社区会计档案的保管与销毁问题浅议

张亚芳 陕西陕煤蒲白矿业有限公司

社区会计档案是由会计凭证、账簿与财务报告等组成的专业性核算资料，直接反映一个单位的经济业务状况，并以其记录内容作为重要凭证，展开单位的经营活动，然而，当前社区档案保管与销毁中存在保管人员责任意识缺失、保管不规范、销毁问题突出等问题。基于其重要性，应弥补这一缺陷，通过不断完善管理工作、提高管理水平，强化会计档案管理工作，从而直接提高单位的财务管理水平，使之获得更高效、持续性的发展。

一、社区会计档案的重要性

社区会计档案属于会计活动的最终产物，对经济活动而言，它既是重要的记录资料、又是关键的凭据，其重要作用表现在以下方面：

（一）和经济活动不可分割

从本质上而言，社区会计档案是长时间通过汇总、积累得来的会计信息系统产物，其中包含着的内容，不仅具有原始平整性特点，而且也凸显出持续性、规律性以及系统性的特点。从会计凭证、到会计账簿、再到会计报表，以此形成系统性、整体性的体系，对各个阶段的经济业务内容直接体现出来。充分利用社区会计档案资料，使用社区会计核算手段，能持续性记录并反映出经济活动、财务收支细则，一方面以此体现出社区既往的经济发展历史，另一方面又为现下社区会计管理的会计预测、决策、控制、解决经济纠纷、处理遗留问题等经济事务提供依据。

（二）宏观决策时的必要依据

完整且真实的社区会计档案，能对经营管理过程当中所有重要的信息资源予予以反映、监督，这也是开展财务工作之根本。同时，在传递管理规划、控制决策过程中的会计信息，记录在会计档案中，对管理的有效支持、积极促进作用。另外，恰如其分的借用会计电算化技术处理社区会计档案中的信息数据，还能设计、构建出更有益于良好管理和科学决策的数据模型，从而以规范、科学的系统来支持会计决策，实现对历年来各部门大量会计数据的准确核算，为需求者更快、更准确的提供可用信息。最后，会计档案资料还可以作为对社区乃至整个地域未来发展趋势、发展状况的预测凭证，决策者在基于符合市场经济规律要求的基础上，制定出更有益于促进自身发展的经营计划。

（三）责任细究、经济犯罪等凭证证据

对于所有的会计活动，在社区会计档案当中都有如实的反应以及客观的记录，它是对经济活动的记录和反映。借助于社区会计档案中所记录的详实数据，能够了解到各项经济业务发生的具体细则，并可作为评价有无切实遵守经济法律要求的重要工具，发现其中是否存在弄虚作假等触及法律的行为。为打击经济犯罪活动留下重要的证据，揭示其触犯法律的犯罪事实。

（四）为经济科学研究提供借鉴

在社区会计档案的记录信息当中，有反应经济活动的全程信息，以及经验及教训，发挥着重要史料价值的作用。利用社区会计档案可以为经济科学研究提供各种可靠的数据、可比性资料和过去经济活动的珍贵史料。

（五）社区会计档案的信息化管理

实现会计档案的信息化、借助于信息化精准高效之特点，能在很大程度上规避数据错误，反映真实数据，保证会计档案管理工作质量。在当前信息化时代下，充分发挥计算机准确性高、速度快等优势，促进会计档案的信息化进程，以信息化系统来完成日常会计管理工作，能够及时、有效且精准的为单位经济性决策提供可靠信息参照。从实质上来说，会计档案的信息化实现，也代表着会计档案管理水平的提高。

二、社区会计档案的保管

（一）强化责任意识，重视社区会计档案工作

社区会计档案管理工作是一门技术，也是一面镜子。社区会计档案工作不仅仅是把凭证装订好，放到柜子里。从审计和检查工作来看，整齐、有条不紊的会计档案会给检查人员留下很好的印象，从侧面体现出该单位严谨的工作态度、流畅的工作流程、稳固的会计基础、规范的会计处理。近年来，离任审计和经济责任审计也愈发严格，且都有往前追溯的要求。事业单位的领导任职期限至少3 年，甚至长达15 年以上，所以社区会计档案的完整性、连续性显得非常重要。会计人员、档案管理人员和单位领导务必提高认识，强化责任意识。

（二）熟悉会计基础工作，正确区分会计档案

在社区会计资料整理和归类中，正确区分会计档案和文书档案，可减少会计档案的工作量和保管责任。例如，日常工作中的请示、批复、调拨文件等不属于会计档案，但是可以作为会计核算的依据。财务人员应按照“财政总预算和税收会计档案保管期限表”的内容对不同类型的会计档案进行分类管理，并妥善保管纸质档案原件。《会计档案管理办》不但明确了电子会计档案的法律地位，还提出了电子会计档案形成的条件。因此，财务人员应正确理解电子会计档案的内涵，一定是来源于计算机的电子设备，其形成、办理传输是以计算机为载体，可以存储在本地计算机和云端。

（三）重视社区会计档案环节，规范档案管理

社区会计档案管理至少包含归档、保管、利用、交接、查阅、鉴定销毁等环节，每一步都至关重要。因此，除了严格执行相关的法律法规外，还应建立社区内部的档案管理制度。在归档方面，要及时打印和归档会计账簿、会计报表、财务报告和其他会计资料，用专门的会计档案盒进行封装，规范填写封面和签章，制保管清册，避免零散存放。在保管方面，应配备专业的人员进行管理，杜绝由出纳管理会计档案的情况，规避篡改会计原始票据、重复报销，发生贪污、舞弊、挪用公款的风险；同时配置独立的地点、带锁的柜子、干湿度计、消防栓等，避免随意堆放。不具备条件的可委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。在移交和借阅方面，无论是从财务室到内部档案管理部门，还是到外部档案管理机构的移交，都应完善移交手续，编制会计档案移交清册，逐项清点，注明缺失和现存的资料，防止责任不清。监交人员应严格履行职责，严格执行借阅和复制的审批手续，填写借阅登记表并声明负责档案的完整性、保密性，不得污损或丢失，并及时归还。

（四）充分利用会计档案，提高实用价值

虽然我们当前已经进入信息化时代，但是大部分事业单位的会计档案还是以传统的纸质档案为主，无法像大中型企业一样全面运用大数据、云计算等智能运算来增强会计档案应用的实效性，不符合成本效益性。只有归档整理好静态的会计档案，才能对会计档案进行数据整理，建立数据的联系，发挥动态的价值。一方面，按规定做好会计档案管理的基础工作，在保证会计档案安全、完整的前提下，为查阅和复制会计档案资料提供便利的条件。另一方面，事业单位根据自身的需求，引入信息化手段，对档案信息进行分析处理，定制个性化数据报表，使会计档案充分发挥价值。

三、社区会计档案的销毁

（一）档案销毁的三个阶段

档案销毁分为三个阶段，分别为制定标准、销毁登记和销毁档案。在制定标准阶段，档案管理员制定档案销毁标准交于部门主管人员进行审核，审核不通过需要重新制定；在销毁登记阶段，档案管理员按照销毁档案的标准核对档案情况，编制出待销毁档案清单，根据清单内容核实档案信息，核实后交部门主管人员审核，审核通过形成正式的档案销毁清单，完成销毁登记，如审核不通过需要重新确认需要销毁的档案；在销毁档案阶段，根据档案销毁清单对需销毁档案进行整理并在档案盒档案清单中进行档案销毁备注信息，整理备注完成后对档案销毁处理。

（二）档案销毁流程

档案销毁流程分为两个阶段，分别为鉴定销毁阶段和销毁档案阶段。在鉴定销毁阶段，根据档案管理标准自动生产了待销毁档案，档案管理员查看待销毁档案，选择现在需要销毁的档案进行鉴定，鉴定登记后交由部门主管人员进行审批，审批通过后进行档案销毁：在销毁档案阶段，档案管理员对审批通过的档案进行销毁登记，登记后交部门主管人员审核，审核通过档案管理员进行档案销毁确认，通过销毁确认进行电子数据及电子文件的删除操作，公积金业务档案信息属于非涉密信息档案，在档案销毁时可只进行电子信息的删除工作，如涉及涉密信息需要进行存储介质的物理销毁工作，最后需要进行打印档案销毁清单，档案销毁清单需要永久保标存。

四、结语

综合上文可以明确的是，会计档案管理工作必须要予以充分认识，并紧随时代发展，采取更多新的举措、规范性举措，加强会计档案管理，从而保证管理质量、提高管理水平。社区会计档案的保管与销毁是一项严肃、谨慎的工作，要努力规范和加强会计档案保管、制定相关措施，促进档案销毁工作。按规定销毁档案会计有利于会计档案工作的有序开展，减少会计档案保管工作成本。因此，档案管理部门应有作为、有担当，避免出现大量应销未销档案，定期组织相关部门开展联合鉴定，编制销毁清册，对特殊事项单独立卷。