小小“螺丝钉”显现大问题

徐斌/中航光电科技股份有限公司

2017 年7 月，针对A 公司某螺丝钉采购价格导致生产成本居高不下的问题，审计部迅速成立了审计组对采购部门物料采购情况进行专项审计。审计组采用穿行测试、访谈、数据分析等审计方法细查深究，通过分析近三年来螺丝钉的采购数据，发现部分螺丝钉采购价格虚高，进而发现了公司采购管理制度中存在的漏洞和执行风险，非招标物料询比价、价格审批环节把关不严、历史采购数据横向对比分析使用等方面的管理问题。

一、事件还原锁定疑点

2016 年10 月，A公司产品需使用某一品牌螺丝钉，采购部门选定D 代理商供货，首批样件测试验证后，A公司改变螺丝钉的性能指标，且仍选定D 代理商供货，由于指标发生变化，D 代理商对螺丝钉的价格提高一倍。

2017 年初，螺丝钉批量需求增加，A公司成本居高不下，采购部门的议价效果未达到成本管控的要求。为实现产品降本目标，切实把“螺丝钉”制约公司成本管控的问题查清，经公司高层批示审计部门对螺丝钉的采购情况开展专项审计。

审计组依据以上事实情况，查阅A 公司采购部门相关制度文件，深入学习物料采购和价格审批的各项业务流程，通过仔细研究和分析，结合此次事件，发现了诸多疑点，作为本次审计调查的切入点：

疑点一：螺丝钉采购过程一直由唯一代理商负责采购，该代理商的选定是否符合制度规定，是否存在管理弊端？

疑点二：螺丝钉改前改后，规格材料均一致，但价格差别大，且此报价通过了审批并执行，相关部门均未提出异议，不符合逻辑。制度规定的物料采购目标价是如何执行的，有没有发挥出目标价的作用？

疑点三：审计组发现同种物料指标更改后价格随即变动，价格变化是否存在标准？规格大小变化后价格又会如何变动？同类物料价格在规格、材料、性能之间是否能制订出合理的变化区间？

疑点四：在A公司引入新供应商后，重新进行询价，D 代理商明显改变前期强硬态度执行降价，既然引入新供应商能够促进采购物料价格降低，为何采购部门仍然允许唯一供应商的存在，而不积极引入多家供应商参与供货？

二、深入分析出线索

以疑点为突破口，审计组收集资料、整合信息、汇总数据的同时，借助公司ERP 系统数据库信息对近三年各类螺丝钉的采购信息进行了分析对比，逐步理清了问题线索：

1.采购管理制度要求“物料采购必须由三家供应商进行报价比价”，审计组对采购部门的螺丝钉报价资料进行审查，发现该螺丝钉的历史采购过程均由一家供应商（即D 代理商）报价，无其他供应商参与，该情况明显违反制度规定。

2.制度规定“价格管理部门必须提前制订出物料的目标价，供采购部门询价比价过程参考”，审计组查阅价格审批资料及目标价制订的记录，发现目标价滞后于供应商报价时间，且目标价与最终审批价格一致，不符合制度要求。

3.对公司数据库中近三年的各类螺丝钉采购信息进行分析，利用数据透视将螺丝钉按照规格、材料、价格进行分类制作出价格趋势图，价格与规格呈现出正相关性的关系；而该螺丝钉的价格放入同类螺丝钉价格趋势图中出现异常波动，价格明显虚高，不符合变动规律；同时也发现了其他类别的螺丝钉采购价格存在价格虚高情况。

三、现场访谈定结果

（一）与采购部门相关人员的访谈

审计组在材料收集充分、数据分析清晰、问题定位准确的前提下，分别对采购部门、审价部门相关人员进行访谈，内容如下：

审计组：制度要求了三家比价，而你们的资料中仅提供了一家的报价资料，你们为什么确定了D代理商拿到螺丝钉的供货资质？

采购管理员：该进口类螺丝钉一直由D 代理商供货，且是国内授权代理商，按我们的了解和以往经验，我们默认了该品牌螺丝钉只有通过代理商进行购买一种渠道，并且申请了一次有效的价格，向D 代理商询价采购。同时也由于产品交付压力大、周期短，需尽快采购，所以没再继续进行谈价。

审计组：公司客户提高螺丝钉性能后，D 代理商提高价格，有没有提供涨价的验证资料和情况说明？

采购管理员：没有提供任何说明，但是需要解释的是性能更改后，研发部门申请了新的物料，按照制度规定，新的物料重新进行询价报价进行采购，跟改前的螺丝钉价格没有必然联系，所以不属于物料涨价的范畴，这是两个物料的概念。

审计组：采购部门有没有参考过同类物料的价格，进行询价比价？

采购管理员：上面已经说了，公司制度规定未采购过的物料均为新物料，新物料按照询价比价制度重新进行采购，按照制度每一种螺丝钉都是单独的物料，制度未要求进行横向对比询价，也未这样执行过，所以不了解相似物料价格存在相关性的问题。

（二）与审价部门相关人员的访谈

随后，审计组又与价格审批部门人员进行了访谈：

审计组：制度规定你们在物料采购前需要制订出合理的目标价格，而该螺丝钉的资料显示，目标价时间制订有问题。

价格管理员：制度是这样要求的，但考虑实际情况，价格不能合理定出来，只能等供应商的报价，再结合公司产品成本来确定，基本上都是报价后确定。

审计组：这样处理的话，价格审批环节就流于形式，根本不能起到任何作用，你们可以参考同类物料的采购价格呀。

价格管理员：目前公司还没制订这样的机制，每个价格都这样去数据库对比，工作量大、效率低，但这个数据确实对目标价格的制订有参考意义。

审计组：刚和采购人员交谈，他们说的一次采购价格有效是什么意思？

价格管理员：这个在制度里有说明，就是针对无法满足三家比价的时候，针对这一个采购订单申请一次采购价格，价格只能使用一次后失效，如果下次采购同种螺丝钉，就要再次申请。

（三）发现的问题

审计组根据多方搜集的信息资料，结合现场访谈情况，确定了公司的采购环节存在较大问题，具体问题如下：

1.部分管理人员不严格执行公司询价报价制度，经验办事，造成了A公司的成本增加。

2.A公司部分采购物料单一，供应商较多，原因在于制度既有三家比价的要求，又有不满足三家比价时可以申请单批价格的要求，两项规定存在冲突，导致唯一供应商问题得不到根本解决。

3.A公司缺少相似物料横向价格对比机制与制度规定，目标价制订不合理，价格审批流程简单，未利用好公司系统大数据，管理者对新物料价格所处水平不清晰。

四、完善制度改流程

基于本次小小“螺丝钉”采购的问题，从中发现了A公司其他类别物料采购过程也存在价格虚高、无法有效监管和控制的管理漏洞，审计组出具审计报告后，A 公司相关部门高度重视，举一反三进行整改。

1.修订了采购管理制度价格审批制度、采购询价比价制度，对制度进行严格评审，杜绝制度中自相矛盾的情况，同时A公司也加强了制度建设工作中其他制度的审批评审要求。

2.利用公司ERP 系统构建了物料采购价格的数据库，建立物料横向对比机制，为物料采购的询价、比价、议价过程提供有效依据，为最终的采购价格审批提供标准，避免相似物料价格虚高问题出现，降低公司生产成本，确保采购价格均在合理范围内；价格横向对比机制的引入仅螺丝钉采购即为公司节约成本100 余万元。

3.采购部门和审价部门也对违反公司制度的员工进行了警告处分。

五、经验与体会

回顾审计过程，有两点经验可供审计人员借鉴：

1.该审计信息来源于基层反馈，充分体现出了审计工作中上下联动机制的必要性，审计人员利用基层管理中发现的小小“螺丝钉”问题，深入调查分析后发现公司管理中存在的大问题。

2.认清大数据在当今社会的重要性，审计组充分利用公司现有的数据平台，在审计过程构建数据分析模型。不仅完成了事件的分析调查，还同时给公司提出构建物料价格库对比机制的建议，进而节约公司采购成本，充分发挥审计作用。