浅谈如何优化机关室藏档案管理结构

张凤丽

(黑龙江省航务勘察设计院，黑龙江 哈尔滨 150001)

1 做好档案收集工作

1.1 归档的文件材料应齐全完整

所谓档案的齐全完整，就是指归档的文件材料能够全面地、真实地反映本单位的工作面貌，看一年归档的文件材料，就能了解这个单位一年来的基本工作情况，看全部档案就能知道这个单位的整个历史。

一个机关应归档的文件材料种类很多，大体分为四部分。

一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需执行的法规性文件；上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查本机关工作形成的各种重要文件材料(包括音像材料)等。

二是本机关的文件材料，包括本机关负责召开的工作会议、专业会议、机关党组及行政领导会议的文件材料；本机关颁发的各种正式文件；本机关及其内部各组织机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会议文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的重要文件材料；本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协定、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料；重要的人民来信来访材料以及其他认为需要归档的材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需执行的法规性文件，或与本机关联系、协商工作的重要来往文件；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

四是下级机关的文件材料，包括下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算、科技文件材料以及备案性文件材料。

目前，许多单位在收集档案时只注重收集红头文件，忽视其它材料；只注重收集秘书部门收发的文件，忽视零散分布的文件；只注重收集以单位、组织名义发的公文，忽视以个人名义形成的重要文件等，从而出现档案门类单调、内容不全等现象。要真正做到齐全完整，主要应做好以下几方面工作：

(1)督促秘书部门做好平时立卷归档工作。秘书部门是文件材料最集中的地方，本单位收发文件大部分都在这里集散，收发文件的齐全完整是确保整个机关档案齐全完整的关键。因此机关档案室应督促秘书部门经常核对、清点收发的文件材料，做到不丢不漏，发现遗失，及时寻找，做好平时立卷归档工作。

(2)注重对非经秘书部门收发的文件材料的收集。在秘书部门收发的文件之外，还存在着许多有价值的文件材料。例如，领导和有关人员外出开会带回的文件，上级机关某些部门按对口方式下发的文件，日常工作中形成的调查报告、部门总结、经验交流、统计报表、汇报材料等。对于这些文件，有的人认为没有经过秘书部门收发，不属正规文件材料，不必存档；有的人则为了使用方便，私自留存。针对这些情况，秘书部门应明确作出规定：要求开会带回来的和对口下发的文件材料必须上交秘书部门进行登记，同时，档案人员要采取积极的态度，主动上门收集，不能坐等。

(3)加强对业务部门的调查和指导。业务部门是文件材料的主要来源地，档案人员要充分了解各部门的业务，掌握其形成文件的内容、种类和价值等，科学地确定应归档文件范围，编制归档文件目录，下发各部门。要求各部门确定兼职档案员按照目录做好文件平时收集工作，年底统一归档。与此同时，要与各部门保持经常的联系，加强指导，确保应归档文件不遗失，充分实现分散与集中，兼职与专职的统一。

1.2 归档文件材料必须具有保存价值

为优化档案室管理结构，齐全完整是前提条件，同时，注重文件材料的存储价值，严格按照原则进行科学鉴定，剔除一些不必归档的文件材料，避免“有文必档案”也是必要措施。这就要求在文件归档时，档案人员要严格把关，根据国家档案局修订的《关于不归档的文书材料的规定》，并结合本单位实际情况，严格控制归档文件范围，做到没有价值的档案坚决不进室，优化档案室藏结构，尽量不增加档案管理工作的负担。

机关档案室在接收档案时应遵循以本单位形成的文件材料为主，其它单位形成的材料为辅的原则。

2 定期对档案的时效进行鉴别

随着时间的推移和各项工作的开展，新的档案不断补充进去，而原有的一些档案虽已失去继续保存的价值，却仍鱼目混珠，致使档案数量日益增长，档案库存显得繁冗庞杂。这就要求我们必须准确把握档案的时效性，定期复查鉴定，清理库存，对照《档案保管期限表》，对已过保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的，履行手续后，予以销毁；对仍有保存利用价值的，则予以延长保管期限。对没到保管期限的档案，重新划定保管期限。从而，有效地解决档案的数量和质量之间的矛盾，促使档案在整体上处于较佳的管理状态。

在进行档案鉴别工作时，要求我们把对档案的需要程度和社会各方面的利用要求作为决定档案价值的标准，用全面的、历史的、发展的观点进行分析，做出正确的取舍甄别，做到物有所值，物尽其用。

3 加强档案室多媒体网络建设

我国加入WTO后，极大地推动了我国各行各业办公自动化的进程，我国现行的档案载体和内容正在发生着划时代的变化，传统意义上的纸质档案数量日益减少，取而代之的是铺天盖地而来的电子文档。为了适应这一变化，各单位应将档案室多媒体网络建设作为一项重要课题来研究，努力把文字、声音、画面相结合的综合性信息传递给利用者，优化档案室管理结构，最大限度地满足利用者对信息的需求。