有关医疗设备档案管理思考

宗凌燕

【摘 要】随着医院现代化建设的飞速发展，医院对新的医疗技术和先进设备的需求越来越大。如何使医疗设备在使用过程中发挥最大的经济和社会效益，设备的管理是关键，而设备档案的管理是设备管理的基础。本文分析了档案管理的重要性和必要性及档案管理的难度，并探讨其管理的一些思路和实施方法。

【关键词】医疗设备;档案管理

Abstract： .With the rapid development of the modernization， the hospital demand for new medical technology and advanced equipment more and more. Equipment management is the key of how to maximize economic and social benefits in the use of process， and the equipment archives management is the foundation of equipment management. This article analyzes the importance and necessity and the difficulty of archives management， and discusses some ideas and methods to it.

【中图分类号】R27【文献标识码】A【文章编号】1672-3783（2020）01-03--01

医疗设备档案的管理能够帮助医院更好的掌控及配置医疗设备，发挥医疗设备的作用，对设备的正常运转以及医疗工作的展开有着重大的意义。

一、医疗设备档案的管理的必要性

为什么说医疗设备档案管理很重要？基本上关于医疗设备的档案主要分为两大类：设备采购档案和设备维修/维保档案。例如，在设备采购档案中，可以清楚的了解该设备所有相关资料，保期以及为过保之后续保或者维修提供凭证;

同样在维修档案中，通过查看维修记录对较为贵重的设备采取预防性的维修，充分做好维修前的准备以缩短停机时间，节省维修费用，减少医疗设备对人身的伤害，也降低事故隐患的发生率。设备维修和维保档案相互联系，后者是前者的延续。

二、医疗设备档案管理的现状

大部分的医院普遍存在“重经营、轻管理”的情况，因此档案管理工作的重要性往往被忽视。由于缺乏相应的管理制度，每个医院的的档案管理也没有统一的标准可言，缺乏规范性、科学性及可复制性。目前，医院的医疗设备档案管理基本以一些有标杆性医院的档案管理为参考，在实际过程中慢慢改进，难免会出现遗漏的问题。另一方面，档案管理人员都是非专业出身，基本都是兼职人员，人员的流动性非常大，这个对档案的发展是个很不利的因素。

三、医院医疗设备档案管理的难点分析

（一）医疗设备档案管理不受重视，管理意识薄弱

医疗服务是医院日常工作的重心，多数医务人员将注意力放在医疗服务与提高医疗技术上，而对于医疗设备的档案管理重视程度不够，医疗设备档案管理的意识较为薄弱，主要表现管理人员在收集档案材料时就抱着应付的心态，只重视文书档案与病理档案的收集。

（二）医疗设备档案管理人员前期参与少，管理难度大

医疗设备档案的管理主要分三个阶段：前期的设备购置、使用过程中的设备维护以及后期的设备报损与转让，是一个贯穿始终的系统过程。若医疗设备管理部门在制作设备购置计划时，档案管理人员没有参与其中，不明白有多少是需要归档，增加了相应的难度。

（三）设备档案归档中材料收集缺乏完整性

1.收集周期长，医疗设备档案需要从医疗设备的购置到完全报废的整个环节中进行设备档案材料的收集整合，其周期比较长

2.在设备的使用过程中，相关的操作者流动性比较大，容易造成医疗设备的使用说明书、线路图纸等材料的破损、丢失，造成医院不必要经济损失。

3.医疗设备的种类繁多，档案涉及到多个科室多个操作人员和相关人员，使得统一管理难上加难。

四、医疗设备档案管理的思考

随着社会的发展，越来越多的人意识到了档案管理的重要性。如若医院领导阶级给予档案管理工作重视，将之视作为医院发展工作中的重点，并以此来端正其他人员的思想意识，继而更好的配合档案管理人员落实工作，所以统一档案管理标准显的尤为重要。

对于档案管理员，由于都是非科班出身，需要对其进行相关培训，使其拥有丰富的理论知识，具备较高的业务水平，提升其工作的热情，确保拥有强的责任心及强的服务意识，这样才能在档案管理中发挥自身的作用。

综上两大点，再结合个人几年的工作经验，归档总结如下：

1.当设备签订合同后，档案管理人员就可为每个设备建立一个设备资料档案，首先内容可包括设备购买前申请报告（年初计划还是临时申请）、临床给予的参数参考、议价记录、销售合同、报关单（进口设备）;待设备验收合格后将验收单放入各自的档案中;此时设备可以由财务人员入库，生成各自唯一的条码，写入当时的合同中备注，通过条码可以区分相同名称相似时期的设备。档案详细内容可以档案目录，见图1 。

2.计量档案：可以包括医疗仪器设备计量检测记录、计量检定证书以及记录检定合作证等。近期越来越多的医院开始重视设备的计量情况，通过购买相关的计量设备，如电气安全监测用的电气安全分析仪，电刀监测的电刀分析仪等等，通过专业的计量设备，可以有效提高维修的质量水平，减少设备带病操作的风险，提高设备的使用寿命，更确认使用人员的安全。把点滴的计量档案整理并统计可以得出很多更有价值的维修经验。

3.单机维修档案的建立比较复杂，可以先从大型设备着手，包括巡检记录、使用记录、保养记录、维修记录等。从购机免费保修期间开始，所有的维修工单也都要相应归入档案中（需要维修工程师配合档案管理人员及时提供材料），对以后是否要购买维保做参考依据，直至设备的报废。其中大型设备需要过保后购买相应的维保比较复杂（同类设备可以一起购买），在此是建立单独的维保合同档案合适还是归类到单台设备中看各自的医院的情况。例如图2 。

现在有越来越多的软件可以帮助工程师们对单台设备进行更加详细的分析，通过前期的数据收集、汇总、导入从而实现简单的成本效益分析，并对其在保情况，维修情况，出保情况都可以了如指掌，可以更好的确保设备的使用情况，保障临床能更好的服务患者。

五、结语

医院管理人员必须更新自身的观念，医院相对也要提高对管理人员的重视，加强培训，积极引进先进软件和技术，提高档案管理工作的发展和管理质量，从而实现档案信息的共享，并從中给医院带来潜在的社会效益和经济效益，使得医院有更好的发展。

参考文献

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