程设计存在的问题，采购设计中存在的问题，即便一个细小环节存在问题，都会为徇私舞弊提供机会，进而影响到汽车企业采购工作的展开，造成汽车企业经营成本的上升，对汽车企业的发展带来不利影响。

（二）运行层面的内控问题

企业与供货商签订合同后，双方需要根据合同履行责任，在合同的执行过程中，财务要做好资金计划工作，但是当前企业财务工作中，在合同执行过程中，并没有对合同资金的去向、使用情况进行跟踪管理。汽车企业下的各个分厂、各部门，都需要制定物资需求计划，也就是请购环节。但是在该环节中，汽车企业缺乏具有针对性、专业性的需求计划制度，即缺少请购制度。汽车企业分厂或是部门，对自己需要的物资进行汇总，然后与企业的技术部门进行沟通，最后将需求计划上交。但是在此环节中，只有企业实际的生产加工操作中，只有各分厂人员才是最清楚具体缺少哪些物资，财务人员并不了解实际情况，无法对信息真实性做出判断，导致这一过程缺少监督、指导，物资需求计划中是否存在企业生产中无需用到的材料也未可知，极为可能发生材料浪费的情况，甚至产生中饱私囊的问题。采购部门根据物资需求计划进行采购，但是，实际购买物资的价格是否高于物资产品价值，以及购买的实际数量，除了采购人员也无人知晓，财务部门在办公室仅从网络中查询当前物资的市场价格，无法确定物资购买价格是否合理，因此，为采购与供货商两者勾结提供了机会，造成企业财务损失，为汽车企业带来财务危机，最终造成汽车企业形成大的经济损失。

采购计划设立包括两部分，一是需求计划，二是采购计划。汽车企业采购计划主要包括以下内容：首先，财务部门根据其他分厂和部门的物资需求制定一份需求计划，同时要制定汽车企业的生产经营计划，生产原料损耗限额等等，并且要结合所需物资的实际应用情况，精准估算出所要采购物资的计划，更要根据汽车企业生产的实际情况，明确合理的物资采购时间，制定采购计划。需要注意的是，采购计划的制定，要经过财务部门的校对审核，再通过公司管理层审批。编制采购计划中，要包括物资名称，以及物资型号，还有物资规格，并且还需包括交付进度、价格、进度等，这些都需要财务部门进行管理控制。在采购期间，若是企业自身的生产计划发生改变，则此时采购人员要在第一时间对采购计划进行变更，并且交由相关财务负责人审批，如果变更真实、合理，并且不影响采购资金预算的情况下，可以审核通过，再由财务部门上交领导确认。

在汽车企业制定采购计划过程中，恰恰忽略了采购部门依据分厂或是其他部门申请的环节，或是轻视了编制采购计划的步骤，造成问题出现。此外，在采购计划编制后，也缺少与相关部门或是负责人的沟通和协商，这对于采购部门而言，也是缺乏监督的表现，更为重要的是，采购计划是否真实也无法保证。

（三）风险管控问题

汽车企业的风险管控意识较差，对于市场风险认识处于初级阶段，并且在风险应对方面存在不足，进而导致汽车企业在物资采购当中忽视风险管控，缺乏风险控制机制，从而为采购过程中各类风险提供了生存空间。在汽车采购流程中，招投标工作是其中十分重要的构成部分，一种物资有多家供货商供货，采购人员要从众多供应商中择优录取。供应商的选择工作十分复杂，其中包含诸多风险。汽车企业在选择确定供应商过程中，缺乏细致的评选标准，具体而言，财务部门在评选供货商时，没有要求供货商提供企业自身的财务信息，进而无法对供货商的供货实力、供货能力进行考察，对供货商的评价也仅根据供貨商提供的资料进行，缺少实际的考察。

与此同时，汽车企业属于生产制造类企业，日常的生产经营需要大量物资，所以企业采购物资的数量较多，汽车企业的物资采购资金金额巨大，导致企业面临巨大的贷款支付风险。究其根本，导致这种风险存在的根本原因，是由于汽车企业财务审批制度不够完善导致的。现阶段，汽车企业财务部门申请流程存在漏洞，一般情况下，由采购部门根据供货商提供的供货单向财务部申请，然后财务部门进行支付，但是没有对供货单与入库单进行核对。除此以外，在付款环节，因为财务部门没有将供货单和支付申请上交给企业领导审核签字，导致汽车企业面临巨大的支付风险，容易为企业带来经济损失。

三、汽车企业采购环节的内部控制对策

（一）做好采购设计工作

首先，要提高汽车企业管理人员对内部控制的认识，认识到内部控制的重要性和必要性。汽车企业在采购流程中，采购设计流程容易出现问题，重要原因之一就是管理层的意识层面存在问题。预算是采购环节中的重要内容，预算过高则会造成企业资金浪费，预算过低则会影响采购物资质量，做好采购预算工作，是内控工作中不可忽视的重点举措。鉴于此，想要完善汽车企业的内部控制，第一步要改变管理层人员意识。具体而言，可以聘请专业人士到公司进行讲座，也可以组织企业管理人员进行比赛，除此以外，管理人员在日常工作当中，要注意关注企业的内部控制。

其次，要完善汽车企业采购环节内控制度。第一步，要健全整个汽车企业的财务内控流程，需要注意的是，采购环节的财务内控设计，要立足汽车企业的实际情况，并且要严格遵守汽车企业的规章制度，要将企业的经济利润放在重要位置，更为重要的是，要遵守相互牵制原则。具体而言，各项活动进行之前，要有其他部门或是人员许可，例如，采购活动开始之前，采购人员要向上级部门申请，得到批准后方可进行，这一过程中，需要有财务人员进行全程监督。满足企业的经济效益，就要遵守成本原则，具体而言，财务部门要对采购内控制度的实施所需要花费的成本进行计算，保证其能够符合预期收益。第二步，采购人员要保证与汽车企业其他部门进行实时交流，保证沟通顺畅，其目的是保证采购的物资与汽车企业的实际需求相符，避免出现资金浪费，影响汽车企业生产经营的情况发生，在这一环节中，财务部门要指派专人对双方的交流进行全程陪同。第三步，要做好风险判断，并且要充分发挥监督功能，具体而言，财务部门可以建立专门的监督小组，需要注意的是，要保证岗位分离，即财务工作人员不担任其他职位，防止在采购环节中由于监督缺失而出现徇私舞弊、中饱私囊的情况，进而提高汽车企业的采购环节内控效果。

（二）运行层面的内控

完成采购设计工作后，企业的采购工作流程便进入到运行阶段，在这一阶段中，财务部门则要秉承严谨负责的工作态度，保证能够在运行层面展开有效的管控。汽车企业的采购，其源头是请购申请，鉴于此，财务部门要介入到请购申请工作流程中，例如，编制需求计划时，财务人员要对编制人员填写的物资规格、型号、数量进行登记记录，作为后期采购物资审核的依据，避免出现由于沟通问题导致的错买、数量有误等问题，从而保证汽车企业的生产经营。当采购人员采购时，财务部门要派专人协同，在这一过程中对采购资金进行管控，保证采购实际资金与采购计划、采购合同中的采购资金相符，此外，在采购合同运行过程中，要对每一项资金的使用进行查询、核实、登记，相关的票据要做好存档工作。

（三）风险管控

在采购流程中，汽车企业面临的最大风险就是财务风险，因此要企业要重视对资金的风险管控，具体而言，对于汽车企业采购流程中遇到的贷款支付风险以及针对支付流程中存在的风险问题，首先，财务部门需要将物资入库清单，还有供货商的供货单和供货商提供的发票三者，财务部门对其进行核实，在审核过后，如果没有问题，财务人员则要填写付款申请单，然后由财务部门领导签字，再由企业领导签字，最后采购部门向财务部申请付款资金。收到申请的财务部门，要对采购部门提供的物资入库清单，以及送货单、发票等依据进行复核，如有模糊不清的地方，要由专人到仓库进行核对，如果发现与付款合同的相悖，则要在第一时间拒绝付款，帮助汽车企业降低支付风险，保证汽车企业的财产安全。

四、结束语

综上所述，汽车企业作为生产制造类企业，在日常的生产经营过程中，需要采购大量物资，采购环节是企业运营中的重点环节。汽车企业要重视采购环节内部控制，并且要结合企业自身的实际情况，从采购环节中存在的问题入手，从多个角度进行内部控制，提高相关人员素质，完善相关制度。只有这样，才能保证采购流程顺利进行，保证采购物资能够满足企业需求，减少资金浪费的情况，保证汽车企业健康发展。

参考文献：

[1]蔡云帆.基于COSO新框架下SN零部件公司内部控制体系优化研究[D].兰州理工大学，2016.

[2]姚晓霞.企业供应链审计应用探讨——以一汽丰田汽车有限公司为例[J].财会通讯，2017 （10）.

[3]胡博.试析物资采购的内控风险管理[J].数字化用户，2018，24 （51）：42.

[4]吴秋菊.探讨企业采购工作的内控管理[J].中国科技投资，2018，12 （30）：150.

[5]强春卫.浅谈企业采购与付款内控流程的建立[J].中国乡镇企业会计，2018，12 （10）：211-212.

[6]阮运霞.浅谈企业采购工作的内控管理[J].中国商论，2018，6 （16）：103-104.