浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

张丽

随着科学技术的发展，电子信息技术也逐渐应用到档案管理工作中。本文通过阐述电子档案管理的优势以及在事业单位的应用中存在的问题，提出提高电子档案管理水平的几点建议。

一、引言

信息化的时代，纸质文件已经被电子类文件所取代，事业单位的档案管理也逐渐走入信息化管理模式。电子档案管理对事业单位的档案管理有着十分重要的作用。

二、档案管理中电子档案的优势

（一）提高档案管理工作效率

传统纸质档案的录入、整理与归纳需要档案管理员的书写和整理，在信息录入中容易出现书写错误等问题，整理过程也十分繁琐。加上纸质档案由于环境、存储方式等原因造成的破损都需要大量的工作进行修复，这极大地增加了工作量，降低了工作效率。而电子档案则利用电子信息技术建立起电子文档，只需要一次的工作大量投入，就可以建立起完整的档案体系。同时在进行修改或者增补的时候也可以容易的通过信息检索功能进行档案调取并直接修改，减轻工作人员工作的同时极大地提高了工作效率。

（二）节约成本，档案调取便捷

传统纸质档案在每一次的录入、修改、编制等都需要大量的人力、物力和财力的投入，造成固定的重复投入。另外由于纸的特性，纸质档及容易受到天气、环境等原因产生一定的损坏，修复或者重新建档都需要大量的成本投入，总成资源内的浪费。并且档案调取时候还需要在大量的卷宗中进行翻取，档案调取难度较大。电子档案使得档案变成一种虚拟的信息数据，不需要纸张等投入，大大降低了檔案管理的成本。另外在档案调取时候可以利用信息检索功能对档案库进行搜索，档案调取便捷。

三、目前电子档案管理应用于档案管理存在的问题

（一）电子档案存储中的问题

电子档案是基于计算机信息技术的虚拟数据处理，由于计算机技术本身所蕴含的可被入侵性，导致电子档案管理容易面临一定的风险，例如系统入侵导致的档案被恶意篡改。事业单位往往是政府工作相关的部门，关系着人们日常工作和生活。一旦信息被恶意入侵则会造成难以预估的后果。典型案例里就是2017年5月份发生的“比特币”勒索病毒入侵部分医院和学校等事业单位的电子档案库，造成极大的恶性影响。

（二）事业单位对电子档案管理的认知不够，管理不力

电子档案的管理需要有一定的专业素质和业务能力，同时还需要有较高的思想道德品质。目前大部分的事业单位对档案管理人员素质还没有严格的考核和审查制度，导致档案管理人员素质参差不齐。而电子档案具有很强的可操作性和修改无痕迹的特性，一方面给错误修改工作带来便捷的同时也为人为操作带来可能，从而影响档案的真实性。因此关于档案的真实性与原始性的管理还存在一定的问题。

四、事业单位关于电子档案管理的建议

（一）电子档案管理制度化与规范化

每一项工作的落实都需要严格的管理制度进行工作行为的规范与约束，电子档案管理工作中也需要建立完整的档案管理与查阅规章制度。事业单位根据自身实际工作状态、档案的体量以及档案使用情况等建立符合自身的档案管理规章制度，对电子档案的录入、保存、调取、查阅、修改以及特殊情况的信息备份和信息转移等进行严格的制度化规定，尤其是录入和修改以及信息转移，需要做到严格审查，专人审批，责任控制等规定，确保电子档案的真实性与安全性。另外，需要有专门的信息监督管理队伍，对档案管理进行严格监督，杜绝人为因素造成的档案失误或者恶意修改，保证档案管理工作的质量与效率。

（二）提高电子档案的安全性能管理

在承认电子档案在档案管理中的极大便利的同时也需要看到电子档案的安全隐患，尤其是信息技术的安全隐患，包括系统、硬件与软件、网络的安全隐患。因此事业单位的相关部门需要加强对电子档案管理的重要性认识，加强单位的网络使用环境的安全和硬件使用安全的管理。需要对单位网络服务器进行定时的检查与维护，及时更换老化破损线路及设备，保证服务器的正常与稳定运行。针对档案管理的计算机进行定期的全面检测，对防火墙等杀毒软件也做到及时的更新优化，避免外部的恶意入侵。同时对电子档案进行严格的备份管理，确保档案存储硬盘的安全。

（三）提高档案管理人员的素质

事业单位的档案管理队伍需要两方面人才的培养。意识具有专业档案管理能力的人才。对档案管理能够进行科学化高效化的管理方式的运用，并且能够有效地利用信息技术提高方案管理的效率。另一方面是专业的计算机人才，为单位的电子档案管理提供有力的技术支持，能够根据档案管理的需要制作相关的程序等，提高方案管理的专业性和规范性。

五、结语

综上所述，事业单位的电子档案管理工作的推进与应用，大幅提高了档案管理工作的效率，一定程度上保证了档案的安全性和真实性。同时事业单位需要认识到电子档案管理工作中仍然存在许多不足之处，需要加强度电子档案管理工作的规章制度建设，提高管理水平，改进管理方法，确保电子档案管理的高质高效，推动事业单位的发展。（作者单位：河北省衡水市桃城区人力资源和社会保障局）