浅谈事业单位档案管理信息化建设

孙剑修 内蒙古自治区兴安盟科尔沁右翼前旗大石寨镇人民政府

事业单位是我国主要的体现服务人民性质的重要部门，承担着支撑国家正常运行的诸多工作，其中囊括了建设与管理国民信息库的工作，其工作量大、难度高，人工整理的过程容易出现错误，耗费大量人力物力。20 世纪迎来了信息时代，把互联网与档案管理相结合，档案管理从人工作业转型到计算机操作，使档案管理工作更加方便、快捷、高效、准确。

一、信息化对档案管理的意义

事业单位对国民档案信息的管理数量巨大，相比以往人工的、纸质的档案来说，信息化管理档案不仅节约用地，减少堆放档案的空间浪费，而且节约纸质资源，延长资料的保存时间，避免档案由于常年没有管理而发黄破损，或者由于环境潮湿导致的纸张发霉。以往在查询资料前，首先要对档案进行编排再存放，在查找档案时，要翻箱倒柜，对所有材料核对和清算。运用互联网管理档案，可以节约大量的人力物力，减轻事业单位的压力，提高档案保存的准确性、安全性，减少泄露信息的途径，降低信息丢失的概率，提高事业单位的工作效率。对国家来说是有益的，对国民来说是安全的，对事业单位的员工来说是便利的。

二、对信息化建设提出建议

（一）提高事业单位人员的素质

一个行业的转型，不仅仅是对行业的形式和结构进行改进，也需要管理人员的全力配合。档案管理人员要对档案了解，熟悉档案清点和记录的具体流程，提高管理人员的管理能力，不放过任何细节。在此基础上，学习计算机知识，掌握档案管理在互联网上的应用，把文字档案化为数字档案。定期对管理人员进行计算机培训，要求其掌握信息化管理档案模式，管理档案精细、准确，不留漏洞。开展定期的技能培训，对管理人员进行考核，提高其业务能力，培养其成为高素质、高能力的信息化管理人员。

（二）构建完善的信息化管理档案制度

想要完成信息化档案管理的转变，必须要构建可持续的信息化管理制度，建立符合国情的管理体系[1]。对这种新模式进行探索，利用互联网的优势打破传统档案管理的束缚，找到最适合我国的档案管理制度，完善制度的条条框框，制定完整的信息化建设的规划，贴合实际需求，有效的推动信息化管理体制的发展，加强互联网与信息管理的结合，摒弃以前旧模式资源浪费的缺点，发挥新模式方便快捷的优势，增强管理制度的有效性。

（三）加强档案管理的基础建设

实现档案管理信息化，是一项任务量巨大且极其困难的工作，它囊括了许多工作内容，需要管理人员对资料进行收集、录入程序、存储信息、管理档案并且对档案管理程序不断探索和开发，建立规范化的格式，方便档案的输入与查找，最终才能达到预期的效果，而这之中的每一步都离不开事业单位信息化的基础建设，只有完善各项设施、保证满足信息化管理的各项要求，才能确保信息化建设的完美呈现[2]。与此同时，要加强对管理人员的培训，做好保密工作，不仅对档案的保存下功夫，也要为档案的保密做足功课。

（四）加强对档案管理工作的重视

对档案管理信息化的建设工作，需要加强领导干部的重视，提高档案管理工作的地位，让领导干部充分认识到信息化建设对档案管理工作的重要性，增强领导干部的认同感，才能更好地进行信息化建设，为档案管理工作开辟路径。在工作中，培养档案管理意识，转变管理模式，改变传统的管理观念，提高工作人员对信息化的认识，让工作人员对信息化管理模式产生认同感，加强其工作质量的监控，培养其责任心、职业道德素养，为建设信息化档案管理夯实人才基础做出贡献。

（五）建设网络防火墙

近些年来，不少不法分子盗取资料，售卖信息。信息安全问题引起了国民的广泛关注，事业单位所收集的档案涉及人口广泛，甚至存在许多保密性极高的文件，一旦出现信息泄露，将会造成巨大的损失，后果无法想象。所以，我们要及时建立信息安全的防火墙，提高档案的保密性，对档案设置多重关卡，定期更新系统，查杀病毒。同时也要对外建立完善的网络安全法律体系，对犯罪分子主动出击，让不法分子望而却步，让国民生活在一个健康、安全的网络环境中。

（六）加强工作的内部监督

建设信息化档案管理，完善管理制度，促进工作的稳步进行，需要员工的互相监督。不断完善内部监督制度，可以推进事业单位对档案管理信息化的建设。档案管理工作是一项庞大且辛苦的工作，合理的监督制度体系下，员工之间可以互相提醒，提高事业单位管理人员的工作主动性、积极性，在相互促进中发现新模式的缺点与不足，及时改进，努力完善信息化模式。

三、结语

综上所述，信息化的发展是各行业发展的必然趋势，也将是事业单位发展的必然趋势。建设信息化模式可以推动事业单位前进，对部门的发展有益。将信息化和档案管理相结合，把互联网的有益之处与事业单位的资源利用相结合，充分利用网络，实现信息的透明化、高效化，实现档案的安全化、准确化，这对档案的管理是一次突破，也是一个巨大的转折点。要以制度、规范为依托，保障信息管理的安全；以技术为基础，保障档案管理的正常进行。新的模式、新的时代，要依靠人民政府的耐心探索，从管理制度、管理人员和基础设施等方面入手，做好建设互联网档案管理的工作。