网络环境下档案管理工作的创新与安全防护

李潇 秦皇岛市文学艺术界联合会

一、档案管理工作的创新内容分析

（一）积极开展在线服务

现阶段，我国科学技术正在快速发展，档案管理工作人员应认识到网络信息技术的使用已经成为我国发展的趋势，在工作时应努力迎合时代的发展要求，加强对网络信息技术的使用[1]。在传统档案管理方式下，信息查找工作不能快速完成，其工作效率较低，并且部分信息不具备时效性，降低档案管理服务职能。针对这种现象，档案管理部门要积极开展在线服务功能，使得信息使用人员在线上可以直接在线上获取相关资料，提高信息查询效率。值得注意的是，档案管理工作应与用户邮箱相连接，建立完善的交流通道，提高使用者使用档案的便捷性。

（二）纵深化服务领域

在档案管理工作中，使用者不断加强对档案功能的要求，因此，档案管理人员应对档案进行纵深化建设。在传统管理方式下，档案管理工作只能为使用者提供较为单一的帮助，导致相关信息不能在职员工作中发挥其效用。工作人员可以将不同的信息进行整合，确保工作人员可以在档案信息库使用中获取具有价值的信息，并且在档案建设过程中，工作人员要积极提高服务意识，确保档案管理工作可以符合时代的发展要求。

（三）实现信息的共享

网络环境下，我国进入信息爆发式增长的时代，信息更新速度大幅增加，单位进行信息独享的方式已然不适合社会的要求，对领域的发展也具有较大的局限性。为迎合社会的发展需求，应加强对部分信息的共享，与同一领域其他组织进行交流，积极汲取其他组织的经验，以此作为自身发展的经验。在信息共享过程中，档案管理人员应加强对信息技术的利用，进而提高档案管理工作的整体性。

二、档案管理工作的安全防护分析

（一）确保电子档案的长期可读性

想要提高档案管理工作的质量，管理人员应注意档案管理工作的安全防护，进而提高档案管理工作的质量。工作人员在安全防护工作中，保证电子档案的长期可读性，保证使用者可以随时获取相关信息，使得相关信息在单位运行中发挥积极作用。档案管理人员在信息输入及储存工作中要重视信息格式的选择，保证信息可以长期储存，确保使用人员可以快速查找相关信息。并且信息的储存应与电脑的版本相兼容，降低信息损坏的风险[2]。另外，工作人员应及时进行信息储存软件更新，保证长期处于可以查看的状态。

（二）保证档案管理网络系统的完整性

档案管理工作中，不仅仅是要将信息进行储存，还要将信息进行分类，确保使用人员可以按照信息的分类，及时查找到相关信息，提高信息的使用效率。在信息技术的支持下，信息之间可以通过网络链接的形式表达其关联，相关人员在信息录入中应建立一定的逻辑性，确保可以通过数据分析的方式明确各个信息之间的关系，发现信息的潜在价值，保证信息具备一定的完整性。在数据库出现损坏情况时，相关人员应及时对其进行修复，确保其完整性。

（三）保证档案管理网络化系统的安全性

虽然使用信息技术下，档案信息管理工作效率及质量可以得到极大的提高，但是由于网络具有开放性特点，其安全性较低，往往会受到黑客、病毒等因素的影响，增加信息丢失的现象。

三、信息安全文件管理对策

（一）健全制度机制

以往档案管理工作中，相关人员并未提高对档案管理工作的重视，导致档案管理工作水平无法提高。在网络环境下，档案管理人员应加强对档案管理工作的创新，以此提高管理工作的整体水平，促进市文艺联合会的快速发展。管理制度是提高档案管理工作的基础，因此，在对相关工作进行创新时，应根据创新内容完善相关的制度及机制，根据法律法规提高档案管理工作的规范性。另外，领导还应加强与管理人员的交流，注意采纳管理人员的建议，根据其意见对相关制度进行完善。

（二）强化责任意识

档案管理工作质量较差往往是由管理人员对于上级命令执行力较低引起的，针对这种现象，应加强对相关人员的培训，确保其在提高自身专业技能的同时，树立起一定的责任意识，确保工作人员可以提高档案管理工作的质量。管理人员应根据工作人员在档案管理工作中的职责合理划分其职责，以其职责为基础制定的完善的考核制度，并对工作人员进行激励，以此提高工作人员的创新工作质量。

（三）规范管理程序

在安全防护工作中，相关人员要规范管理程序，降低信息泄露的风险，保证档案信息可以为文艺联合会发展所用，促进其快速发展。在规范管理程序工作中，领导人员不能一味的提高对工作人员的要求，要充分考虑工作人员的困难，根据工作人员的需求，贯彻“以人为本”的管理理念，满足工作人员的精神需求，提高工作人员对信息的保密质量。另外，工作人员应根据档案信息种类的不同合理的对其进行分类，确保人员可以快速查询相关资料。

四、结论

档案管理人员在网络环境下对档案管理工作进行创新及加强安全防护工作中，应全面掌握相关的创新理念，在创新工作中建立以人为本中心的服务机制，全面实施工作人员目标管理，不断创新自身的服务手段，以此提高自身服务能力。在网络环境下，档案管理人员在工作中要积极开展在线服务，深化服务领域，实现信息的共享，不断提升档案管理的服务功能。相关人员应明确安全防护工作中，要确保电子档案的长期可读性、提高档案管理工作系统化的安全性及完整性。有关人员应根据档案管理工作的具体情况采取健全制度、强化管理人员责任意识等方式有效的提高管理工作水平，促进市文艺联合会的进一步发展。