某公司优化平台在医院科研经费信息化管理中的应用

■ 周林忠 宋明芬 李艳娟

科研是医院核心竞争力的体现[1]。近年来，医院课题项目数以及获资助经费额度快速增长，但是医院科研管理却不能同步提升[2]。如何改进科研管理方式、提高医院整体科研水平成为医院科研管理部门亟待解决的问题之一[3]。科研经费管理是科研管理中的重要内容[4]。科学化、规范化、合理化管理科研经费，可以更好地为医院科研人员服务，既提高其工作效率，又促进其科研积极性，从而提升医院整体科研实力[5]。作者以杭州市某医院为例，分析医院既往科研经费管理中的不足，探讨某平台优化对医院科研经费信息化管理的促进作用。

1 医院科研经费管理现状

随着医院信息化建设的发展，医院构建了科研经费管理系统，与最初的人工核算相比，更加便捷、准确、省时、省力，但仍存在一些不足。

1.1 科研经费管理系统之间缺乏关联

为加强科研经费管理，涉及到医院科研经费管理的多个部门各自构建了一套系统。如科教科试剂、耗材、设备采购系统，总务科试剂耗材出入库系统，设备科仪器设备管理系统，财务科科研经费报销系统等。多个系统间缺乏关联，经费每次发生变动，科研人员或管理人员需在多个系统填写变动原因、变动金额等，否则各系统间信息无法同步更新。例如根据医院科研经费管理办法，项目实施过程中如果材料费不够，在保持项目总预算不变的情况下，设备费、差旅费、劳务费、会议费、专家咨询费、合作协作研究与交流费等可调配至材料费。课题负责人向科教科提出申请，科教科审核通过后，在其管理系统进行金额调整，但是财务科的科研经费系统里不会自动更新，财务科必须在收到科教科的通知后，人为进行调整。又如科研用试剂耗材采购，首先科研人员需从试剂耗材采购系统采购；采购完成后，科研人员需要进入总务科的管理系统进行试剂耗材名称、数量、单价、金额等信息登记以及进入财务科系统进行报销单填写。因此，既往多个系统的状态，一方面需要科研人员在多个系统操作，增加了科研人员的工作量以及科研经费使用的复杂性；另一方面，需要管理人员在各系统间互相沟通，及时更新信息，也增加了管理人员的工作量。

1.2 科研经费使用流程繁琐

1.2.1 科研用试剂、耗材、设备采购与报销流程。首先，科研人员登录科研用试剂、耗材、设备采购系统，填写订购单，课题负责人确认。随后，科教科人员登录科研用试剂、耗材、设备采购系统，根据项目合同书，对所购试剂、耗材、设备进行审核。审核通过后，通知经销商送货，经销商送至总务科。总务科通知科研人员到货后，由科研人员登录总务科管理系统登记试剂、耗材或设备信息。总务科根据到货的试剂、耗材或设备，进行核对，并办理入库手续。科研人员填写领用单，总务科为其办理出库手续。报销时，科研人员在财务科管理系统填写报销单。报销单生成并打印后，附上报销发票、发票验证证明、总务科出库单或其他凭证。科教科、财务科对报销单进行审核，再由科研人员找分管科研的副院长、医院财务总监、院长进行审核签字。所有审核完成后，科研人员将报销单及其凭证交给财务科，出纳根据报销单支付。

1.2.2 劳务费、专家咨询费、差旅费、会议费等经费使用流程。这些经费的使用比试剂、耗材、设备采购与报销流程简单，无采购环节以及总务科出入库环节，其他步骤同试剂、耗材、设备经费使用流程。可见，既往的医院科研经费使用流程涉及到多个科研经费管理系统以及多科室、多领导审批，而且各领导不能越级先审，科研人员通常需要多次往返各办公室，耗费大量时间和精力。

2 优化后某平台在医院科研经费管理中的应用

2.1 某平台优化内容

2.1.1 多个管理系统整合。根据多个部门（如科教科、总务科、设备科、财务科）管理科研经费的具体需求，将现有的多个科研经费管理系统（试剂、耗材、设备采购系统，试剂耗材出入库系统，仪器设备管理系统，报销系统）整合成一个系统。经费发生变动，科研人员只需填写一次，各管理科室相关模块内容自动更新。

2.1.2 发票验证。某平台建立与国家税务总局全国发票查验平台链接，经费报销者将发票进行真伪验证，某平台系统保存通过验证的发票信息，经费报销时只能选择通过查验的发票。

2.1.3 线上逐级审批。科研经费使用者在某平台上填写执行单，并通过附件上传发票、凭证等以后，通过该平台的协同办公功能，自动提交，完成逐级审批。如果在审批过程中有疑问，在审批意见栏附有报销发起人的电话，通过系统，直接发起电话，方便联系。

2.2 某优化平台上医院科研经费使用流程

因劳务费、专家咨询费、会议费等使用流程只需执行试剂、耗材、设备流程的一部分。以医院科研用试剂、耗材、设备采购及报销为例，介绍某优化平台上的科研经费使用流程。

2.2.1 科研用试剂耗材采购。科研人员登录某优化平台上的科研用试剂、耗材、设备采购平台，按医院相关规定采购，并将采购信息填入平台，生成采购单，并提交。采购提交后，系统自动转给课题负责人确认。课题负责人提交后，该平台系统将采购申请转给科教科，科教科收到采购申请后，对照课题标书进行审核。科教科审核通过后，经销商收到订单，进行配送。另一方面，该平台系统将订单信息发送给总务科。2.2.2 总务科验收。经销商送货至总务科，总务科根据某平台的采购信息进行核对，核对后将核对结果提交给科研人员，并发出消息，提醒领用。

2.2.3 试剂耗材领用。科研人员在某平台上点击领用，总务科确认后，生成出库单。

2.2.4 财务科报销单形成。出库完成后，某平台自动生成报销单，提醒科研人员在平台上验证发票以及选择通过验证的发票进行报销，并通过附件上传发票以及其他凭证的图片。

2.2.5 财务科审核。财务科对报销单审核后，提交至下一级审核。

2.2.6 线上逐级审批。财务科审核通过后，某平台逐级递交报销单至分管科研副院长、财务总监以及院长进行审批。

2.2.7 纸质材料提交。所有审批完成后，系统将报销单转回至财务科出纳，同时提醒课题负责人将纸质发票和其他凭证提交至财务科。

2.2.8 流程结束。财务科出纳完成支付，报销结束，最后归档。

2.3 某优化平台应用于医院科研经费管理的优点

2.3.1 简化科研经费使用流程。以往医院科研经费使用流程需要逐一在各个部门的管理系统上填写，某优化平台将多个部门的科研经费管理系统整合，科研人员只需填写一次经费使用信息，该系统将该信息逐级传递给多个管理部门。因此，某优化平台通过简化流程，减少科研人员花费在经费使用上的时间。

2.3.2 协同办公、提高效率。所有流程均在某优化平台上完成。在完成上一级审批后，平台将工作消息发送至下一级，无需科研人员多次往返于各办公室，大大提高了工作效率。

2.3.3 实现无纸化办公。某优化平台的无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用。

3 结论

医院既往的医院科研经费使用流程涉及到多个科研经费管理系统以及多科室、多领导审批，具有各管理系统彼此独立、信息不能联通等缺点。另外，科研经费使用和审批流程繁琐、科研人员需往返于各管理部门获取审批，花费科研人员大量时间等。

2017年，“最多跑一次”作为浙江省审批制度改革的重要举措被首次提出[6]。为积极响应浙江省委省政府“最多跑一次”的号召，同时也提高科研人员、管理人员的工作效率，促进科研发展，医院率先通过某优化平台，整合多个科研经费管理系统，简化流程。从采购、报销到审批，全程在优化平台线上完成，借助协同办公功能，有效克服了既往科研经费使用管理的不足，实现了科研经费使用“最多跑一次”的目标。