刍议档案信息资源的开发利用

马玉彪 臧志美 刘 鹏

档案信息资源的开发利用，是信息化时代档案管理工作的重要任务之一。积极推进新形势下档案信息资源的开发利用进程，充分发挥档案信息资源的借鉴利用作用，是档案工作者义不容辞的责任。

一、全面强化档案信息资源的开发利用意识

重视档案工作是做好档案信息资源开发利用的前提。长期以来，大家对档案工作不够重视，档案部门和工作人员也往往重视储存管理，不重视甚至忽视档案信息资源的利用工作，以致于不能充分开发档案的借鉴作用。档案作为一种原始记录，具有原始性、客观性和真实性，具有重要的借鉴和参考价值，是做好今后相关工作无可替代的重要信息资源。2004年，《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》中指出，“信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源材料同等重要，在社会资源结构中具有不可替代的地位”。档案信息资源的开发利用，在当今经济社会中具有举足轻重的作用。因此，必须加强相关的宣传工作，增强档案意识和档案利用意识，进一步提高对档案信息资源借阅利用工作重要性、直观性的认识，充分认识了解档案、重视档案和档案信息资源的价值所在。

二、加大档案信息资源利用服务力度

随着信息化社会的快速发展，社会对档案信息资源的开发利用需求也在不断加大，这就要求档案部门和档案工作人员逐步加大档案利用服务工作的力度。当下，国家、机关事业单位、企业和个人对档案的借阅、查证和利用次数、频率也在不断增多，有关要求也在不断提高。档案管理部门和工作人员不仅要积极了解需求方向，也要积极研究需求人群所涉及行业的特点，优化档案开发利用的硬环境和软环境，不断拓宽服务空间和利用途径，满足不同层次、不同行业利用者的需求，提高档案信息资源的利用速度和质量。同时，还要着眼未来，谋划满足需求者的潜在需求，推动档案信息资源的可持续开发利用。

三、提高档案信息资源利用服务水平

目前，一些档案单位和部门档案工作开展的内容，还仅仅停留在纸质档案的保存、查找和利用等基本功能上，档案信息化工作严重滞后，这种现状已远远不能满足当下信息化时代快速发展的经济社会对档案利用的要求。在信息化时代，快速发展的经济社会对档案部门和档案工作者提出了新要求，只有与时俱进，才能不断提高档案信息资源的开发利用服务水平。档案部门和档案工作者应按照信息化的要求，以科学发展观为指导，促进信息化工作与档案工作有机结合，建立新的档案管理模式、管理制度和开发利用工作新原则，建立大数据背景下档案开发利用服务新机制。利用信息化手段建立数字档案室，实现档案数字化检索，在档案数字化、网络化的框架下，打造档案信息资源的网络开发利用空间，实现档案信息资源的异地利用，不断增加开发利用人数、频率和社会效益。逐步调动大家的工作积极性，理顺各种工作关系，打通沟通渠道，不断提高档案的查找率、查全率，提高服务效能，建立良好的档案信息资源供求关系，提高档案服务水平。

四、构筑档案信息资源利用服务人文环境

档案部门和工作人员要建立良好的档案利用服务人文环境，才能不断提高档案信息资源的利用服务水平。无论是在文件资料的收集整理、立卷归档，还是在档案的上架保存、库房管理、借阅利用等方面，都需要相关部门和工作人员通力合作，特别是档案的借阅利用，更需要大家精诚合作。进一步加强部门之间、档案工作人员与档案借阅利用者之间的沟通交流，互相帮助、互相鼓励、互相协作、互相启发，建立良好的人际关系，全面提高档案信息资源的利用率和服务效能。

五、建立档案信息资源利用反馈系统

为使档案利用服务工作成为一个持续不断的服务系统，档案部门和工作人员要跟踪了解档案信息资源开发利用效果。通过档案信息资源开发利用效果，分析档案利用者利用了什么档案，解决了什么问题，达到了什么效果，产生了什么社会效益和经济效益；档案利用者还有哪些新需求、意见和建议；在档案利用过程中，存在哪些问题，今后需要改进的方向是什么。这就要求档案部门培养新人，建立信息资源开发利用反馈系统，全面提升档案利用服务水平。及时做好档案信息资源开发利用登记工作，全面总结和推广档案信息资源开发利用工作的成功经验和做法，积极借鉴外单位的良好工作模式、方法和经验，主动进行改革，创新档案信息资源开发利用工作的路径和方式方法。

六、尝试开展档案信息资源开架借阅活动

为提高档案的利用率，档案部门可根据各自的实际情况，开展开架借阅活动。在开架借阅活动活动前，应根据工作实际情况，通过走出去、请进来的方式，积极做好宣传教育和培训、引导工作。在开架借阅活动进行中，选择适当的开架借阅方式，全部开架或部分开架，严格管理开架活动中的一切事宜，尤其是加强档案信息资源的安全性管理，充分发挥馆藏目录的作用，做到开架借阅有序、依规进行，快速高效。

七、及时做好档案信息资源开发利用的保障工作

要有效开展档案信息资源的开发利用工作，必须及时做好各项保障工作。加大资金支持力度，确保资金到位；健全相应的组织机构，确保档案信息资源开发利用活动有序进行；加强档案工作人员培训和队伍建设，确保满足档案信息资源开发利用活动的人才需求；加强制度建设，规范档案信息资源开发利用活动；实施项目带动战略，使档案信息资源开发利用工作有方向、有目标、有动力。在开展档案开发利用活动的同时，加强馆藏档案信息资源数字化建设，切实解决好档案信息资源“双轨制”前提下电子文件的保存、保真、保密和有效利用问题，充分发挥数字档案信息资源的便捷高效优势，真正使档案信息资源得到有效开发■