提升医院档案管理有效性的策略研究

刘丽 四川省成都市妇女儿童中心医院

医疗体系改革和信息化发展，加快了医院发展的速度，对医院档案管理工作也提出了新的挑战。医院的主要职责是为病患和医生提供服务，信息化技术满足了当前时代发展的新要求和人民群众的实际需求。档案管理的信息化改革可以提高工作效率，提升医院服务水平和服务质量，促进医院的全面发展。因此，本文以医院档案管理为主题，对提升医院档案管理工作的必要性进行了分析，并对此提出了对策建议，旨在为提升医院档案管理工作提供有效措施，推动医院档案管理工作的顺利开展。

一、提升医院档案管理工作的必要性分析

随着计算机技术的广泛应用，医院的经营管理模式和服务方式得到了极大的改变，档案管理工作也不例外。与纸质档案相比，电子档案借助计算机操作，使工作流程得到简化，有利于档案存储，在运输、查询等方面都有极大的优势。而医院档案作为信息资源，更需要计算机的辅助管理，推动医院档案管理朝规范化、科学化的方向发展。科学规范的档案管理可以有效解决在纸质档案管理过程中出现的诸多问题，提升工作效率，保障档案管理的安全性，促进医院管理水平的提高。此外，便捷高效的档案管理可以为医院科研教学、管理决策提供依据，专业技术人员可以根据病历档案中的信息，通过专业的统计分析，从中提取有效数据和信息，为科研教学的开展提供依据。同时管理人员通过档案信息的二次开发，为医院的发展方向、管理决策提供科学、客观的依据。

二、当前医院档案管理工作中存在的问题

随着大数据技术的广泛应用，医院档案管理也逐渐转向数字化。但由于档案管理信息化建设仍处于初级阶段，时间短且经验不足，而且需要将原有的纸质档案转化为电子档案，工作量大，效率不高，导致医院在信息的查询分析时需要耗费大量的人力、物力。其中，纸质档案中的一些珍贵数据资料由于查找不便，导致资料闲置，应用不足，没能充分发挥档案的作用。因此要想充分提升医院档案工作的有效性，必须提高档案信息化效率，加大信息化建设力度。

此外，档案的记录和保管是档案管理的重要组成部分，管理人员可以通过档案直接了解到医院的经营管理水平。医院档案信息化水平建设需要的人员和技术都必须是专业化、高水平，并且医院部分档案管理人员缺乏相应的信息处理和软件应用技术，不能适应医院当前的发展需求，从而出现医院档案管理信息化人员严重不足、医院档案管理效率低的现象。

三、加强医院档案管理有效性的对策建议

（一）促进医院档案管理信息化建设的开展

提升医院档案管理的有效性，应促进医院档案管理信息化建设的开展。首先，应充分发挥信息化的作用，以计算机软件技术为支撑，加强档案管理工作信息化的基础设施投入，开发利用信息资源转化为医院档案信息管理模式，不断更新软件，做到与时俱进，提升医院档案管理工作效率；其次，应建立专门的数据库，结合医院的实际情况，重视医院档案管理工作的网络环境建设，规范档案管理工作流程，通过将医院的各类资料按档号、分类号、题名、主题词、形成时间等录入计算机，建立医院档案管理的基本数据库，便于日常查询；专门的档案数据库则包括人事、财务、病历、科研等档案信息，有利于在实际管理过程中实现专业化、规范化的管理模式，尽可能扩大覆盖面，规范文字文档、图片的数字化流程；最后，应保障医院档案管理的安全性，避免医院档案信息泄露。在医院档案管理的实际过程中，要做好档案数字化处理后的存储和备份工作，对重要的资料档案设置密码，防止数据丢失，保障信息的安全性。同时还要对档案信息进行定期检查，加强对设备的安全管理，防止受到黑客攻击等影响，有效提升医院档案管理的安全。

（二）提升医院档案管理人才队伍结构

提升医院档案管理的有效性，应提升医院人才队伍建设水平。首先，应加强对现有档案管理人员的专业能力培养。信息化技术的发展对档案管理工作人员提出了新的要求，加强档案管理人员培训，使其既具备丰富的档案管理理论知识，又具备必要的计算机操作和软件使用能力；其次，引进医疗信息统计分析人员，由专业人员定期对信息进行统计分析和深度挖掘，不仅提高了信息使用效率，还可为科研、教学的开展提供有效的数据支持，为医院领导决策提供参考。第三，引进计算机专业人员，在医院信息化建设中利用其专业知识将信息与档案管理进行有机融合，开发综合档案管理信息系统，方便行政管理部门查询与利用。

（三）完善医院档案管理制度，促进档案有效利用

提升医院档案管理的有效性，应完善医院档案管理制度。首先，应促进医院档案创新改革，及时更新管理理念和管理手段，将计算机技术融入档案管理的各个方面，做到与时俱进，同时借鉴国外先进经验，为医院的信息化建设提供有力的支撑；其次，应加强与各部门合作。在实际档案管理过程中，档案管理部门应与各个部门做好对接工序，确保档案信息化流程的规范性，做好档案数据的前期建设工作，为及时查阅信息、实时归档奠定良好的基础，从而实现资源共享。当前医院尚未建立好资源共享平台，因此通过信息化平台与各部门档案库建立连接，尽可能地将更多的档案信息放入资源库中，以达到资源共享、有效利用的目的；最后，应健全医院档案管理制度体系，加大医院档案信息化的落实力度。针对档案管理过程中出现的问题，要及时处理，准备好应对预案，加强医院档案实践性管理，形成网络信息化高水平管理体系。同时建立完善的监管机制和查阅档案的权限审批，加强对员工保密意识的培养，避免违法违规行为的发生，为医院经营管理的规范化、信息化、科学化提供相应的服务支持，从而实现医院的全面发展。