财务共享模式下图书发行企业的会计凭证管理策略

车向荣

财务管理是企业管理的一个重要内容，科学有效的财务管理不仅能为企业管理者的重大经济决策提供有效的數据支撑，以实现最大化经济效益，而且运用财务管理方法还能及时、客观地评价市场风险，以确保企业运营安全。会计凭证作为财会业务的主要体现形式，是对企业财务状况的原始记录，是核实财务数据、确保财务安全的重要档案。信息化时代背景下，财务共享模式得到各行各业的广泛认可，在图书发行企业中也得到了推广使用，它打破了传统财务管理体制，对图书发行企业财务人员的综合素质提出了更高要求，对财务管理工作的质量要求也更高。基于这一背景，企业会计凭证管理工作该如何适应这一新环境，又该如何提升？这便是本文研究的重点。

一、图书发行企业在会计凭证管理中的问题

信息化时代的到来，图书发行业务进入电子化和网络化，这对传统图书发行企业带来了较大冲击，同时在业务开展中产生的电子凭证也越来越多，但目前部分图书发行企业依然采用传统会计管理模式，其会计凭证管理能力不强、质量不高、存在诸多不足，具体如下：

（一）会计凭证整合能力不强

会计凭证是企业至关重要的档案资源，是企业经济活动的直观体现。图书发行企业在业务开展中通常会产生大量的会计凭证，这些会计凭证包括纸质凭证也包括电子凭证，但往往过于零散，通常只是对某一项业务的说明而难以反映出企业某一阶段的经济活动现象，因此财务部必须对这些凭证进行整理、分析以及统计，并从这些凭证信息中找出其指向性。然而基于图书发行业务总量大、过程繁杂、涉及领域多等因素，其产生的会计凭证数量大、种类多，如果使用传统人工分类、整理、分析及统计方法，不仅费时费力，而且财会人员也会受到自身职业能力和工作态度的影响而导致会计凭证管理质量参差不齐，也会使其难以如实反映图书发行企业的实际经济状况，其会计工作对图书发行企业管理层的重大经济决策起不到有效指导作用。

另外，还有一些图书发行企业只重视会计凭证档案的收集、归档，而不注重进行档案鉴定，也未对无效及过期会计凭证进行处理，使得各类凭证混杂存储，越积越多，不仅增加凭证查询调用时长，而且也增加了财务档案的保管成本。

（二）会计凭证传递时效性太差

会计凭证一方面要求所记录的信息必须精准可靠，能够真实反映出企业的财务状况，另一方面又具有较高的时效性要求，因财务人员在进行登记入账时必须以会计原始凭证为依据，加之会计处理需要一定时间，所以要求会计凭证必须在有效的会计周期内入档入账，而超时超限的会计凭证既会给财务工作带来麻烦，又可能给企业造成经济损失。但从目前一些图书发行企业的会计工作流程来看，其会计凭证从取得、填制、审核到归档所耗费的时间较长，而且其中还存在一些不确定性风险，比如，流程内某一环节主管人员的岗位缺失，造成关键业务无法正常开展，不同财务人员的业务能力参差不齐，某些会计新人业务处理速度过慢，失误率过高等情况也将大大影响整个会计凭证的传递、归档、处理时效性。

目前虽然在信息化技术的支持下，某些图书发行企业开始推进财务共享中心建设，有的企业已初步确立财务共享框架，促使会计信息的收发速率得到较大提升，但是在其财务共享中心内各管理体系的建设还不完善，与之搭配的管理人员以及传输系统还存在较多缺陷，这些因素也对会计电子凭证的传输速度、信息安全、完整度等带来较大影响。此外，即便是在共享中心模式下，图书发行企业财务部门依然会习惯性保留大量的纸质原始凭证用作备案，便于对某些重大财务事项进行审核和查验，基于此，财务共享中心人员除了要在日常财务工作中对电子会计凭证进行审核，又必须同时进行纸质原始会计凭证审核及保管，如此便使得财务工作量不降反增，严重影响凭证审核效率，影响会计业务的正常开展，并最终影响到图书发行相关业务环节，使得图书发行效率降低，企业经济效益受损。

（三）会计凭证管理的安全性不高

企业会计凭证的管理工作是一个系统严密的复杂工程，它涉及到财务工作的全过程，既要求企业运营体系内各部门要紧密联系默契配合，又要求各部门财务人员必须执行高度统一的财务管理流程，如此才能确保财务工作的有序推进，才能确保会计凭证管理工作的完整、准确、高效。但目前，一些图书发行企业的财务共享中心都是短时间建立起来的，其团队成员并未接受过全方位的业务技能培训，各岗位人员之间的业务配合意识不强、沟通交流不顺畅、财务共享服务执行标准不一致。

同时，由于一些财务人员不适应新的工作机制，所以导致会计凭证在审核、传递、储存中体现出不同的形式，极易造成原始凭证漏审和丢失等现象。另外，不少图书发行企业在财务共享中心尚未完全进入运转稳定期便急于裁撤和内退各部财务人员，不切实际地大量减少事务型会计，推进管理型会计的转化进程，导致大量的基础会计工作出现堆积，影响图书发行的成本预算，影响与线上线下销售商的合作关系，影响图书定价等，不利于保障图书发行企业的经济效益。

二、图书发行企业的会计凭证管理策略

为有效提升图书发行企业的会计凭证管理质量，确保财务管理工作的高质高效，增强企业财务共享体系建设与业务发展之间的协调性，笔者认为图书发行企业需在会计凭证管理工作中着重强化以下内容。

（一）加强业务培训，提升财务人员的职业素养

财务共享中心是以计算机技术、互联网、财会体系为基础的新型财务管理模式，也是现代图书发行企业的财务管理新模式。财务共享中心下财务人员从事务型会计转变为管理型会计，既要求财务人员具备扎实的财务专业知识，又要求具备综合管理能力。在此背景下，图书发行企业必须进一步提升内部财务人员的专业素质，组建与财务共享中心相适应的人才队伍，如此才能保证会计凭证管理工作的有序开展。培训中应重点加强财务人员利用共享中心系统进行会计凭证的审核、分析、归档、统计等工作，尽快熟悉操作系统，提升处理速度。同时，强化共享中心人员的系统安全意识，规范其操作程序，保证会计凭证处理过程的安全性。

（二）完善财务管理体系，执行统一标准

建立财务共享中心并非单纯地将财务人员聚集在一起，也不是对财务管理工作形式的简单拼凑，而需要加快构建一个更系统、更高效、更统一的会计管理体系。这一体系下的会计凭证管理，既要有统一的管理制度作支撑，又要有统一的系统设计作载体。体系上图书发行企业要深化财务管理体制机制改革，剔除冗余设置，合并精简重复不合理的制度内容，破除因管理制度落后和组织结构不合理带来的财务管理问题。系统优化上借助于ERP等专业财务管理软件，对企业会计凭证进行集中处理、集中分析和归档整理，保证处理程序的规范性，避免多中心多模式弊端造成的会计原始凭证管理过程中的损失。

（三）创新管理模式，提高管理效率

目前一些图书发行企业在财务共享模式建成之后，依然存在过量的纸质凭证并与电子凭证相混合，给财务管理人员带来新的工作负担。造成这种问题的原因一是由于企业共享中心建立不久，基础还不牢固，内部管理还处于探索适应阶段，不具备完全电子凭证管理功能，部分业务仍然需要依赖传统会计管理；二是由于我国电子凭证的普及程度还未在全社会各领域常态化，部分图书发行企业及行业对电子凭证的认可度及信赖度还不高，对于电子会计凭证的法律效力认识不到位，所以即便是在财务管理中心建立起来后也依然采取纸质会计凭证管理和电子凭证管理的二重制模式。如此一来既不能降低图书发行企业的财务管理成本，提升管理实效，又导致图书发行企业不得不继续保留传统人工会计凭证管理模式，出现一种极不协调的现象。

当前图书发行企业要加快推进会计凭证的电子化进程，进一步强化单轨制会计凭证档案管理模式，尽量减少纸质凭证，减少纸质凭证审核、调阅、保管、装订、销毁等工作。比如，历史发票处理中，可以在客户现场使用拆分、条码、OCR等图像处理方法进行简化处理，将扫描之后的电子文档直接导入共享中心的影像系统以备用。从而将历史发票快速电子化，形成统一的发票电子凭证库，实现流程标准、内容标准、文档标准、查询标准、管理标准。

而在现行发票处理中，可将凭证封面与附件影像相结合，生成AP凭证的电子凭证，通过附件扫描和凭证封面信息抓取，生成总账凭证和付款凭证的电子凭证，实现凭证的远程电子查询。建立现行发票电子化审批处理工作流程、存储系统，不但完成对纸质文档的电子化工作，而且将实际的工作流程完全信息化，以此可有效提高图书发行企业的财会工作质量和管理成效。

财务共享模式是现代企業财务管理发展的主流趋势，图书发行企业和所有企业一样，应把握时代发展节奏，加快推进会计凭证电子化、集约化管理进程。为实现这一目标，图书发行企业既要加快培育与财务共享中心相适应的人才，又要积极探索和优化内部体制机制，如此方可让会计凭证管理不再是财务共享的短板，而成为财务共享的内动力。

（本文作者单位：内蒙古新华发行集团股份有限公司）