简论加强食品药品市场监管档案管理工作的策略

姜瀚博 四平市食品药品检验所

食品药品市场监管工作目的是保障人民群众饮食、用药安全。近几年随着食品药品立法的推进，各地食品药品安全监管工作力度不断加大，产生了大量的执法案卷、检测报告、督查记录、行政审批材料等档案，如何系统地管理并利用这些档案，并及时对社会公布有价值的信息，是在执法以外必须重视的工作。基于此，以下就加强食品药品市场监管档案管理工作的策略进行了探讨分析。

一、食品药品市场监管档案管理的概述

食品药品市场监管档案管理是指将食品药品市场监管过程中产生的文字、数据、声音、图像等资料进行记录并整理归档的过程。一旦发生食品药品安全事件，将以食品药品市场监管档案中的文字、数据等资料进行阐述，并通过数据的预测和总结作用，有效提高食品药品安全应急处置效率。因此，对食品药品市场监管档案的必须进行规范化管理。

二、食品药品市场监管档案管理工作的重要意义

1.提升管理及使用效率。食品药品日常管理涉及多方面的资料信息，为了对其进行精细化管理，需要以档案资料为基础，进行系统化分类留存，以保证档案管理的有序性。在档案管理中要对各类信息资料进行归类整理，不同项目内容之间有着明确的划分，要严格区分种类予以存档，这样就不会出现信息混乱的情况，方便查验以提升管理质量与效率。

2.保证信息的真实性。食品药品市场监管档案管理工作中，对各类信息进行分类管理，多以计算机技术为辅助手段，将所有的信息输入管理系统，进行加密管理，如果需要调阅某方面的信息，由档案管理专门人员在计算机系统中抽取。简化了查验工作程序，同时也保证了信息资料的真实性。档案管理由专门人员进行，操作系统由专业管理人员负责，避免了肆意修改档案信息资料的问题，保证档案信息资料真实准确。

3.保障档案的安全性。食品药品市场监管档案合理有序管理，不仅要对各类资料文件及时收集归档、及时录入系统，还需要投入大量的人力、物力和财力，购置、升级计算机软硬件系统，购置档案盒、档案架、档案柜及相应的防护设施，以保证档案资料有序存放，避免因随意堆砌、乱放出现档案资料损毁、丢失，或档案信息资料不全等问题，同时需要确保各类资料文件收集归档及时。

三、加强食品药品市场监管档案管理工作的策略

1.有效构建食品药品市场监管档案工作网络。开展食品药品档案监管工作，首先需要根据具体的工作内容，将其科学地划分到各个层次部门中去，最基础一级的档案管理人员应参照档案归档范围和保管期限，对手头上纷繁复杂的原始资料进行区分、鉴别、整理，并按期上交上一级部门的档案管理人员。上一级管理人员审核无误，经相关领导符合审批后，统一交回档案室，标准装订，并进行扫描，构建电子档案，所有档案应严格遵守归档办法，统一编号，归档保存，不得擅自增改内容，更不得随意带出档案室。档案室每年应清理一次档案，对达到保管期限的档案应按规定销毁，销毁必须负责人签字，并经两人复核。

2.科学组织档案管理机构。做好档案管理工作，首先需要配备专门的档案管理人员，构建起单位内部的组织机构，成立专门的档案室，工作小组，鉴定小组，总负责人最好是单位一把手，分管各部门工作的分管负责人应参与进来，需要移交档案的部门指定一名联络员。档案室负责制定档案归档范围和保管期限的相关文件，并报当地档案局审批，同时应建立各项管理制度，档案室应具备档案管理的硬件和软件设施，在信息化迅速发展的今天，应建立电子档案。单位每年应投入一定经费进行软硬件升级更新，对档案管理人员进行培训。

3.加强案卷档案管理工作力度。案卷档案是指具体案件档案，即具有行政处罚决定书及罚款结果的档案。此类档案既有一般档案的特点，又具有其特殊性，它不仅是工作痕迹，更是执法依据。案卷的来源有日常督查、专项检查、投诉举报等。做好案卷档案首先应熟悉监管对象，这就需要我们的执法人员对监管片区内的经营户进行逐一摸排，先建立一套基础档案，根据其经营特点，分类完善，比如食品、药品、医疗器械、化妆品等自成一类，确保执法过程无交叉、无遗漏、无重复，避免执法不严、执法过严、案卷分类不明、责任人不清等现象。食品药品执法应按照《中华人民共和国行政处罚法》和《食品药品行政处罚程序》进行，执法案卷应包括案件来源登记表、现场检查笔录、责令整改通知书、行政处罚决定书等一系列材料，这些材料都应按照先后发生次序整理装订，需要签名或书写处笔记应该清晰，不得随意涂改，所有案卷归档前都应由法制部门审核，对于不规范、不严谨、不明确的执法案卷不得进入档案室，一旦进入档案室不得随意调换更改。良好的执法案卷，不仅为以后工作提供参考，也是和当事人发生纠纷的最直接证据，为了执法的严谨性和工作人员安全，这部分案卷应特别重视。

4.强化食品药品市场监管档案资料服务效能。开展食品药品市场监管档案资料的收集，最终目的是为了服务于实际工作，因此保证档案质量，提高利用价值，满足社会各界合理的查档需求，提供优质的服务，也是我们档案室应尽的义务。借阅档案应做好登记工作，复印档案需负责人审批，避免出现丢失、损毁等意外事故。

四、结束语

综上所述，为了发挥食品药品市场监管档案的功能作用，需要针对食品药品市场监管档案建立完善的工作网络，由点到线，由线到面，需要一线执法人员、行政审批人员、档案管理人员的互相配合，才能顺利推进食品药品市场监管档案工作的进行。