“高职院校人才培养工作状态数据采集与管理系统”在湖南省高职院校的应用

张琳琳 张 野

(湖南艺术职业学院 党政办公室，湖南 长沙 410100)

“高职院校人才培养工作状态数据采集与管理系统”(以下简称“数据采集平台”)源于教育部《高等职业院校人才培养工作评估方案》[1]和省教育厅关于《湖南省高等院校人才培养工作评估实施细则》文件精神，[2]目前该数据采集平台已成为教育行政部门和职业院校全面掌握人才培养工作状态、发布年度质量报告、开展教学工作诊断与改进的重要依据和基础。2008年开始，教育部给各高职院校数据采集提供单机版服务，2009年开始建设网络系统，如今，各省(自治区、直辖市)基本都开发了一套本辖区的“高职院校人才培养工作状态数据采集与管理系统”。[3]

为了解“数据采集平台”在湖南省高职院校应用情况，2019年3月至10月，课题组通过问卷调查、在线访谈等方式收集了解相关资料。2019年3月，课题组通过问卷网制定了《“高等职业院校人才培养工作状态数据采集与管理系统”在高职院校应用情况问卷调查》，发布时间段为2019年4月1日至30日，主要发放在高等教育事业统计qq群、状态数据采集qq群，这两个群基本能覆盖湖南省71所高职院校。2019年5月，对回收问卷进行了统计，共回收有效问卷60份，院校类型基本覆盖到交通类、农林类、工业类、煤矿类、冶金类、汽车产业类、影视类、传媒类、艺术类等多个特色类高职院校。参加本次问卷调查的，有4%属于校领导，36%属于中层干部，24%属于教师，36%属于行政干事、辅导员等其他相关人员。2019年6月至10月，课题组对问卷中涉及到的问题对部分高职院校进行了深度访谈，了解“数据采集平台”在不同类型院校的应用情况。

综合回收问卷数量、参与人员身份、回答质量及在线访谈情况而言，该次问卷调查统计的结果具有一定的信度和效度，可作为样本进行分析，同时也值得进行深入研究。

一、“数据采集平台”在高职院校的应用简况

从调查统计数据来看，湖南省内高职院校数据采集平台76%采用的是湖南省省级网络版，12%使用的是教育部网络版，8%使用了单机版，4%使用了其他版本。

湖南省省级平台是指由省教育厅与湖南科技职业学院联合开发的“数据采集平台”网络版。工作程序是每年9月中旬开放系统，院校管理员在系统中设置部门管理员、审核员，然后指导各个部门管理员收集本部门相关信息，统一编辑、上传、审核、反馈、修改，最后在湖南省级数据采集平台网络版中形成学院案例分析以及配套数据。通过省级平台审定后，将省级数据采集平台中的数据导入教育部的云数据库，上传至教育部数据采集平台，生成高职院校数据中心，在职业教育诊改网上向社会公布。

二、“数据采集平台”在内容设计、建设与应用方面存在的问题

调研数据显示，省内高校大部分都是通过湖南省“数据采集平台”网络版生成数据，上传至教育部云数据库，生成学院的数据中心，其作用与功能受到多数高校认同与肯定，但是在内容设计及具体应用上还存在一些问题。

(一)“数据采集平台”内容设计上无法体现院校特色

问卷调查中，针对“数据采集平台”“是否能满足本院校采集需求的问题”，12%的高职院校表示完全满足，84%的高职院校表示基本满足，4%的高职院校表示完全无法满足，因为统一采集的数据无法反映特色类高职院校的特点。

“数据采集平台”主要是采集学校办学条件、经费收支、办学目标与定位、领导作用、师资队伍、专业与课程建设、校企合作、教学管理、社会评价、适应社会需求能力等方面基本信息，并根据采集的这些信息形成案例分析指标，与同类院校、省级示范院校、国家级示范院校、合格指标进行对比。[4]这些数据属于所有高职院校的共性问题，从数据中难以反映出各个不同类型院校的个性特征与特色。

(二)“数据采集平台”开放和采集的时间点相对滞后

据调查得知，省级“数据采集平台”每年开放的时间大约一个月，是在9月15日至10月15日，国家级“数据采集平台”开放的时间大约是在11月1日至30日。采集数据的时间段是一个学年的信息，即上一年度9月1日至下一年度8月31日。

由于“数据采集平台”每年开放的时间短，采集的内容多，涉及的院校部门广，各校从事这项采集工作的人员多属于兼职人员，且所采集的都是上一学年的数据，教师信息、学生信息、教育教学设备等数据可能会存在错填、漏填，难以保证数据的真实性、客观性。另外所采集的时间节点滞后，填报信息未能进行及时更新，难以准确反映当前教育状况，无法及时为学院教学管理、规划发展、战略决策提供信息支持和决策建议。

(三)“数据采集平台”与数据中心应用不到位

对“数据采集平台”和数据中心应用情况的调研发现，对于平台最终采集的数据信息，32%的高职院校表示建立了数据采集信息反馈机制；48%的高职院校表示虽然建立了数据采集信息反馈机制，但是只能了解到部分相关数据；还有20%的高职院校表示未建立相关信息反馈机制。这说明数据采集生成的结果在学院层面就应用不到位，没有做到全面铺开，人人了解，实时应用。

调研中关于各部门对数据中心的利用情况，只有1%的高校回答各个部门均能积极利用，9%的高校认为部分部门能够积极利用，17%的高校认为只有平台责任部门能够积极利用，8%的高校认为只有学院领导才利用，剩余高校认为本校其他部门几乎从未利用过学院的数据中心。

从是否建立数据采集相关制度的调研数据来看， 36%的高职院校制定了数据采集、管理的相关制度，48%的高职院校没有制定相关制度，16%的受访者对自己院校是否制定相关制度表示不知道。

这些数据表明不少高职院校对“数据采集平台”没有清楚的认识，未设置专门的数据采集管理部门，未建立专门的数据采集与管理制度，未实现各部门信息资源共享和互动，造成学校内部各部门之间形成“信息孤岛”，数据反馈通道不畅，使得“数据采集平台”和数据中心仅能达到诊断功能而无法实现改进目标。

(四)“数据采集平台”未纳入大部分高校信息化建设体系

对于“数据采集平台”是否与学院校园信息化对接的问题，大部分高校表示没有对接，主要原因在于校园信息化系统未健全以及校园信息化与数据采集信息不对称。仅有10%左右的高校将学院数据采集平台与校园信息化系统进行了对接，并建立了学院诊改校本平台，诊改平台可以直接从数据采集平台中抓取数据。几乎80%左右的高校认为“数据采集平台”仅仅是一项采集任务，并没有将其作为学院的一项常规工作，纳入到学院的信息化建设之中；“数据采集平台”生成的数据也没有服务于本校的规划和发展。

三、提高“数据采集平台”应用能力的措施与建议

鉴于“数据采集平台”在湖南省高职院校应用情况，以及其在内容设计、采集和开放时间设置、数据中心应用和融入校园信息化建设体系等方面存在的问题，课题组提出以下建议：

(一)学院领导要高度重视，为“数据采集平台”建设与应用提供制度保障

学院领导要高度重视“数据采集平台”工作，将其作为学院教育教学诊断与改进的主要平台，深入领会国家、省市“学院内部质量诊断与改进”文件精神，将上级文件制度校本化，完善学院内部质量保障体系。[5]216学院应该建立专门的诊断与改进部门，负责“数据采集平台”的采集、整合、反馈与上报，并将采集的数据及时转化为信息资源，作为对各级各类部门进行“诊断”的依据，从而为教学改进和全院质量工程建设提供制度保障。

通过学院层面的制度建设，将“质量诊断与改进”数据平台建设作为一项常态化、制度化、周期性的工作，并进一步明确诊改目标、要求，诊改措施、手段，诊改时间及节点等内容，保证学院各级各部门全面参与。

(二)与校级信息化系统对接，建立校级“诊断与改进”平台

各高职院校可以根据院校特色，按照自身诊断问题及改进目标，将教育部及省级“数据采集平台”作为参照模板，以《普通高等学校基本办学条件(试行)》、[6]《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》[7]等文件为依据，在“数据采集平台”基础上建构适合本校特色的“诊断与改进”数据平台，并将其作为学院常态化工作。

另外，该平台可以与学院信息化建设深入对接，比如深入对接到OA办公系统、教务系统、学生系统、财务系统、人事系统等原始数据。通过加强“数据采集平台”运营系统建设，建立校本人才培养工作状态数据管理系统，对接院校内部业务管理系统，实现数据源头采集和实时采集，提高数据采集的效率和数据的准确性，更好地满足高职院校教育与教学管理监测、各级教育主管的宏观决策管理、教育专家的科学研究和数据分析的需求。[8]对“数据采集平台”实行动态化管理，[9]保证学院数据信息及时补充、收集，同时有利于学院领导和各个部门及时了解学院当前信息，发现问题，找准差距，适时诊断，及时改进。

(三)打造“数据采集平台”信息员和“诊断与改进”分析员队伍

目前大部分高校承担“数据采集平台”和“诊断与改进”工作任务的多为学院办公室、发展规划处、督导处等，这些牵头部门、责任部门以及各个系部、教学单位等为数据采集平台的源头单位。作为高职院校，应该打造一支专业化的“数据采集平台”信息化队伍，建立数据采集和审核工作机制，从领导、员工到每一位学生都重视数据采集工作，促使各个部门顺利完成采集的工作，同时也保证数据采集的客观性、真实性和专业性。[10]

学院要以“数据采集平台”上信息资源为基础，建立一支数据分析队伍，为学院“诊断与改进”提供信息数据。[5]217这支数据分析队伍同样来自于相关职能处室和数据源头部门，他们既要基于数据，又要高于数据；他们既要熟悉学院业务，又要善于钻研，具备一定的分析研究能力，这样才能真正把握住数据资源，将“数据采集平台”上的数据与学院教学实际和发展目标有效结合，保证学院教学诊断与改进的目标性、方向性，提升人才培养工作质量。

(四)深度分析数据资源，提高对“数据采集平台”和数据中心的应用水平

对于“数据采集平台”所采集和生成的数据中心，高职院校要进行深度应用，形成学院内部分析报告，提高数据平台使用价值，扩大数据应用层面，提高数据资源的使用效率。学院可以通过定期出台数据分析报告、定期公布分析结果等方式，为教学质量监控工作提供信息保障和环境保障，从而建立人才培养全过程的信息监测分析机制与质量事故预警机制。[11]

目前，“数据采集平台”已成为高职院校收集信息、人才评估以及质量诊断与改进的重要平台，高职院校应该充分利用这个平台，结合平台中数据资源信息分析学院办学定位，找准学院在全省、全国或同类高职院校中所处的位置、优势及不足，科学决策，宏观规划，更好地引导学院学科建设、专业发展、师资提升、教学改革、人才培养等工作，促进高职院校良性健康发展。