实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施

洪海霞 贵州天然气能源投资股份有限公司

精细化作为企业管理的新方向、新趋势，是一种致力于降低企业管理成本，提升企业管理效率的管理方法。作为企业行政管理活动的主要发生场所，办公室工作效率的提升，需以科学管理为基础，应用精、准、细及严等管理手段与方法，明确企业各项管理目标，深化常规管理模式，实现企业管理的标准化、科学化及规范化。因此，实现办公室行政管理精细化，对促进企业整体管理水平的提升具有重要作用。

一、企业办公室行政管理的作用

（一）策划作用

相对于企业领导，办公室行政管理人员更加能够接触企业基层，如此也就可以了解企业中的更多信息和资料，进而辅助企业领导作出更为准确合理的决策，发挥出谋划策的价值，体现策划作用。当然，这种策划工作并非是代替领导做决定，而是辅助领导进行决策和思考，仅仅发挥测绘作用。这也就要求行政管理人员能够尽量获取较为全面详细的资料信息，体现更强策划辅助功能。

（二）协调作用

企业办公室行政管理工作还表现出了较强的协调作用，这同样也是注重提升其实效性的重要原因。在企业运营发展中，往往需要各个部门协调发展，尽量规避各个部门之间存在的明显冲突和矛盾，以求更好围绕着企业发展战略提供自身应有服务。基于此，未来企业办公室行政管理工作就需要重点围绕着各个部门的关系进行有效协调，尤其是在面临具体企业运营任务时，更是需要重点分析各个不同部门的职责和任务，通过行政管理予以调整和及时沟通，保障最终整个企业的运营发展更为稳定可靠。当然，在面临企业和外界其他机构开展业务关系或者是其他交互行为时，同样也需要行政管理积极参与其中，发挥协调作用。

（三）整理管理作用

对于企业办公室行政管理工作的开展而言，其对于企业运营发展的作用还表现在整理以及管理层面，这也是企业各项工作开展的重要条件。比如针对企业运营发展中涉及的所有档案资料，就需要行政管理人员予以详细分类整理，尤其是在面临当前越来越繁杂的各类电子档案资料，行政管理工作人员的压力更大，需要形成更为理想的收集整理效果。此外，对于企业运营发展中涉及的各个会议，同样也需要行政管理人员积极参与，结合会议开展需求，合理设置会议流程，对于各个出席人员进行有效服务和管理，保障会议有序召开。

二、办公室行政管理现状

（一）企业管理人员的管理意识淡薄

企业管理人员的管理意识对实现精细化管理具有重要作用，如果企业管理人员充分具备精细化管理意识，那么在制定各类办公室制度与规定时，能更加细致、客观地面对自身的不足，并根据现实情况制定出具有重要指导意义的整改措施，实现措施的科学性与规范性。如果企业管理人员的精细化管理意识淡薄，则易导致企业管理水平滞后，管理工作漏洞百出。

（二）企业无明确管理目标

我国很多企业在经营管理过程中，仍采用以往传统的管理模式，缺乏明确的管理目标，未从实际出发，管理措施不具有组织性与计划性，仅凭经验办事，盲目管理，盲目经营。部分企业甚至未建立完善的绩效考核制度，由于分工不明确，未将员工岗位职责与薪酬进行有效挂钩，导致员工工作积极性高，甚至缺乏企业归属感，当问题发生时，出现责任推诿情况。因此，在企业的经营管理过程中，为提升企业的整体管理水平，需树立明确的管理目标，再根据管理目标细化管理工作，以便达成预期效果。

三、实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施

（一）在行政管理工作中引入精细化管理思路

在企业管理工作中，精细化不仅是一种理念，也是一种文化。起初日本丰田公司将精细化理念用于精益生产，通过注重细节提升产品质量，为产品赢得竞争优势。随后，更多的企业对精细化管理进行内容补充，以规范化管理为基础，创新了精细化管理模式。在办公室行政管理工作中落实精细化的管理理念，有利于提升办公室人员的工作效率。在办公室内，工作人员需要做好上传下达的工作，根据上级领导的指示向下级部门传达任务，确保任务及时完成。同时，办公室人员也要面向基层员工提供服务，维持企业管理秩序，将当前面临的问题及时向领导反馈，以便领导层了解企业当前情况，使企业决策更加科学合理。为了满足行政管理工作的性质要求，工作人员需要关注细节方面的工作，在行政管理内落实精细化管理理念，并从以下几方面入手，做好相关准备工作：首先，细化行政管理工作内容。以往较为模糊的管理模式并不利于对企业员工的量化考核，单纯的依赖员工的主动性和自觉性还远远不够。引入精细化管理理念有利于将行政管理工作落实到细节，使这项工作在满足细节要求的同时兼顾逻辑性。针对某项工作，可以将工作细化成多个步骤，在根据每个步骤的工作内容进行分配，落实岗位职责，引导每个员工都能按照该理念完成工作目标。其次，建立精细化管理体系。明确未来办公室行政管理的发展方向，结合企业当前发展现状寻找未来发展道路，从中对精细化管理目标进行研究。比如在具体实践环节内，把握好障碍存在的因素，从细节问题入手完善企业管理体系，发挥精细化管理模式的应用效果。最后，强化企业员工之间的协同意识。在企业经营管理中，精细化管理理念并不只属于办公室行政管理，还应当与其他部门相互协调，促使各部门员工的相互配合，从而达到管理目标。比如在信息沟通的时候，为了防止企业内部产生信息孤岛现象，办公室工作人员就要从横向和纵向两方面展开沟通工作，面向企业各个职能部门进行横向沟通，引导各部门配合工作，将上级所传达的精神传递到下方，也让其布置的任务高效落实。

（二）健全行政管理机制

未来企业办公室行政管理工作优化，首先应关注于行政管理机制的完善，力求借助完善可行的管理机制指导和约束各个行政管理人员，保障各项任务都能够得到贯彻落实。结合行政管理机制的具体要求，应对行政管理范围和时间要求进行合理设定，避免出现较为严重的行政管理漏洞和缺陷。在具体行政管理责任划分中，往往还需要充分考虑到行政管理岗位，结合不同岗位设置不同的行政管理任务，并且确保各个行政管理工作人员可以较好明晰自身职责和任务，同时做好相互之间的协调工作，避免出现职责任务方面的重叠或者留白问题。为了较好优化各项行政管理职责的落实效果，还需要借助于绩效考核以及奖惩机制予以优化，针对各个行政管理工作人员的任务完成状况进行综合评估分析，及时指出存在的缺陷问题，给予恰当的处罚，对于表现优异的行政管理人员同样也需要采取多种奖励，在企业内部树立榜样。

（三）健全办公室行政管理制度

科学完善的管理制度是维持企业正常运营的重要前提，将奖励激励机制和约束机制相融合，有利于调动企业员工的工作自给性，并依靠硬性条约规范其行为。办公室行政管理工作主要针对企业的内部管理而开展，所涉及的内容很多，为了在办公室内营造良好的工作氛围，企业应当健全管理制度，依照企业自身需要建立规范化、系统化的行政管理流程，做到工作有章可循。办公室行政管理工作的精细化，应当从自身情况入手，依靠完善的制度为行政管理提供支持，鼓励员工积极参与制度的实施，通过采纳各方人员的意见，取其精华，保障企业精细化管理制度的完善性。制度的落实有利于各岗位职责，完善企业员工考核标准，详细划分办公室人员的职能，依靠制度规范员工行为，制定员工责任说明书，使工作人员在执行相关工作任务的同时能够意识到自身的职责和权限。制定严格的考核标准，明确考核要求，对于程序性的办公室管理工作，在对量化指标设计时，应当保证指标的科学性；在对主观性较强的工作，应定性设计其评价指标。

四、结语

经济迅猛发展，中国已走进了新时代，迈向了新征程，对办公室人员也提出更高的要求，作为行政事务管理的中枢，要有更高的责任意识，意识感，为适应新情况，要抓好行政工作的重点项目建设，协调处理好各工作环节，统筹兼顾各方关系，提升服务质量，搞好办事的效率。办公室人员应积极主动转变政府职能，做一个服务型政府，做一个受人民爱戴拥护的领导班子，为中国的行政建设作出自己应有的贡献。