档案数字化建设的价值与问题探寻

徐乃梅 江苏省宝应县产品质量综合检验检测中心

档案不仅记录着相关单位的发展历程，还对以后的发展起着重要的指导作用，关乎了隐私和机密。随着档案数字化模式的建立和应用，档案信息逐渐从纸质形式转化为数字形式，不管是在查找使用，还是在储存上都为管理人员带来便捷的方式，但是随着数字化模式的应用，其存在的问题也日益突出，如何对潜在的安全风险进行有效的控制，是档案管理部门急需解决的问题。

一、档案数字化建设的价值

随着信息技术的不断发展，档案数量急剧增加，传统的档案涉及的流程复杂，由于档案资料的重要性和隐秘性，管理起来费时费力，而且容易因工作人员大意出现细节上的错误，降低档案管理效率。与传统的档案相比，具有以下优势：

（一）方便档案信息管理

档案数字化建设在很大程度上方便了档案的信息管理，档案数字化建设是利用互联网手段，对存档的资料进行云储存，这样在资料的收集、整理、分类和移交等工作内容上可以有效的节省时间，而且只要确保网络上的存档真实可靠，在查阅过程中就不会出现其他错误，能够确保档案管理工作的顺利开展，有利于档案管理工作效率的提升。

（二）对档案资料原件进行保护

传统的档案都是以纸质文件的形式进行保存，由于档案资料的重要性，一旦原文件在保存过程中处理不当，造成档案原件的损坏，就会对档案资料使用造成影响。进行档案数字化建设，可以将纸质档案转化为电子形式的数字档案，储存在计算机中进行保存，可以进一步提高档案储存的安全性，尤其是针对档案的原件，会有专门的储存方式，进行安全的保存，保障档案信息不会遭遇毁灭性的损坏。

（三）改变传统档案的使用方式

传统的档案都是一个纸质文件，在使用过程中需要去档案室进行查找，由于档案室的档案资源众多，查找起来比较麻烦，因此在使用过程中会在档案查找环节花费大量的时间，不利于档案资源共享的实现。实施档案数字化管理后，可以通过计算机输入档案的相关信息就可锁定具体的档案，突破了使用上的限制性因素，使档案资源查找变的更加便捷[1]。

二、档案数字化建设存在的问题

（一）缺乏统一的数字化建设标准

档案数字化建设的主要目的是为使用者提供优质的服务，在档案信息的查找和使用上更加的便捷，但是在当前的档案数字化建设中，缺乏统一的数字化建设标准，导致档案管理人员对数字化建设没有足够的认知，在档案资源的管理上仍然混乱，这样不仅不会提高档案的管理效率，还会使档案的存储存在安全隐患，对档案的安全性造成不良的而影响。

（二）档案数字化建设速度缓慢

随着信息技术的普及发展，大部分企业都朝着数字化方向发展，但是由于档案数字化建设主要是依靠信息技术完成的，在档案数字化建设的过程中需要投入较多的资金，而很多单位为了节约资金成本，还在使用传统的档案管理模式，导致档案数字化建设速度停滞不前，档案数字化管理流于表面。

（三）相关的档案管理人员信息素养有待提高

当前大部分档案管理人员都是档案管理工作中的老员工，虽然他们具有丰富的管理经验，但也仅仅针对纸质档案的管理，档案的数字化建设主要是应用信息技术，对档案进行管理，这就给他们带来了极大的工作压力，由于对计算机的应用不够熟练，导致管理效率仍然无法提高，这就需要相关部门提高对档案数字化建设人才的引进，采取措施不断提高档案管理人员的信息素养，为实现档案数字化建设奠定基础[2]。

三、解决档案数字化建设问题的策略

（一）构建统一的数字化管理平台

统一的数字化平台能够有效的提供档案管理工作的效率，要引起相关部门的高度重视，对档案数字化建设进行适当的调整，根据档案数字化建设的基本要求，结合档案管理的实际情况，构建统一的数字化管理平台。这样才能优化档案管理工作内容的细节，进一步提高档案管理的服务质量。此外，统一的数字化平台有利于实现信息资源共享，在确保网络环境安全可靠的基础上，进行相应资源的共享，进而将档案数字化建设的作用充分的发挥出来。

（二）加大对档案数字化建设的资金投入

档案数字化建设需要足够的资金支持，要立足于未来的长远发展，提高对档案管理的重视，将档案管理工作效率进一步的提高，加快档案数字化建设的速度，使档案管理的质量得到可靠的保障。由于传统的档案信息在转移和使用过程中容易丢失或因外界因素受到损坏，破坏档案的安全性和完整性，档案数字化管理模式可以将纸质档案转化为电子档案，传到网络上的档案可以进行计算机云备份，即便档案丢失也可以在网上迅速查到备份文件，避免档案丢失带来的麻烦，有效的保障了档案的安全性，因此建设档案数字化管理模式势在必行，要加大资金投入，为实现档案信息化建设提供基础保障。

（三）提高管理人员的信息素养

档案管理人员是档案信息的直接接触者，在实现档案数字化管理后，要不断提高管理人员的信息素养，进而保证档案数字化管理工作的有序进行。同时档案管理人员还应具备较强的责任意识，规范自身的行为，除此之外还要引进相关专业的技术管理人才，增加单位优秀管理人员的储备。另外还要积极完善人才管理制度，采用有效方法调动员工的积极性，促进档案管理人员数字化管理的自觉性，可将档案数字化管理能力与其工资、职位晋升挂钩，建立奖惩机制，这样才能使全体档案管理人员积极地投入到档案数字化管理中，确保档案管理数字化信息的安全性。

（四）建立数字化信息安全保障体系

由于网络上的信息资源比较透明，互联网的覆盖面广泛，一旦计算机系统出现漏洞，就会给不法分子留下可乘之机，让他们能够入侵计算机系统，盗取有价值的档案信息，甚至蓄意破坏计算机系统，造成档案管理工作无法正常进行。因此，要建立数字化信息安全保障体系，确保档案馆内部网络系统的安全，对访问IP设定用户权限，将机密档案信息加密储存，在硬件设备上做好安全保障，提高管理部门的安全防控意识，要充分发挥信息技术的优势，懂得用信息技术保护档案资料完整性[3]。

四、结语

综上所述，档案数字化管理模式相较于传统管理模式更加灵活，档案资料储存方便快捷，能有效提高档案管理效率。因此，要意识到档案数字化管理的优势，加快档案数字化建设的速度，在这个过程中要加大对档案数字化建设的投资，根据实际情况，构建统一的数字化管理平台，能够有效的保障档案管理工作的有序进行。