L果汁有限责任公司的采购与付款研究

史佳凡 西安财经大学

一、L果汁公司的采购与付款内部控制现状分析

（一）公司简介

L果汁有限责任公司成立于1997年7月11日。公司注册资金1214.3万元其有果汁生产线5条，罐头生产线2条，饮品生产线1条，产品远销海外。公司占地1万2千平方米，拥有6个高水平的水果加工车间及一家郑州销售分公司。从1992年成立其前身是市政府意大利瑞士合作出口公司。公司成立至今始终坚持生产高质量的产品，有30年的水果加工经验。

（二）公司采购与付款环节内部控制存在的问题

1.请购环节

（1）没有建立明确的物资采购制度。同时由于与当地市政府联系紧密，对于政府临时摊派的采购任务严重影响企业正常生产。

（2）采购人员缺少职业素养未能尽忠职守，经常超预算的采购申请。

（3）采购人员权力较大收取回扣胡乱采购的风险较大。

2.供应商选择环节

L果汁有限责任公司在供应商选择方面主要存在以下问题：

（1）农产品原料采购没有固定合作的农场，只有几个签订了长期合同的中间商负责从周围农村收购原料。

（2）采购人员收入与采购价格挂钩，过分压低原料价格容易导致高品质原料流失。

（3）采购负责人将后续事务交给秘书处理，极易导致徇私舞弊。

3.采购预算管理环节

（1）没有严格的预算体系，预算计划的编制几乎全靠以往经验预估风险大。

（2）过分强调生产，缺乏及时有效的市场信息来为提供决策支持，对市场的敏感性不高。

（3）预算的编制依据并不是生产经营所需要的物资数量而是各个生产车间管理人员的请购数量。

4.采购合同管理制度

合同签订没有严格按照国家法律规定来进行，部分合同没有法律效力得不到法律保护。对于公司一次性采购物品高于多少钱就划分为重大资金支出没有明确的规定。于交易人员交谈后发现存在部分采购合同签订依靠靠口头约定，缺少书面证明的情况。

5.货物验收制度

（1）缺乏严格，可行的验收制度与标准。由于时间紧任务重，用于作果汁的次果一天时间就会变质腐烂。采购人员几乎依靠经验来完成，货物的验收没有按照及时，准确，严格，经济的原则来进行。

（2）公司只对核心果园的苹果和果农有一定的影响力，对于核心果园以外的果农和中间商缺乏掌控力。出现验收不合格的产品后，也只能事后追责。这会大大影响企业的生产，增加公司的成本影响公司利益。

二、L果汁公司采购与付款内部控制的改进措施

（一）优化采购与付款环节的内部控制环境

1.改善控制流程制度

明确合同的审批权限，由于公司高层几乎都是总经理亲属的原因，合同的审批权限模糊大部分人都可以对合同的签订做出回复。这样虽然可以提高效率但对于企业的运营，公司规定的效力都做出了巨大的打击。

2.改善岗位设置

公司要对负责采购与付款的部门的人员建立轮岗制度，减少员工徇私舞弊的可能性。要将负责采购的人员进行内部轮岗，对不同采购点的采购员进行调换。

3.完善采购预算制度

根据公司实际需要编制采购计划。采购部门的采购需要严格按照采购计划来完成，这样可以帮助公司控制采购费用的支出，减少资源的浪费同时还可以方便财务部门根据计划来筹集所需要的资金，确保资金的及时到位。

（二）建立有效的采购与付款风险评估

1.完善请购与审批风险评估制度

建立采购申请制度，公司出现存货积压，不能合理的确定产销量。所以应该根据所购物质的类型，确定应该由哪一个部门申请，明确各个部门请购的权限和责任。L公司再根据其他部门所填写的申请单，结合实际需求来购买物质。

2.完善购买与验收风险评估制度

进行采购时，根据实际需要编制采购申请或与长期合同供应商联系推迟苹果的采摘。同时为防止部分物资的采购价格不合理采购合同出现法律纠纷，导致企业利益受损应加强询价制度的建设，促使采购过程的透明公开。

验收入库时，应有采购人员，质检人员和仓储人员在场，三人在对货物进行质量，数量上的审查合格后方可签字入库。同时入库单应改进行编号且需要连续不可缺号漏号。

（三）改进采购与付款活动

1.遵守不相容岗位相分离原则

公司在采购与付款内部控制环节需要建立其不相容职业相分离的岗位制度保证企业的健康发展。采购的申请与审批秘书都有所参与这是需要避免的，供应商的调研和选择都是由采购人员来完成的这会导致采购人员的徇私舞弊。

2.规范采购合同管理

公司应该将合同进行连续编号，采购合同要一式三份交采购人员一份，公司资料保存部门一份供应商一份。这样更有利于日常的结算和物资的核对。及时跟进采购人员对于非长期签订的采购合同，采购人员应及时向部门报备，方便事后补签合同。

（四）建立良好的信息沟通渠道

公司应该建立全方位多渠道的信息沟通机制，保证公司的决策可以通知到各个部门。同时公司要保证每一位员工都及时准确的了解到公司的新决策，获得公司的相关信息。公司不能只设立告示牌，然后依靠小组长来传达公司通知。还要建立其相关的微信，企鹅群充分利用起员工的信息帮助公司及时准确的了解到基层员工的想法。

（五）加强内部监督

公司应该建立有效的内部监督制度，不仅仅是生产车间需要监督小组公司的实际管理中同样需要监督部门的监督。财务部门（监督部门）应该定期和不定期的监督检查公司制度落实情况，控制企业风险。

三、结论

L果汁有限责任公司从十几年前的风生水起到现如今负债累累甚至破产拍卖。公司在采购与付款内部控制活动中所存在的薄弱环节正是导致企业不能永续经营的重要原因。公司想要更好的发展下去就需要做好内部控制，也只有做好了内控才才能保证企业更好的发展不至于突然倒闭。